档案出库制度

档案出库制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案出库流程，确保档案的安全与完整，保障公司各项工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案出库的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：档案出库必须符合国家法律法规以及公司相关规定。2.安全性原则：确保档案在出库过程中不发生丢失、损坏、泄密等情况。3.规范性原则：严格按照规定的流程和手续进行档案出库操作。二、档案出库申请（一）申请主体因工作需要使用档案的部门或个人，应填写档案出库申请表。（二）申请内容申请表应详细填写以下信息：1.申请人信息：包括姓名、部门、联系方式等。2.档案信息：档案名称、编号、所属年度、保管期限等。3.使用目的：明确说明使用档案的具体用途。4.预计归还日期：根据工作需求合理预估档案归还时间。（三）申请审批1.申请表提交后，由所在部门负责人进行初审，审核申请的必要性和真实性。2.初审通过后，申请表流转至档案管理部门。档案管理部门负责人对申请进行复审，重点审查档案的可用性以及是否符合相关规定。3.对于涉及重要机密档案或特殊用途档案的出库申请，需经公司分管领导审批。三、档案出库流程（一）预约登记1.档案管理部门收到经审批的申请表后，与申请人沟通，确定档案出库时间，并进行预约登记。2.预约登记信息包括预约出库时间、档案名称及数量、申请人信息等。（二）准备工作1.根据预约时间，档案管理人员提前准备好所需档案，对档案进行核对，确保档案的准确性和完整性。2.准备专门的档案存放容器，如档案盒或文件夹，并确保其清洁、无破损。（三）交接手续1.在约定的出库时间，申请人凭有效证件到档案管理部门办理交接手续。2.档案管理人员与申请人共同清点档案数量，核对档案名称、编号等信息，并在档案交接清单上签字确认。交接清单一式两份，双方各执一份。3.对于电子档案，档案管理人员应按照规定的流程，将电子档案拷贝至申请人指定的存储介质上，并确保拷贝的电子档案内容完整、可正常读取。同时，在交接清单上注明电子档案的存储介质信息及拷贝时间。（四）出库登记档案管理人员对档案出库情况进行详细登记，登记内容包括出库时间、档案名称及编号、申请人、用途、预计归还日期等。出库登记应及时、准确，以便后续跟踪档案的流向和归还情况。四、档案使用要求（一）使用地点限制1.档案原则上应在公司内部指定的使用区域使用，不得擅自携带出公司。2.如因特殊情况需要带出公司使用，必须提前向档案管理部门说明原因，并经公司分管领导批准。（二）使用规范1.申请人应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.严禁在档案上圈划、批注、污损，如需对档案进行标注或说明，应使用铅笔或其他不影响档案原貌的方式，并在使用完毕后及时清理。3.档案使用过程中，不得擅自复印、拍照、扫描档案内容。如确需复制部分档案内容，应按照公司相关规定办理审批手续。（三）归还期限1.申请人应严格按照预计归还日期归还档案。如因特殊原因需要延长使用期限，应提前向档案管理部门提出申请，并说明延期原因。2.档案管理部门根据实际情况进行审批，如同意延期，应在档案出库登记中注明新的预计归还日期。五、档案归还（一）归还预约申请人在档案使用完毕后，应提前与档案管理部门预约归还时间。（二）归还验收1.在约定的归还时间，申请人将档案送至档案管理部门。档案管理人员对归还的档案进行验收。2.验收内容包括档案数量是否齐全、档案是否完整无损、档案是否按规定使用且无涂改等情况。3.如发现档案有缺失、损坏或其他不符合规定的情况，档案管理人员应及时与申请人沟通，查明原因，并要求申请人按照规定进行处理。（三）归还登记档案管理人员对档案归还情况进行登记，登记内容包括归还时间、档案名称及编号、申请人等。同时，在档案交接清单上注明档案已归还，并双方签字确认。（四）特殊情况处理1.如申请人未能按时归还档案，档案管理部门应及时与申请人联系，了解原因，并督促其尽快归还。2.对于逾期未归还且无正当理由的，档案管理部门应按照公司相关规定进行处理，如暂停该部门或个人的档案使用权限等。六、档案借阅权限（一）普通档案借阅1.公司内部员工因工作需要可借阅普通档案，但需按照档案出库制度办理相关手续。2.普通档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理申请手续。（二）重要档案借阅1.重要档案是指涉及公司机密、核心业务等关键信息的档案。2.重要档案借阅需经公司分管领导批准，并严格控制借阅范围和使用期限。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，需再次报分管领导审批。（三）外部单位借阅1.原则上不允许外部单位借阅公司档案。如因工作需要确需借阅的（如合作项目、审计等），必须经公司总经理批准。2.外部单位借阅档案时，应与公司签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保档案信息安全。同时，档案管理部门应指定专人陪同外部单位人员查阅档案，严格控制查阅范围和时间。七、档案安全与保密（一）安全保障1.档案管理人员应采取必要的安全措施，确保档案在出库、使用和归还过程中的安全。如防止档案受潮、防火、防盗等。2.对于电子档案，应做好数据备份和安全防护工作，防止数据丢失或被非法获取。（二）保密措施1.所有涉及档案出库的人员应严格遵守公司保密制度，对档案内容予以保密。2.在档案使用过程中，不得向无关人员透露档案信息。如因工作需要向其他部门或人员提供档案相关信息，应按照公司规定进行审批和登记。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案出库制度的执行情况进行审计监督，检查档案出库申请审批、交接手续、使用规范、归还情况等是否符合规定。2.档案管理部门应定期对档案出库情况进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）违规处理1.如果发现有违反档案出库制度的行为，如未经审批擅自出库档案、未按时归还档案、泄露档案机密等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.处罚措施包括警告、罚款、暂停档案使用权限、解除劳动合同等，同时要求违规人员承担因违规行为给公