档案划控制度

档案划控制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案划控制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案进行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个业务环节形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应充分考虑档案利用的需求，优化档案整理和存储方式，提高档案检索和利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度和业务规范。2.负责接收、收集、整理、保管和统计本公司/组织的各类档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.开展档案利用服务工作，为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，根据需要编制档案参考资料。7.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受档案管理部门的监督和指导。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门在工作活动中形成的档案移交至档案管理部门，确保档案的齐全完整。3.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，不得泄露档案机密信息。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅、借阅申请，并按照规定办理相关手续。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，具备良好的职业道德和专业素养。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁等环节，确保档案管理工作的规范有序。3.熟练掌握档案管理业务知识和技能，熟悉档案信息化管理系统的操作，能够准确、高效地为利用者提供档案服务。4.严格遵守档案保密制度，对档案信息进行保密，防止档案信息泄露造成不良影响。5.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质，适应档案管理工作的发展需要。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件材料，如章程、协议、批复、营业执照等。2.公司/组织的发展规划、年度计划、总结、统计报表等文件材料。3.公司/组织的各类会议文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.公司/组织的业务活动文件材料，如合同、协议、订单、业务报表、客户资料等。5.公司/组织的财务管理文件材料，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司/组织的人力资源管理文件材料，如员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。7.公司/组织的行政管理文件材料，如公文、规章制度、工作流程手册、办公用品采购记录等。8.公司/组织的技术研发文件材料，如科研项目立项报告、技术方案、实验数据、专利证书等。9.公司/组织的基本建设项目文件材料，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。10.公司/组织获得的荣誉证书、奖励文件、宣传资料等文件材料。11.其他与公司/组织工作活动相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性和准确性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，载体应符合档案保管要求，如纸张应使用A4规格，电子文件应采用通用格式并确保数据的完整性。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.各部门收集的文件材料应进行初步整理，按照文件形成的时间顺序或类别进行分类，便于档案管理部门进一步整理。（三）整理方法1.档案管理部门对接收的档案进行统一整理，按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类。2.分类方法应科学合理，便于档案的保管和利用。一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等大类，每大类下再根据具体情况细分小类。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和检索。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母混合编号等方式。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，并按照分类顺序进行排列。档案目录应采用纸质和电子两种形式保存，并定期进行核对和更新。5.对档案进行装订或装盒，装订应整齐牢固，保持文件的原貌；装盒应选择合适的档案盒，确保档案的安全存放，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息6.对于电子档案，应按照电子文件管理的相关规定进行整理，确保电子文件的格式规范、元数据完整，并进行有效的存储和备份。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在规定范围内（一般为14℃24℃），相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐有序，便于查找和利用。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.对于重要的档案或珍贵的历史档案，可采用缩微、数字化等方式进行长期保存，以提高档案的保存寿命和利用效率。4.档案库房应设置不同的保管区域，分别存放不同保管期限的档案。对于超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和处理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.确定档案保管期限应根据国家有关规定和公司/组织实际情况，综合考虑档案的重要程度、历史价值、利用频率等因素。3.对于反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，可根据其重要程度确定为30年或10年保管期限。4.档案保管期限的划分应在档案整理过程中进行明确标注，并在档案目录中予以体现。（四）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、存放有序、保管安全。2.清点和检查工作一般每年进行一次，如有特殊情况可随时进行。清点和检查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、保管期限等信息是否准确，档案的保管状况是否良好，有无破损、霉变、丢失等情况。3.对清点和检查中发现的问题，应及时进行记录，并采取相应的措施进行处理。如发现档案有破损或丢失，应及时进行修复或查找；如发现档案保管期限有误，应及时进行调整。4.建立档案清点和检查记录档案，将每次清点和检查的情况详细记录下来，作为档案管理工作的重要依据。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务专家。2.档案鉴定工作小组负责对公司/组织的档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值，并提出鉴定意见和处理建议。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司/组织的实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定标准应明确档案存毁价值的判断依据，包括档案的内容重要性、历史价值、现实利用价值、保管状况等因素。3.对于具有重要历史意义、反映公司/组织核心业务、涉及公司/组织机密等档案，应予以重点保护，一般不得销毁；对于已失去保存价值、重复无用、保管条件恶劣且无法修复等档案，可考虑予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对达到保管期限的档案进行清理，列出拟鉴定档案清单，并提供档案的基本信息和保管情况说明。2.档案鉴定工作小组根据档案鉴定标准，对拟鉴定档案进行逐一审查，提出鉴定意见。鉴定意见应明确档案是否具有保存价值，如需销毁，应注明销毁原因和处理方式。3.档案鉴定工作小组对鉴定意见进行集体讨论，形成最终的鉴定结论。鉴定结论应经档案管理部门负责人审核后报公司/组织主管领导审批。4.经批准销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。销毁清单应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交公司/组织财务部门备案。（四）销毁实施1.档案销毁工作应在指定的场所进行，由档案管理部门会同公司/组织相关部门共同实施。2.销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息彻底销毁，如采用焚烧、粉碎等方式。严禁将档案出售或赠送他人。3.销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在销毁清单上签字确认。销毁工作完成后，监销人员应将销毁情况报告档案管理部门负责人。4.档案管理部门应及时将已销毁档案的相关信息从档案目录和档案管理系统中删除，并对档案销毁记录进行整理归档，长期保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外部单位因工作需要，经公司/组织批准，可查阅、借阅与本公司/组织业务相关的档案。查阅、借阅档案应按照规定办理相关手续，并严格遵守保密制度。（二）利用手续1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅档案的名称、编号、用途、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.档案管理部门收到申请表后，对申请内容进行审核，符合规定的予以办理查阅或借阅手续。查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，应明确借阅期限，并要求借阅人出具借条。3.外部单位查阅、借阅档案，应提交查阅、借阅申请函，说明查阅或借阅档案的目的、范围、期限等信息，并经公司/组织主管领导批准。档案管理部门根据批准意见，与外部单位签订《档案查阅、借阅协议》，明确双方的权利和义务，办理查阅或借阅手续。4.查阅、借阅档案的人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改档案内容、标注、损毁档案，不得将档案转借他人。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人姓名、所在部门、档案名称、编号、用途、查阅期限、归还日期等信息。2.档案利用登记记录应采用纸质和电子两种形式保存，便于查询和统计。档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。（四）档案信息的开发与利用1.档案管理部门应根据公司/组织工作需要，积极开展档案信息的开发与利用工作，编制档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题汇编等，为公司/组织决策、管理和业务活动提供支持。2.利用现代信息技术手段，对档案信息进行深度挖掘和分析，为公司/组织提供有价值的信息服务和决策建议。3.加强与公司/组织内部各部门的沟通与协作，及时了解档案利用需求，不断优化档案信息开发与利用工作，提高档案的利用价值。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息资源的共享，为公司/组织各部门及员工提供便捷的档案查询和利用服务，促进公司/组织业务的协同发展。3.确保档案信息化管理系统的安全稳定运行，保障档案信息的安全保密，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化管理系统建设1.选择适合公司/组织档案管理需求的信息化管理系统软件，确保系统具备档案收集、整理、存储、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，并能够与公司/组织其他业务系统进行有效对接。2.按照档案信息化管理系统建设的要求，对档案进行数字化处理，包括档案扫描、图像处理、数据录入等工作。数字化档案应保证图像清晰、数据准确，符合档案管理的相关标准和规范。3.在档案信息化管理系统中建立档案数据库，对档案的基本信息、元数据、全文信息等进行分类存储和管理。档案数据库应定期进行备份，确保数据的安全可靠。4.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理机制，对不同用户赋予不同的操作权限，防止未经授权的访问和操作。采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，保障档案信息的网络安全和数据安全。（三）信息化管理系统应用与维护1.组织公司/组织员工进行档案信息化管理系统的培训，使其熟悉系统的操作流程和功能使用