测绘档案管理制度

测绘档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司测绘档案管理，确保测绘档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，为公司各项工作提供有力支持，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及测绘档案管理的部门、项目组及相关人员。（三）定义1.测绘档案：指在公司测绘活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。2.测绘项目：包括地形测量、工程测量、地籍测绘、房产测绘、地理信息系统建设等各类测绘工作。（四）管理原则1.集中统一管理原则：测绘档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分级负责原则：各部门和项目组负责本部门和项目测绘档案的收集、整理和初步保管，接受档案管理部门的监督指导。3.确保安全原则：采取有效措施，保障测绘档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各项工作对测绘档案的需求。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关测绘档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司测绘档案管理制度。2.负责公司测绘档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和提供利用测绘档案。3.对各部门和项目组的测绘档案管理工作进行监督、检查和指导，组织档案管理业务培训。4.参与测绘项目的验收工作，审查测绘档案的归档情况。5.负责测绘档案信息化建设，建立和维护测绘档案数据库，实现档案的数字化管理和网上查询利用。（二）各部门和项目组职责1.负责本部门和项目测绘文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的完整、准确、系统。2.按照档案管理部门的要求，及时将测绘档案移交归档，并办理交接手续。3.负责本部门和项目测绘档案的临时保管，采取必要的安全防护措施，确保档案安全。4.根据工作需要，向档案管理部门提出测绘档案利用申请，配合做好档案利用工作。（三）测绘人员职责1.严格遵守测绘档案管理规定，在测绘工作中及时整理和移交测绘文件材料。2.对所形成的测绘文件材料的真实性、准确性和完整性负责。3.积极配合档案管理部门的工作，提供必要的档案信息和资料。三、测绘文件材料的形成与积累（一）测绘项目前期文件1.项目任务书、委托书、合同等，明确测绘项目的任务来源、要求、范围、期限等。2.项目可行性研究报告、技术设计书，对测绘项目的技术路线、方法、精度要求等进行详细设计。3.项目立项审批文件，如项目建议书、可行性研究报告批复等。（二）测绘过程文件1.控制测量记录与成果，包括平面控制测量、高程控制测量的观测记录、计算成果、控制点成果表等。2.地形测量记录与成果，如地形草图、仪器观测记录、数字化地形图数据等。3.工程测量记录与成果，包括工程控制测量、施工测量、变形监测等的相关记录和成果资料。4.地籍测绘记录与成果，如地籍调查表、宗地草图、地籍图、土地登记档案等。5.房产测绘记录与成果，包括房产测量草图、房屋分户平面图、房产面积计算成果等。6.测绘仪器使用记录，包括仪器型号、编号、使用日期、使用人员、维修记录等。7.测绘数据处理记录，如数据采集、转换、编辑、分析等过程中的记录文件。8.项目质量检查记录，包括自查、互查、专检等各级检查的记录和报告。（三）测绘项目后期文件1.测绘项目总结报告，对项目的实施情况、成果质量、经验教训等进行全面总结。2.测绘成果验收报告，由验收单位出具的对测绘成果质量的验收意见。3.测绘成果鉴定文件，如成果鉴定证书、专家评审意见等。4.测绘成果应用证明材料，如项目应用报告、用户反馈意见等。四、测绘档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，采用科学合理的分类和编号方法。（二）分类方法1.按测绘项目分类，将每个测绘项目形成的档案作为一个独立的类别进行整理。2.在每个项目类别下，按文件材料的性质和用途进一步细分，如分为项目前期文件、过程文件、后期文件等。3.对于过程文件，可再按测量方法、工作阶段等进行分类，如地形测量中的控制测量、碎部测量等。（三）编号规则1.项目编号：采用“年份+项目序号”的方式，如“202301”表示2023年的第1个测绘项目。2.文件编号：在项目编号后加上文件类别代码和顺序号，如“202301A01”，其中“A”表示项目前期文件，“01”表示该类别下的第1份文件。3.类别代码可根据实际情况自行设定，确保编号的唯一性和系统性。（四）装订与编目1.对纸质文件材料进行装订，去除金属物，保持文件整齐美观。2.编制档案目录，包括档号、题名、日期、页数、保管期限等内容，目录应清晰准确，便于查找。3.建立电子目录，与纸质目录相对应，方便档案的信息化管理和查询。五、测绘档案的归档（一）归档时间1.测绘项目完成后，项目组应在规定时间内（一般为项目验收后一个月内）将测绘档案移交档案管理部门归档。2.对于跨年度的测绘项目，应在每年年底将本年度形成的档案先行归档，待项目全部完成后进行统一整理和补充归档。（二）归档要求1.项目组应按照档案整理要求，对测绘文件材料进行系统整理，确保档案的完整性和准确性。2.移交的档案应编制移交清单，注明档案的名称、数量、档号等信息，双方签字确认。3.电子档案应与纸质档案同时移交，电子档案应存储在符合要求的存储介质上，并确保数据的完整性和可读性。（三）档案接收1.档案管理部门收到项目组移交的测绘档案后，应及时进行核对和验收。2.对不符合归档要求的档案，应退回项目组重新整理，直至符合要求为止。3.验收合格的档案，应办理入库手续，妥善保管。六、测绘档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的测绘档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和取出，同时应标注清晰的标识，便于查找。（三）档案保管期限1.测绘档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值、涉及国家机密、关系到公司长远利益的测绘成果等。3.长期保管的档案期限一般为1050年，包括重要的测绘项目成果、对公司有较大影响的项目档案等。4.短期保管的档案期限一般为5年以下，包括一般性的测绘项目档案、时效性较强的文件材料等。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对测绘档案进行检查，一般每年至少检查一次。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性、准确性等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行记录，建立档案检查台账。（五）档案安全防护1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如防火设备、防盗报警装置等。2.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，确保档案管理工作的安全。3.定期对档案进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。七、测绘档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅测绘档案。2.外部单位因合作项目、技术交流等需要，经公司批准后查阅、借阅测绘档案。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅测绘档案，应填写《测绘档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位查阅、借阅测绘档案，应提交正式的申请函，说明利用目的、范围、期限等，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并办理相关借阅手续。3.借阅档案一般不得超过规定的期限，如需延期，应办理续借手续。（三）利用方式1.查阅：档案管理部门应根据利用者的需求，提供相应的档案进行查阅。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，档案管理部门应严格按照规定办理借阅手续，并对借阅档案的利用情况进行跟踪和监督。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。（四）利用登记1.档案管理部门应对测绘档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用目的、档案名称、档号、查阅时间、借阅期限等信息。2.利用登记应及时、准确，便于对档案利用情况进行统计和分析。八、测绘档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立测绘档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家和档案管理人员组成。2.鉴定小组负责对到期的测绘档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面评估。2.对于失去保存价值的档案，应予以销毁；对于仍有保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期档案，编制档案鉴定清单，提交鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据鉴定标准提出鉴定意见，填写《测绘档案鉴定意见书》。3.经公司