如何执行档案制度

如何执行档案制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案制度执行方案。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、信函、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：档案应齐全完整，涵盖公司/组织各项活动的各个方面，确保档案的系统性。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密、商业秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于档案的查询、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责统筹管理全公司/组织的档案工作。档案管理部门可根据实际情况配备相应的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目、装订等基础工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施，确保档案的安全保管。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.积极开展档案利用工作，为公司/组织各部门及员工提供档案查询、借阅等服务，充分发挥档案的作用。7.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和公司/组织员工的档案意识。8.负责对公司/组织各部门档案工作进行指导、监督和检查，确保档案制度的有效执行。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.公司/组织内各部门及员工在各项活动中应及时形成档案，确保档案的原始性和真实性。2.档案形成过程中，应使用符合档案管理要求的纸张、书写材料等，保证档案的耐久性。3.涉及多个部门共同参与的活动，主办部门应负责组织协调档案的形成工作，并确保档案的完整收集。（二）档案收集范围1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.人事管理类档案：包括员工的入职档案、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录、工资档案等。3.财务管理类档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务合同等。4.业务管理类档案：包括市场调研报告、销售合同、采购合同、项目方案、项目报告等。5.技术管理类档案：包括产品研发资料、技术图纸、工艺文件、质量检验报告等。6.其他类档案：包括公司/组织的荣誉证书、资质证书、宣传资料、照片、音像资料等。（三）档案收集程序1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，定期将形成的档案整理后移交档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门移交的档案进行核对，确保档案的完整性和准确性。3.对于重要活动或项目形成的档案，档案管理部门应提前介入，指导档案的收集工作，并及时进行整理归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按年度分类：将档案按形成年度进行分类，每年形成的档案作为一个类别。2.按机构分类：根据公司/组织的内部机构设置，将档案按部门进行分类。3.按问题分类：根据档案反映的问题，将档案分为行政管理、人事管理、财务管理、业务管理、技术管理等类别。4.按保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三类。永久保存的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案；长期保存的档案是指在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案；短期保存的档案是指在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案。（三）编号规则档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于档案的管理和查询。编号方法如下：1.全宗号：由档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织档案的整体集合。2.年度号：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。3.机构号：根据公司/组织内部机构设置，用两位数字表示，如“01”表示行政管理部门。4.保管期限号：用一位数字表示，“1”表示永久，“2”表示长期，“3”表示短期。5.案卷顺序号：用四位数字表示，从“0001”开始，按顺序编号。例如：一份由行政管理部门在2023年形成的永久保存的文件，其编号为：全宗号20230110001。（四）编目要求1.编制案卷目录：案卷目录应包括案卷编号、题名、年度、保管期限、页数、备注等内容，按照分类编号顺序排列。2.编制卷内文件目录：卷内文件目录应包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等内容，逐份填写卷内文件。3.编写备考表：备考表应置于卷末，说明本卷档案的整理情况、缺损情况、补充情况等。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等。2.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。（三）档案存放1.档案应按照分类编号顺序存放，不同保管期限、不同类别、不同年度的档案应分别存放。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据的安全性。（四）档案保管期限1.永久保存的档案：包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、重要合同协议、财务审计报告等。2.长期保存的档案：包括一般的行政管理文件、人事档案、业务合同等，保管期限为10年50年。3.短期保存的档案：包括一般性的文件、报表等，保管期限为1年5年。（五）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。2.每年应对档案进行一次全面检查，发现问题及时处理，并做好检查记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，分析档案的内容和价值。2.参考档案保管期限表：根据档案保管期限表，结合档案的实际情况，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、年度、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档案鉴定小组审核，报公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁彻底。销毁过程中应进行监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应长期保存，以备查考。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案的正确使用和信息安全。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外单位因工作需要查阅公司/组织档案的，应按照规定办理相关手续。（三）利用程序1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅/借阅申请表，注明查阅/借阅的档案名称、编号、原因等内容，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅/借阅手续。2.外单位查阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出申请，说明查阅目的、内容、范围等，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定的地点进行，并有专人陪同。3.档案查阅/借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案，不得在档案上圈划、批注、污损等。查阅/借阅结束后，应及时归还档案。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅/借阅日期、查阅/借阅人姓名、部门、查阅/借阅档案名称、编号、查阅/借阅目的、归还日期等。八、电子档案管理（一）电子档案定义电子档案是指公司/组织在各项活动中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。（二）电子档案管理要求1.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案的完整性、准确性和安全性。2.电子档案应按照规定进行分类、编号、存储，建立电子档案目录数据库，便于查询和利用。3.对电子档案应进行备份，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。4.电子档案的存储格式应符合国家有关标准和规范，确保电子档案的可读性和可利用性。5.建立电子档案安全管理制度，采取必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、窃取、丢失等。（三）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子档案移交档案管理部门，移交时应确保电子档案的完整性和准确性。2.档案管理部门应对接收的电子档案进行整理，按照分类编号要求进行存储，并建