档案制度建立情况

档案制度建立情况一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则档案内容应真实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案的完整性和准确性。3.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理中心，负责公司/组织档案的综合管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管公司/组织各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照规定向有关部门和单位提供档案资料，做好档案的借阅、归还等工作。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和价值。6.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。7.参与公司/组织的重大活动，负责活动档案的收集、整理和归档工作。8.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化。三、档案分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类档案包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理、证照管理等。2.业务管理类档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、财务管理档案、人力资源管理档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。3.项目管理类档案包括公司/组织承担的各类项目的立项、可行性研究报告、项目计划、项目实施过程中的各类文件、项目验收报告等。4.合同协议类档案包括公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等。5.客户资料类档案包括客户基本信息、客户往来文件、客户投诉处理记录等。6.财务审计类档案包括财务报表、审计报告、税务资料等。7.声像电子类档案包括照片、录音、录像、电子文档等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行编号。编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式，具体如下：1.行政管理类档案：XZ+年度+流水号2.业务管理类档案：YW+类别代码+年度+流水号3.项目管理类档案：XM+项目编号+年度+流水号4.合同协议类档案：HT+合同编号+年度+流水号5.客户资料类档案：KH+客户编号+年度+流水号6.财务审计类档案：CJ+年度+流水号7.声像电子类档案：SX+文件类别+年度+流水号其中，类别代码根据档案的具体类别进行设定，如市场营销档案代码为SC，财务管理档案代码为CW等。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，按照档案管理的要求，及时将文件整理归档。3.对于重要活动、重大项目等形成的档案，档案管理部门应提前介入，指导档案的收集工作。（二）档案整理1.档案管理部门对收集到的档案进行整理，按照档案分类和编号的要求，对档案进行分类、排序、编目等工作。2.档案整理应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的查阅和利用。3.对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制，确保档案的质量。五、档案保管（一）档案库房建设1.公司/组织应设立专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家有关规定。（二）档案保管要求1.档案应按照类别、年度、编号等顺序排列存放，便于查找和管理。2.对重要档案应采取备份措施，防止档案的丢失和损坏。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，经公司/组织主管领导批准后方可查阅。3.外部单位查阅公司/组织档案，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅登记档案管理部门应对档案查阅情况进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。（三）档案利用1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.档案利用完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同有关部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁前，应编制《档案销毁清册》，经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门组织实施。3.档案销毁应采用适当的方式进行，确保档案信息的彻底销毁。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应按照档案信息化建设的要求，对档案进行数字化处理，包括档案的扫描、录入、存储等工作。2.建立档案管理