档案标识制度

档案标识制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的准确性、完整性和可识别性，便于档案的收集、整理、保管、利用和统计，特制定本档案标识制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案形成、整理、归档、保管和利用过程中对档案的标识管理。（三）基本原则1.准确性原则：档案标识应准确反映档案的内容、来源、时间等关键信息，确保标识与档案实际情况相符。2.唯一性原则：每一份档案应具有唯一的标识，避免标识重复或混淆。3.规范性原则：档案标识应符合国家相关法律法规、行业标准以及公司内部的档案管理规定，确保标识的规范性和一致性。4.稳定性原则：档案标识一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁更改，以保证档案管理工作的连续性和准确性。二、档案标识的构成要素（一）全宗号全宗号是指一个独立的机关、团体、企事业单位或其他组织在社会活动中形成的档案有机整体的编号。全宗号由公司档案管理部门统一分配和管理，用于区分不同的全宗单位。（二）年度年度是指档案形成的年份，采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“2023”。年度标识应与档案形成时间一致，确保档案按年度进行分类和管理。（三）保管期限保管期限是根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需求，对档案划定的保存年限。保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。在档案标识中，应明确标注档案的保管期限。（四）机构（问题）机构（问题）是指档案形成的部门或针对的问题。对于涉及多个部门的档案，应按照主要形成部门或核心问题进行标识。机构（问题）标识应准确反映档案的来源和主题，便于档案的分类和查找。（五）案卷号案卷号是全宗内档案分类排列的顺序号。案卷号按照档案分类方案依次编写，一个案卷号对应一卷或一组相关联的档案。案卷号应连续编排，不得重复或跳号。（六）件号件号是在同一案卷内文件的排列顺序号。件号应按照文件的形成时间、重要程度等因素依次编写，确保文件排列的逻辑性和系统性。三、档案标识的编制方法（一）全宗号的编制全宗号由公司档案管理部门根据公司组织架构和档案管理实际情况，按照一定的规则进行统一分配。全宗号采用数字编码方式，一般为35位数字，具体编码规则由公司档案管理部门另行制定并公布。（二）年度的编制年度标识应直接采用档案形成年份的四位阿拉伯数字，标注在档案的封面、目录及其他相关位置。例如，对于2023年形成的档案，年度标识为“2023”。（三）保管期限的编制保管期限的标识应使用汉字全称，分别标注为“永久”“长期”“短期”。在档案整理过程中，应根据档案的实际价值和保存需求，准确判定保管期限，并在档案标识中明确标注。（四）机构（问题）的编制机构（问题）标识应采用规范的部门名称或问题主题表述。对于涉及多个部门的档案，应按照主要形成部门或核心问题进行标识。例如，由人力资源部和财务部共同形成的关于员工薪酬核算的档案，机构（问题）标识可写为“人力资源部（薪酬核算）”。（五）案卷号的编制案卷号应按照档案分类方案依次编写。在档案分类过程中，应根据档案的内容、来源、时间等因素进行科学合理的分类，确保案卷号的连续性和系统性。例如，某公司档案分类方案将档案分为行政、财务、业务等类别，每个类别下再细分若干小类，则案卷号应按照类别和小类的顺序依次编排。（六）件号的编制件号应在同一案卷内按照文件的排列顺序依次编写。对于每份文件，应赋予唯一的件号，以便于文件的查找和管理。件号一般从“1”开始连续编排，如“1”“2”“3”……四、档案标识的标注位置（一）纸质档案1.档案封面：应在封面的显著位置依次标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷号等信息。标注应清晰、准确、完整，便于识别和查阅。2.档案盒脊背：应标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止案卷号等信息。脊背标注应与封面标注一致，且应采用耐久性好的材料进行印刷或书写，确保长期保存清晰可读。3.卷内文件目录：在卷内文件目录的首页，应标注全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷号、件号等信息，以便于对卷内文件进行索引和查找。（二）电子档案1.文件命名：电子档案的文件名应按照全宗号年度保管期限机构（问题）案卷号件号的顺序进行命名，各部分之间用“”分隔。例如：“0012023长期人力资源部001001”，其中“001”为全宗号，“2023”为年度，“长期”为保管期限，“人力资源部”为机构（问题），“001”为案卷号，“001”为件号。2.元数据：在电子档案管理系统中，应在元数据字段中准确录入全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、案卷号、件号等标识信息，以便于系统对档案进行分类、检索和管理。五、档案标识的维护与更新（一）定期检查公司档案管理部门应定期对档案标识进行检查，确保标识的准确性和完整性。检查周期一般为每年一次，特殊情况下可根据实际需要增加检查频次。检查内容包括标识是否清晰可读、是否与档案实际情况相符、是否存在标识错误或遗漏等问题。（二）及时更新当档案的全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等关键信息发生变化时，应及时对档案标识进行更新。例如，公司机构调整导致档案形成部门发生变化，或档案保管期限重新认定等情况，都应在档案标识中进行相应修改，并确保相关档案管理系统中的标识信息同步更新。（三）标识变更记录对于档案标识的变更情况，应进行详细记录。记录内容包括变更日期、变更原因、变更前后的标识信息等。变更记录应妥善保存，以便于追溯和查询档案标识的历史演变情况。六、档案标识的使用与监督（一）使用要求1.公司各部门及档案管理人员在档案管理工作中，应严格按照本制度规定的档案标识编制方法和标注位置使用档案标识，确保档案标识的规范性和一致性。2.在档案的收集、整理、归档、保管、利用等各个环节，应充分利用档案标识进行检索、查询和统计，提高档案管理工作的效率和质量。（二）监督与考核1.公司档案管理部门负责对各部门档案标识制度的执行情况进行监督检查。对于违反本制度规定的行为，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。2.将档案标识制度的执行情况纳入公司档