士兵档案转递制度

士兵档案转递制度一、总则（一）目的为了规范士兵档案转递工作，确保士兵档案的安全、准确、及时转递，保障士兵的合法权益，依据相关法律法规和军队档案管理规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于军队内部各单位之间士兵档案的转递工作，以及军队与地方相关部门之间涉及士兵档案的转递事宜。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和军队档案管理的各项规定，确保档案转递工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，确保士兵档案在转递过程中的安全，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。3.准确及时原则：保证档案转递信息的准确性，及时办理档案转递手续，避免延误。4.责任明确原则：明确各环节的责任主体，确保档案转递工作责任落实到人。二、档案转递的条件与范围（一）士兵调动士兵因工作需要在军队内部不同单位之间调动时，其档案应随人员一并转递。（二）士兵退役士兵退出现役时，档案应按照规定及时转递至地方退役军人事务部门或其他相关接收单位。（三）士兵入学士兵考入军队院校或地方院校继续深造时，档案需转递至相应院校。（四）其他特殊情况因士兵伤病残安置、家属随军等特殊情况需要转递档案的，按照相关规定办理。三、档案转递的流程（一）转出单位1.档案整理：转出单位对士兵档案进行全面整理，核对档案材料的完整性、准确性，确保档案内容真实、规范。2.填写转递清单：按照档案管理要求，详细填写档案转递清单，注明档案编号、姓名、性别、出生日期、入伍时间、档案内容等信息，并加盖单位公章。3.密封档案：将整理好的档案材料装入专用档案袋，密封并在封口处加盖单位骑缝章。4.登记备案：对档案转递情况进行登记，记录转递时间、接收单位、转递方式等信息，建立档案转递台账。5.交接手续：将密封好的档案及转递清单及时交接给接收单位或档案转递机构，并办理交接签字手续。（二）接收单位1.审核接收：接收单位收到转递的士兵档案后，应及时进行审核，检查档案密封情况、转递清单内容等是否符合要求。如发现问题，应及时与转出单位沟通核实。2.办理入库：审核无误后，将档案办理入库手续，按照档案管理规定进行妥善保管，并更新档案管理系统中的相关信息。（三）档案转递机构1.资质审核：选择具有合法资质、信誉良好的档案转递机构承担士兵档案转递工作。对转递机构的人员资质、设备条件、管理制度等进行审核，确保其具备承担档案转递工作的能力。2.签订协议：与档案转递机构签订委托转递协议，明确双方的权利义务、转递流程、保密责任、违约责任等内容。3.监督管理：对档案转递机构的工作进行监督检查，定期了解档案转递情况，确保转递工作规范、有序进行。如发现转递机构存在违规行为，应及时责令整改，情节严重的取消其转递资格。四、档案转递的方式（一）专人送取对于距离较近、档案数量较少的情况，可安排专人送取档案。送取人员应严格遵守保密规定，确保档案安全。（二）机要通信通过军队机要通信渠道转递士兵档案，确保档案传递的安全性和保密性。机要通信部门应按照规定的程序和要求，及时、准确地将档案送达接收单位。（三）邮政特快专递（EMS）对于不涉及保密内容的档案转递，可采用邮政特快专递方式。选择具有良好信誉的邮政部门，确保档案能够安全、快速送达。在使用邮政特快专递时，应在邮件封面注明“士兵档案”字样，并填写详细的收件人信息。五、档案转递的时间要求（一）紧急情况对于涉及士兵紧急调动、伤病残安置等紧急情况需要转递档案的，应在接到通知后[X]个工作日内完成档案转递手续。（二）一般情况在士兵办理调动、退役、入学等手续时，档案转递应在规定的时间内完成。转出单位应提前与接收单位沟通协调，确保档案能够按时转递。一般情况下，档案转递应在士兵手续办理完毕后[X]个工作日内启动，[X]个工作日内送达接收单位。六、档案转递的责任追究（一）转出单位责任1.转出单位未按照规定整理、密封档案，导致档案材料缺失、损坏或信息泄露的，对直接责任人给予警告、记过等处分；情节严重的，给予降职、撤职等处分。2.转出单位未及时办理档案转递手续，延误士兵工作、退役、入学等安排的，对直接责任人给予批评教育，并责令限期改正；造成严重后果的，给予相应的纪律处分。3.转出单位在档案转递过程中弄虚作假，提供虚假档案材料的，对直接责任人给予开除处分，并依法追究法律责任。（二）接收单位责任1.接收单位未按照规定审核接收档案，导致档案存在问题未及时发现的，对直接责任人给予批评教育；造成严重后果的，给予警告、记过等处分。2.接收单位未妥善保管转递的士兵档案，导致档案丢失、损坏或信息泄露的，对直接责任人给予记过、记大过等处分；情节严重的，给予降职、撤职等处分。（三）档案转递机构责任档案转递机构违反委托转递协议，未按照规定转递档案，导致档案延误、丢失、损坏或信息泄露的，应承担相应的赔偿责任，并按照协议约定追究违约责任。情节严重的，取消其转递资质，并依法追究法律责任。（四）其他责任对于在档案转递过程中违反保密规定，泄露档案信息的人员，依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、档案转递的监督与检查（一）内部监督军队各级档案管理部门应加强对士兵档案转递工作的内部监督，定期对档案转递情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督接受上级机关、地方相关部门以及社