家政保姆档案制度

家政保姆档案制度一、总则（一）目的为了规范家政保姆的管理，提高家政服务质量，保障雇主和家政保姆的合法权益，特制定本档案制度。本制度旨在建立完善的家政保姆信息管理体系，确保家政服务行业的健康、有序发展。（二）适用范围本制度适用于本公司所有家政保姆及与之相关的服务活动。公司所提供的家政服务涵盖但不限于家庭清洁、烹饪、照顾老人小孩、护理病人等各类服务项目，涉及的家政保姆包括全职、兼职以及临时雇佣的人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案制度的制定和执行合法合规。2.真实性原则：家政保姆档案中的所有信息必须真实可靠，如实记录保姆的个人情况、工作经历、技能水平、健康状况等信息。3.保密性原则：对家政保姆的个人信息及雇主的相关信息严格保密，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：根据家政保姆的工作表现、培训情况、健康状况等因素，及时更新档案信息，确保档案的准确性和时效性。二、家政保姆档案内容（一）个人基本信息1.身份信息：包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式等。2.家庭住址：详细记录家政保姆的常住地址，以便于联系和紧急情况的处理。3.婚姻状况：了解保姆的婚姻状况，可能会对其工作稳定性和家庭支持情况产生影响。（二）教育背景与培训经历1.学历：记录保姆的最高学历，反映其知识水平。2.家政相关培训证书：如家政服务技能培训证书、护理培训证书等，证明其具备相应的专业技能。3.其他技能证书：例如烹饪等级证书、语言能力证书等，这些额外技能可能会增加其服务价值。（三）工作经历1.以往家政服务工作经历：详细记录其曾服务的雇主信息（包括姓名、联系方式、服务时长等），以及在每家工作的具体内容和职责。2.其他工作经历：如有其他行业的工作经历，也应如实记录，这有助于综合评估其工作能力和适应能力。（四）健康状况1.定期体检报告：要求家政保姆每年提供由正规医疗机构出具的健康体检报告，确保其身体健康，无传染性疾病等影响家政服务工作的健康问题。2.疫苗接种记录：记录保姆的疫苗接种情况，特别是针对一些常见传染病的疫苗接种，保障雇主家庭的健康安全。（五）工作表现记录1.雇主评价：每次服务结束后，由雇主对家政保姆的工作表现进行评价，评价内容包括工作态度、工作质量、职业素养等方面。2.内部考核记录：公司定期对家政保姆进行工作考核，考核结果记录在档案中，作为其晋升、奖励或辞退的依据。（六）奖惩记录1.奖励记录：记录家政保姆获得的公司内部奖励或客户表扬信等，激励保姆积极工作，提高服务质量。2.惩罚记录：对违反公司规定、工作失误或给雇主造成损失的保姆，记录相应的惩罚措施和原因。三、档案建立与录入（一）入职时档案建立1.家政保姆入职时，需填写详细的个人信息登记表，并提交身份证、学历证书、培训证书等相关证明材料的原件及复印件。2.公司人力资源部门负责对保姆提交的材料进行审核，确保信息真实准确。审核通过后，将相关信息录入家政保姆档案管理系统，并为其建立纸质档案。（二）信息更新与补充1.家政保姆在工作期间，如有个人信息变更（如联系方式、家庭住址等），应及时通知公司人力资源部门，以便更新档案信息。2.对于新获得的培训证书、工作经历等信息，保姆应在取得相关证明后的一周内提交给公司，人力资源部门负责及时将其补充到档案中。四、档案管理与维护（一）档案保管1.公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设施等，确保家政保姆档案的安全存放。2.纸质档案按照年份、类别进行分类存放，便于查找和管理。同时，建立纸质档案目录索引，方便快速定位所需档案。3.电子档案采用加密存储方式，存储在公司的服务器上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅家政保姆档案时，需填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人审批后，方可到档案保管室查阅。2.外部单位或个人如需查阅家政保姆档案，必须持有合法的介绍信或相关证明文件，并经公司总经理批准。查阅过程中，必须有公司档案管理人员在场监督，确保档案信息不被泄露。3.借阅档案时，借阅人需填写档案借阅登记表，注明借阅时间、归还时间等信息。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需重新办理审批手续。借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借或丢失档案。（三）档案清理与销毁1.定期对家政保姆档案进行清理，对于已离职且离职时间超过[X]年的保姆档案，经公司档案管理部门审核后，可进行销毁处理。2.档案销毁前，需填写档案销毁申请表，详细列出拟销毁档案的清单，经公司总经理批准后，由档案管理人员会同相关部门人员共同进行销毁，并在销毁记录上签字确认。3.档案销毁记录应长期保存，以备查阅。五、档案信息安全与保密（一）安全措施1.加强档案保管室的安全防范措施，安装监控设备，确保档案存放区域24小时处于监控状态。2.对档案管理系统设置严格的用户权限，只有经过授权的人员才能访问和操作档案信息。定期更换系统密码，防止密码泄露。3.对存储档案信息的服务器进行安全防护，安装防火墙、杀毒软件等，防止外部网络攻击和病毒入侵。（二）保密制度1.公司所有涉及家政保姆档案信息的工作人员，均需签订保密协议，明确保密责任和义务。2.严格限制档案信息的传播范围，除因工作需要外，禁止任何人员私自向无关人员透露家政保姆档案中的信息。3.在对外提供家政服务时，如需向雇主提供家政保姆的部分信息，必须经过保姆本人同意，并对提供的信息进行严格筛选和保密处理。六、档案制度的监督与执行（一）监督机制1.公司设立专门的档案管理监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括财务、法务等相关部门人员。监督小组定期对家政保姆档案制度的执行情况进行检查和评估。2.鼓励雇主和家政保姆对档案制度的执行情况进行监督，如发现问题可向公司监督小组或相关部门反映。（二）违规处理1.对于违反档案制度，擅自修改、删除、泄露档案信息的工作人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理措施，并依法追究其法律责任。2.对于提供虚假信息或隐瞒重要事实的家政保姆，公司有权解除与其签订的服务合同，并要求其承担相应的法律责任。七、附则（一）解释权本制度由本公司负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖