疫情档案制度

疫情档案制度一、总则（一）目的为有效应对疫情防控工作，规范疫情期间各类档案的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为疫情防控决策、工作开展及后续总结提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在疫情防控期间所形成的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于疫情防控方案、应急预案、人员信息统计、物资采购与发放记录、疫情防控工作会议纪要、疫情期间员工工作安排与考勤记录、疫情相关的对外联络文件等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映疫情防控期间公司/组织的各项工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理与疫情防控相关的各类档案资料，确保无遗漏。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据统计、文件记录等符合实际情况。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.及时性原则：及时对疫情防控期间形成的档案进行整理、归档，确保档案的时效性。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善疫情档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.指导各部门做好疫情档案的收集、整理、归档工作，提供业务培训和咨询服务。3.集中统一管理公司/组织的疫情档案，建立疫情档案数据库，实现档案的信息化管理。4.定期对疫情档案进行检查、鉴定和统计，确保档案质量。5.按照规定做好疫情档案的移交、保管和利用工作，保障档案的安全与完整。（二）各部门职责1.负责本部门疫情防控工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和准确整理，对本部门档案的真实性、完整性负责。3.配合档案管理部门做好疫情档案的检查、鉴定、统计等工作，积极提供档案利用服务。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行岗位职责。2.负责疫情档案的日常收集、整理及归档工作，确保档案的分类准确、编号规范、装订整齐。3.做好疫情档案的数字化录入工作，保证档案信息的准确无误，提高档案查询利用效率。4.负责档案库房的日常管理，定期检查档案保管状况，确保档案实体安全。5.按照规定办理档案的借阅、归还等手续，做好档案利用登记工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.疫情防控工作方案、应急预案及相关修订文件。2.各级政府部门发布的疫情防控政策文件、通知、公告等。3.公司/组织召开的疫情防控工作会议纪要、决议、记录等。4.人员信息统计资料，包括员工健康状况日报表、行程轨迹记录、疫苗接种情况等。5.物资采购计划、采购合同、物资出入库记录、物资使用情况统计等。6.疫情防控期间的工作安排、通知、通报、工作汇报等文件。7.对外联络文件，如与上级主管部门、相关单位、社区等的沟通函件、合作协议等。8.疫情防控工作中的照片、视频、音频等视听资料。9.其他与疫情防控工作相关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责疫情档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。4.收集的档案资料应附有相关说明，注明形成时间、来源、用途等信息。（三）整理方法1.分类：按照疫情防控工作的不同方面，将档案分为综合管理类、人员管理类、物资管理类、防控措施类、对外联络类、宣传教育类等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，可采用年份+文件类别+流水号的方式进行编制。3.装订：对于纸质档案，应按照一定顺序进行整理装订。装订时应确保文件整齐、牢固，便于查阅和保管。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息。同时，为便于电子档案的管理，应建立电子档案目录数据库。四、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的疫情档案移交至档案管理部门进行归档。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应按照档案整理要求，对接收的档案进行进一步审核和完善，确保档案质量符合标准。3.归档后的疫情档案应按照类别和保管期限进行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管：涉及疫情防控工作重大决策、重要事件记录、具有长期保存价值的文件等，应永久保管。2.定期保管：其他与疫情防控工作相关的文件、资料，根据其重要程度和使用频率，确定保管期限为[X]年或[X]年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定进行销毁。（三）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案应分类存放于档案架上，并定期进行检查和清点。2.电子档案：应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理机制，确保数据安全。3.视听资料：应按照档案管理要求进行整理和存储，可采用光盘、硬盘等存储介质，并注明相关信息。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.为公司/组织内部疫情防控工作决策提供参考依据。2.用于疫情防控工作的总结、评估和经验交流。3.满足政府部门、相关单位等对疫情防控工作档案的查询需求。4.其他合法合规的利用需求。（二）借阅流程1.内部人员借阅疫情档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位借阅疫情档案，应出具正式的借阅函，说明借阅用途和范围，经公司/组织主管领导审批后，由档案管理部门按照规定提供档案复印件或电子副本，并办理借阅登记手续。3.档案管理人员应按照借阅申请表或借阅函的要求，及时提供档案，并做好借阅记录。借阅记录应包括借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、归还日期等信息。（三）借阅期限1.内部人员借阅疫情档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续。2.外部单位借阅疫情档案的期限应根据实际需求和审批意见确定，最长不得超过[X]个工作日。（四）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因需要延期归还，应提前向档案管理部门说明情况并办理续借手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。3.借阅人归还档案后，档案管理人员应在借阅登记记录上注明归还日期，并将档案归还原位。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对疫情档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否仍具有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》，明确档案的存毁情况。鉴定意见应经公司/组织主管领导审批后生效。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的疫情档案，应按照规定进行销毁。销毁前应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的编号、题名、日期、数量等信息。2.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，可采用焚烧、粉碎等方法。销毁过程中应安排专人监督，确保档案彻底销毁。3.档案销毁后，监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单与相关鉴定材料一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的疫情档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询和共享，为疫情防控工作提供及时、准确的信息支持。3.确保档案信息的安全，防止数据泄露和丢失。（二）信息化管理措施1.数字化录入：对疫情档案进行全面数字化录入，确保档案信息的准确无误。录入过程中应建立质量审核机制，对录入数据进行核对和校验。2.数据库建设：建立疫情档案数据库，对档案信息进行分类存储和管理。数据库应具备完善的检索功能，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的访问进行严格控制。只有经过授权的人员才能访问相应的档案信息，确保档案信息的安全。4.数据备份与恢复：定期对疫情档案数据库进行备份