电建项目档案制度

电建项目档案制度一、总则（一）目的为加强电建项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为电建项目的建设、运行、维护及管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有电建项目从项目前期准备、工程建设到竣工验收全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：项目档案应如实反映项目建设全过程的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集项目建设各阶段、各环节形成的各类文件材料，保证档案的完整性。3.系统性原则：对项目档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性和逻辑性，便于查找和利用。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家相关法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保档案管理工作规范有序。5.安全性原则：采取有效措施确保项目档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）职责分工1.项目档案管理部门负责制定和完善项目档案管理制度，并监督执行。对项目档案工作进行统筹规划、组织协调和业务指导。集中统一管理公司电建项目档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.项目建设部门负责本部门在项目建设过程中形成文件材料的收集、整理和移交工作，并对移交档案的完整性、准确性负责。配合项目档案管理部门做好项目档案管理的各项工作，接受档案管理部门的业务指导和监督检查。3.项目各参建单位按照合同要求和本制度规定，负责本单位承担项目任务所形成文件材料的收集、整理和归档工作，并向项目建设单位移交完整、准确的项目档案。接受项目建设单位和档案管理部门对档案工作的指导、监督和检查。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.项目建设过程中，各部门、各参建单位应明确专人负责文件材料的形成工作，确保文件材料的及时、准确和完整。2.文件材料的形成应符合国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，采用耐久性强的书写材料和载体，保证字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。（二）文件材料的收集范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目核准文件等。项目规划设计文件，包括初步设计、施工图设计、设计变更等相关文件。项目招投标文件，如招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等。2.项目建设文件工程施工过程中形成的各类技术文件，如施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、试验检测报告等。工程物资文件，包括物资采购合同、物资到货验收记录、物资质量证明文件、物资领用记录等。工程进度文件，如工程进度计划、进度报表、工程协调会议纪要等。工程安全与环境管理文件，如安全管理制度、安全检查记录、环境监测报告、环境管理方案等。工程合同文件，包括工程总承包合同、分包合同、设备采购合同、技术服务合同等。工程监理文件，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。3.项目竣工验收文件工程竣工验收申请报告、竣工验收报告、竣工验收备案表等。工程竣工决算报告、审计报告等。工程质量保修书、使用说明书等。工程竣工图，包括总平面图、建筑、结构、电气、给排水等专业竣工图。（三）文件材料的收集要求1.各部门、各参建单位应按照档案收集范围，及时收集本单位在项目建设过程中形成的文件材料，并进行分类整理。2.对项目建设过程中形成的电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。电子文件应采用通用格式存储，保证其可读性和可利用性。3.对于重要会议、重大活动、关键技术问题处理等形成的文件材料应重点收集，确保档案的完整性。4.在文件材料收集过程中，如发现文件材料不完整或不符合要求，应及时补充或纠正。三、档案的整理与归档（一）整理原则项目档案整理应遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。（二）分类方法项目档案采用年度项目保管期限分类法进行分类。1.年度：按照文件材料形成的年度进行划分。2.项目：按照具体的电建项目名称进行分类。3.保管期限：根据文件材料的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管：凡是反映电建项目建设全过程，对项目运行、维护、管理及后续发展具有重要凭证和依据作用的文件材料，应列为永久保管。长期保管：对项目建设有一定重要性，在较长时间内仍需查考利用的文件材料，列为长期保管，保管期限一般为30年。短期保管：对项目建设重要性相对较低，在较短时间内查考利用价值不大的文件材料，列为短期保管，保管期限一般为10年。（三）整理要求1.纸质档案整理对收集到的纸质文件材料进行分类、排序，并去除金属物、破损页等。按照文件材料的类别和保管期限，分别编写页码，填写卷内文件目录。装订成册，采用三孔一线或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。填写卷皮，注明案卷标题、年度、项目名称、保管期限、起止日期、卷内文件页数、件数等信息。2.电子档案整理对电子文件进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，文件夹命名应准确反映文件内容和类别。按照纸质档案的分类方法，对电子文件进行编号，并建立相应的索引目录。对电子文件的元数据进行整理，确保元数据的完整性和准确性，元数据应包括文件的题名、日期、作者、格式、大小等信息。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性。（四）归档要求1.项目各参建单位应在项目建设任务完成后[X]个月内，向项目建设单位移交项目档案。2.移交档案时，应编制档案移交清单，清单内容包括案卷题名、年度、项目名称、保管期限、起止日期、卷内文件页数、件数等信息，并由移交单位和接收单位双方签字确认。3.项目建设单位在收到各参建单位移交的档案后，应及时进行审核。如发现档案不符合要求，应通知移交单位限期整改，直至档案符合归档要求。4.审核合格的档案，由项目建设单位档案管理部门统一进行归档，并编制档案总目录。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗通风、温湿度调节等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的档案装具，并根据档案的类别、保管期限等进行合理排列，便于档案存取。（二）保管要求1.对不同保管期限的档案应分别存放，并设置明显标识。2.定期对档案进行检查，如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复或其他保护措施。3.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、档案名称、数量、借阅人等信息，确保档案的安全。（三）保护措施1.防火：档案库房应配备防火设施，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护。严禁在档案库房内吸烟和使用明火。2.防潮：控制档案库房的湿度，保持相对湿度在[X]%[X]%之间。可采用除湿机、通风设备等调节湿度，防止档案受潮发霉。3.防虫：在档案库房内放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，并定期更换。对易受虫害的档案，可采取密封包装等措施进行保护。4.防盗：档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，加强安全防范。档案管理人员应严格遵守安全制度，确保档案安全。5.防光：档案库房应采用防光窗帘、遮光灯具等措施，避免档案长时间暴露在强光下，防止档案褪色、老化。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果准确可靠。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设部门、财务部门等相关人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否涉及国家机密、商业秘密和个人隐私。2.档案对项目建设、运行、维护及管理的重要性和利用价值。3.档案的完整性和准确性。4.档案的保管期限是否符合规定。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交档案鉴定小组，由鉴定小组对档案进行逐卷审查。3.鉴定小组根据鉴定原则和鉴定内容，对档案提出鉴定意见，确定档案的存毁。4.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清单，清单内容包括档案题名、年度、项目名称、保管期限、起止日期、卷内文件页数、件数等信息，并经档案鉴定小组组长签字确认。（五）销毁要求1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关部门人员共同监销。监销人员应在档案销毁清单上签字确认，确保档案销毁彻底。3.档案销毁后，应将档案销毁清单永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用与服务（一）利用原则档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。（二）利用范围1.公司内部各部门因项目建设、运行、维护、管理等工作需要，可查阅、借阅项目档案。2.项目建设单位因工程竣工验收、审计、结算等需要，可查阅、借阅相关项目档案。3.外部单位因工作需要，经公司批准，可查阅、借阅公司电建项目档案，但必须严格遵守档案保密制度。（三）利用程序1.查阅程序查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、年度、项目名称、查阅目的等信息，并提交所在部门负责人审批。审批通过后，查阅人持申请表到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门根据查阅申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人应在规定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。查阅过程中不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.借阅程序借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、年度、项目名称、借阅期限等信息，并提交所在部门负责人审批。属于重要档案或机密档案的借阅，还需经公司分管领导审批。审批通过后，借阅人持申请表到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对借阅人进行登记，并提供档案。借阅人应出具借条，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（四）服务方式1.档案管理部门应积极主动为公司内部各部门和项目建设单位提供档案利用服务，及时准确地提供所需档案信息。2