兼职档案员制度

兼职档案员制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司/组织发展中的作用，结合公司/组织实际情况，特制定本兼职档案员制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有兼职档案员及涉及档案管理工作的部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：档案管理工作严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.服务利用原则：档案管理工作以服务公司/组织各项工作为宗旨，方便档案的查阅和利用。二、兼职档案员职责（一）档案收集1.负责收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。2.定期对本部门的文件材料进行清查，确保文件材料的齐全完整，防止文件材料的散失。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集到的文件材料进行分类整理，编制档案目录。2.对纸质文件进行装订、编页、装盒等整理工作，确保纸质档案的整齐规范。3.对电子文件进行分类存储，建立电子文件索引，便于快速查找和利用。（三）档案保管1.负责本部门档案的保管工作，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，如修复、防潮、防虫等。3.对档案库房进行管理，保持库房的整洁卫生，确保档案存放环境符合要求。（四）档案利用1.按照规定的程序和手续，为公司/组织内部人员提供档案查阅服务。2.根据工作需要，对档案进行复印、摘录等利用工作，但需确保档案的安全和完整。3.对档案利用情况进行登记，及时掌握档案的利用动态。（五）档案移交1.在离职或岗位变动时，负责将本部门的档案整理好后移交给公司/组织指定的档案管理人员。2.办理档案移交手续，填写档案移交清单，双方签字确认。三、档案管理要求（一）档案分类1.公司/组织档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工档案类等十大类。2.每大类下可根据实际情况进一步细分小类，具体分类方案由公司/组织档案管理部门制定并公布。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方式。2.全宗号：由公司/组织档案管理部门统一编制，代表公司/组织的档案整体。3.目录号：根据档案分类方案，对每大类档案编制目录号，用于区分不同类别的档案目录。4.案卷号：在每本档案目录下，对档案案卷进行编号，反映案卷的排列顺序。5.件号：在每个案卷内，对文件材料进行编号，便于查找和管理。（三）档案装订1.纸质文件材料应按照一定的顺序进行装订，一般采用左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.对于破损的文件材料，应先进行修复后再装订。（四）档案编目1.档案编目应包括案卷封面、卷内目录、备考表等。2.案卷封面应填写全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、密级等内容。3.卷内目录应填写序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容。4.备考表应填写本卷情况说明、整理人、检查人、日期等内容。（五）档案存储1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案应分类存放，不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识。3.档案应按照编号顺序排列上架，便于查找和管理。（六）档案信息化1.公司/组织应逐步推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统。2.兼职档案员应负责将本部门的电子文件及时归档到电子档案管理系统中，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。3.电子档案管理系统应具备档案录入、存储、检索、利用、统计等功能，方便档案的管理和利用。四、档案管理制度（一）档案借阅制度1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时查明原因并处理。（二）档案保密制度1.兼职档案员应严格遵守档案保密制度，对公司/组织的机密档案进行保密。2.档案管理人员应定期对档案保密情况进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。3.未经公司/组织批准，任何人不得擅自复制、传播、泄露公司/组织的档案信息。4.在档案利用过程中，涉及公司/组织机密的档案应在规定的保密场所查阅，并严格控制查阅范围。（三）档案鉴定制度1.公司/组织应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合考虑档案的保存价值，确定档案的保管期限。4.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的，应按照规定的程序进行销毁。（四）档案销毁制度1.档案销毁工作应严格按照国家有关法律法规和公司/组织的规定进行。2.档案销毁前，应编制档案销毁清单，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门组织实施。3.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在档案销毁清单上签字确认。5.档案销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。五、培训与考核（一）培训1.公司/组织应定期组织兼职档案员参加档案业务培训，提高兼职档案员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、档案信息化技术等。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。（二）考核1.公司/组织应建立兼职档案员考核制度，对兼职档案员的工作表现进行定期考核。2.考核内容包括档案收集、整理、保管、利用等工作的完成情况，以及遵守档案管理制度的情况