档案工作八项制度

档案工作八项制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案工作八项制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案工作的统筹协调与监督指导。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则：全面收集公司在经营管理、生产活动、科研开发等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案整理、分类、编号等工作应准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理，防止档案信息泄露。二、档案形成制度（一）文件材料形成要求1.公司各部门在工作活动中形成的文件材料，应符合国家法律法规、行业标准及公司内部规定的格式和要求。文件内容应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全。2.业务部门在办理各类业务时，应同步产生相应的文件材料，如合同、协议、报告、审批文件等，并及时进行整理和归档。（二）电子文件形成要求1.电子文件的形成应遵循国家有关电子文件管理的规定，采用规范的电子文件格式，确保文件的可读性和可利用性。2.电子文件应进行元数据采集，详细记录文件的背景信息、形成过程、版本历史等，以便于文件的管理和长期保存。3.电子文件应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。（三）特殊载体档案形成要求1.对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应在拍摄、录制过程中详细记录相关信息，包括拍摄时间、地点、人物、事件等。2.特殊载体档案应及时进行整理和归档，按照规定的格式和要求进行存储，确保档案的质量和完整性。三、档案收集制度（一）收集范围1.公司在经营管理活动中形成的各类文件材料，包括行政管理、人力资源管理、财务管理、市场营销、生产管理、技术研发等方面的档案。2.公司对外签订的合同、协议、意向书等经济类档案。3.公司的科研项目档案，包括项目立项、研究过程、成果鉴定等阶段的文件材料。4.公司的基本建设项目档案，包括项目规划、设计、施工、竣工验收等环节的文件材料。5.公司员工的个人档案，包括员工入职、培训、考核、晋升、奖惩等方面的材料。6.其他与公司业务相关的重要档案。（二）收集时间1.各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将其整理后移交至公司综合管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后的[X]个工作日内完成收集和移交工作。3.公司员工离职时，所在部门应在员工离职前[X]个工作日内，将其个人档案整理后移交至公司综合管理部门。（三）收集方式1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，并定期将收集到的档案移交至公司综合管理部门。2.公司综合管理部门可通过定期检查、专项催办等方式，督促各部门及时完成档案收集工作。3.对于零散的文件材料，公司综合管理部门可组织相关人员进行集中收集整理。四、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的保管和利用。3.便于档案的数字化处理和信息资源共享。（二）分类方法1.公司档案采用年度机构保管期限分类法进行分类。2.年度分类以文件形成年度为依据，将档案分为不同年度。3.机构分类以公司内部各部门为单元，将档案按部门进行分类。4.保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种保管期限。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的结构形式。2.全宗号：由公司综合管理部门统一编制，代表公司档案全宗。3.目录号：根据档案分类情况编制，每个一级类目对应一个目录号。4.案卷号：在每个目录内，按档案整理顺序依次编号。5.件号：在卷内文件材料中，按排列顺序依次编号。（四）装订要求1.归档文件材料应按件进行装订，去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.采用A4幅面纸张，左侧装订，装订边距为[X]毫米。五、档案保管制度（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，并有明显的标识。3.档案架应牢固、整齐，档案存放应排列有序，不得随意堆放。（三）档案清点1.公司综合管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点。2.清点内容包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等，确保档案的完整和准确。3.对清点中发现的问题，应及时进行记录和处理，并向上级领导报告。（四）档案安全管理1.严格遵守国家有关档案安全管理的法律法规，加强档案库房的安全保卫工作。2.档案库房应安装门禁系统、监控设备等，确保档案库房的安全。3.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，不得擅自将无关人员带入档案库房。4.定期对档案库房的设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。六、档案利用制度（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的，可按规定办理相关手续。2.公司员工因个人学习、研究等需要查阅、借阅本人档案的，可按规定办理相关手续。3.外单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应经公司领导批准，并按规定办理相关手续。（二）利用手续1.查阅、借阅档案应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等。2.《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》应经部门负责人或相关领导审批签字后，交公司综合管理部门办理查阅、借阅手续。3.档案管理人员应根据审批意见，为查阅、借阅人员提供相应的档案，并做好登记工作。（三）利用要求1.查阅、借阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。3.查阅、借阅期限届满后，查阅、借阅人员应及时将档案归还公司综合管理部门，并办理归还手续。（四）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制的内容、用途、数量等。2.《档案复制申请表》应经部门负责人或相关领导审批签字后，交公司综合管理部门办理复制手续。3.档案管理人员应按照审批意见进行复制，并做好登记工作。复制的档案应加盖公司档案专用章，并注明复制日期。七、档案鉴定制度（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务人员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案鉴定的规定和公司档案管理的实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定标准应包括档案的内容价值、历史意义、现实利用价值等方面的评估指标。（三）鉴定程序1.档案鉴定工作小组每年定期对公司档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作小组应逐卷逐件地对档案进行审查，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等，并经公司领导审批签字。（四）销毁处理1.经批准销毁的档案，应在档案鉴定工作小组的监督下进行销毁。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限、分布情况等。3.档案管理人员的配备、培训、考核等情况。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案工作进行统计，并填写相关统计报表。2.统计报表应真实反映档案工作的实际情况，数据准确、完整。3.统计报表应按时报送公司综合管理部门，由公司综合管理部门进行汇总分析。（三）统计分析1.公司综合管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案工作的经验和存在的问题。