学校工作档案制度

学校工作档案制度一、总则（一）目的为加强学校工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和教育行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映学校各项工作的实际情况。3.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置学校设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责学校档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案管理制度。2.负责全校档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.做好档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。4.开展档案的开发利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务。5.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。6.指导和监督各部门、各年级组、各学科组的档案工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类学校档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作等方面的文件材料。2.行政管理类：包括学校行政事务管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。3.教学管理类：涵盖教学计划、课程标准、教学大纲、教案、教材、教学成果等档案。4.学生管理类：涉及学生学籍管理、奖惩情况、综合素质评价、心理健康教育等材料。5.师资队伍建设类：包含教师招聘、培训、考核、职称评定、师德师风建设等文件。6.教育科研类：有科研项目申报、研究成果、学术交流等方面的档案。7.后勤管理类：包括校园建设、物资管理、财务管理、安全保卫等相关资料。8.校产管理类：记录学校固定资产、流动资产的购置、使用、维护等情况。9.招生就业类：涉及招生政策、招生计划、录取情况、毕业生就业指导等文件。10.声像实物类：包括学校活动照片、录像、录音、荣誉证书、奖杯等实物档案。（二）档案编号1.编号方法：采用年度类别流水号的编号方式。例如，2023年党群工作类的第一份档案编号为20231001。2.编号规则：年度：用四位数字表示，如2023年。类别：用一位数字表示，对应上述十大类档案的编号。流水号：用三位数字表示，按档案形成的先后顺序编号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.各部门、各年级组、各学科组在工作中形成的各类文件、资料、报表、记录等。2.学校组织的各种会议、活动、培训等形成的材料。3.教师的教学教案、课件、教学反思、学生作业批改记录等教学资料。4.学生的学籍档案、成绩单、成长记录袋等。5.学校的固定资产清单、物资采购合同、财务报表等后勤管理资料。6.学校获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。7.学校与外界交流合作的文件、协议等。（二）收集要求1.各部门、各年级组、各学科组应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案材料应按照档案分类标准进行初步分类。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范要求，做到分类科学、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案材料进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止卷号等信息。五、档案的保管（一）保管场所学校档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管：是指在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。（三）保管要求1.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制。3.按照档案保管期限，对到期档案进行鉴定和销毁。六、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各年级组、各学科组因工作需要查阅档案。2.教师因教学、科研等工作需要查阅相关档案。3.学生因学籍管理、综合素质评价等需要查阅个人档案。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。2.借阅：因工作需要，利用者可办理借阅手续，将档案借出使用，但必须在规定时间内归还。3.复制：利用者如需复制档案材料，需经档案管理部门负责人批准，并按规定收取复制费用。（三）利用手续1.查阅档案：利用者需填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全。2.借阅档案：利用者需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，并按照规定缴纳押金（如有），方可借阅档案。借阅期限一般不超过两周，如需续借，应办理续借手续。3.复制档案：利用者需填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人审核批准后，由档案管理人员负责复制。复制的档案材料应加盖档案管理部门印章，以保证其真实性和有效性。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门业务骨干等组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核批准后，予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案管理部门对拟销毁的档案进行登记，编制销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、档号等信息。2.审核批准：销毁清册经档案鉴定工作小组审核，报学校分管领导批准。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责销毁工作，并在销毁现场进行监督。销毁后，在销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等，并由监销人员签字确认。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.热爱档案工作，具有较强的责任心和敬业精神。2.具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理的业务流程。3.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。（二）档案管理人员具体职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.做好档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。3.开展档案的开发利用工作，为学校各项工作提供档案信息服务。4.负责档案管理系统的维护和数据录入工作，确保档案信息的准确、完整。5.组织档案管理人员的业务培训，