档案管理制度范本

档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司/组织管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司/组织在各项活动中直接形成的对公司/组织和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于公司/组织各部门及员工查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。3.对各部门档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案管理人员的业务培训。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，提出销毁意见，经批准后组织销毁。5.负责档案信息化建设，建立和完善档案管理信息系统，提高档案管理的现代化水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并按规定定期向综合管理部门移交。2.明确一名档案兼职管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的安全和完整。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真做好档案的收集、整理、归档、保管等工作，确保档案质量。3.熟悉档案内容，积极主动地为公司/组织各部门及员工提供档案利用服务。4.严格执行档案借阅、归还等手续，做好档案利用登记工作。5.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件、资料，如章程、协议、批文等。2.公司/组织各项经营活动中形成的合同、协议、订单、报表等业务文件。3.公司/组织行政管理活动中形成的文件、通知、报告、会议纪要等。4.公司/组织财务管理活动中形成的会计凭证、账簿、报表等财务档案。5.公司/组织人力资源管理活动中形成的员工档案、考勤记录、培训资料等。6.公司/组织技术研发活动中形成的技术文件、图纸、实验报告等。7.公司/组织产品生产活动中形成的生产计划、工艺文件、质量记录等。8.公司/组织市场营销活动中形成的市场调研报告、宣传资料、客户资料等。9.公司/组织对外交往活动中形成的函件、传真、会议记录等。10.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应在工作活动结束后及时将形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，装订成册，编制页码，填写卷内目录和备考表。3.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立档案目录和索引。4.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制封面和目录。5.电子档案应按照存储格式、内容类别等进行分类整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的有序存储和快速检索。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合管理部门保管。4.其他档案应根据实际情况及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量符合要求。2.填写档案移交清单，将档案移交至综合管理部门。3.综合管理部门档案管理人员对移交的档案进行再次审核，办理接收手续，并将档案按照规定进行分类、编号、上架保管。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，做到账物相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围公司/组织内部员工因工作需要可查阅与其工作相关的档案。外部单位查阅档案需经公司/组织领导批准，并办理相关手续。（二）查阅手续1.公司/组织内部员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门查阅。2.外部单位查阅档案，需提前向公司/组织提交查阅申请函，说明查阅目的、范围和内容等，经公司/组织领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅，并办理查阅登记手续。（三）查阅要求1.查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅档案时应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。3.如需复印档案，应经综合管理部门同意，并按规定办理复印手续。4.查阅人员对查阅的档案内容负有保密责任，不得泄露给无关人员。（四）利用服务综合管理部门应积极主动地为公司/组织各部门及员工提供档案利用服务，根据查阅需求及时准确地提供档案资料，并做好利用登记工作。对利用档案过程中发现的问题，应及时进行处理和反馈。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各相关部门负责人及档案管理人员为成员。（二）鉴定标准档案鉴定工作应根据国家有关规定和公司/组织实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行全面分析，确定档案的保存价值。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，逐卷逐件地审查档案的保存价值。2.对确定失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。3.《档案销毁申请表》经公司/组织领导批准后，由综合管理部门组织实施销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方法进行销毁。2.对电子档案应采用数据清除等方法进行销毁，并确保存储介质无法恢复数据。3.销毁档案时应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清单上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，为档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.公司/组织因机构变动、资产转让等原因，需要进行档