民生档案收集制度

民生档案收集制度一、总则（一）目的民生档案作为记录社会民生领域各项活动和事实的重要载体，对于保障公民权益、推动社会发展、维护社会稳定具有不可替代的作用。为了加强民生档案的收集工作，确保档案的完整性、准确性和系统性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的各类民生档案收集工作，包括但不限于社会保障、医疗卫生、教育文化、住房保障、就业创业等领域相关档案的收集。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保民生档案收集工作合法合规。2.真实完整原则如实收集反映民生领域实际情况的各类文件、资料，保证档案内容的真实性和完整性，不得遗漏重要信息。3.及时准确原则在民生活动发生或完成后，及时进行档案收集，确保档案信息的时效性，并准确记录相关内容。4.分类管理原则按照民生档案所涉及的不同领域和类别，进行科学合理的分类收集，便于后续的整理、保管和利用。二、收集范围（一）社会保障档案1.社会保险参保档案包括参保人员的基本信息登记表、参保缴费记录、待遇领取记录、关系转移接续材料等。2.社会救助档案如城乡低保档案、特困人员供养档案、临时救助档案等，涵盖申请审批表、家庭经济状况核查材料、救助资金发放记录等。3.优抚安置档案包含各类优抚对象的抚恤补助档案、退役士兵安置档案等，涉及审批表、证明材料、安置协议等。（二）医疗卫生档案1.医疗服务档案患者的门诊病历、住院病历、检查检验报告、医疗费用清单等。2.公共卫生档案预防接种档案、居民健康档案、传染病防控档案等，记录了个人的健康状况和公共卫生服务情况。3.卫生监督档案医疗机构执业许可档案、卫生行政处罚档案、公共场所卫生监督档案等。（三）教育文化档案1.教育招生档案学校招生计划、招生简章、考生报名信息、录取通知书存根等。2.学生学籍档案学生的入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业证明等。3.文化活动档案各类文化演出、展览、讲座等活动的策划方案、组织实施记录、活动照片和视频等。（四）住房保障档案1.保障性住房档案申请家庭的住房情况证明、收入财产证明、租赁合同、租金补贴发放记录等。2.房屋征收与补偿档案征收项目的批准文件、征收补偿协议、房屋权属证明、补偿资金发放记录等。（五）就业创业档案1.就业登记档案劳动者的就业失业登记证、就业协议、劳动合同等。2.创业扶持档案创业项目申报材料、创业补贴发放记录、创业培训档案等。三、收集职责分工（一）档案管理部门1.负责制定民生档案收集工作的总体计划和方案，明确收集工作的流程、标准和要求。2.指导和监督各业务部门的档案收集工作，定期对收集情况进行检查和评估。3.负责接收和整理各业务部门移交的民生档案，进行统一保管和利用。（二）业务部门1.按照档案管理部门的要求，负责本部门业务范围内民生档案的收集、整理和初步审核工作。2.明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。3.配合档案管理部门做好档案的移交和后续管理工作，提供必要的协助和支持。（三）相关人员1.直接参与民生活动的工作人员，如医护人员、教师、社区工作者等，负责在工作过程中及时形成和收集相关档案资料，并按照规定进行整理和归档。2.涉及民生档案收集的其他人员，如档案信息录入人员、档案整理辅助人员等，应按照各自职责做好相关工作。四、收集流程（一）档案形成1.各业务部门和相关人员在开展民生业务活动过程中，应按照档案管理的要求，及时填写各类文件、表格、记录等，确保档案内容真实、准确、完整。2.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行存储，并确保其可读性和可追溯性。（二）整理分类1.业务部门收集到的民生档案资料，应按照预先确定的分类标准进行初步整理，区分不同类别和年度。2.对每份档案进行编号，编制档案目录，注明档案的名称、日期、来源、保管期限等信息。（三）审核把关1.业务部门负责人对整理后的档案进行审核，检查档案内容是否齐全、准确，手续是否完备，确保档案质量符合要求。2.对于重要的民生档案，可组织相关人员进行会审，确保档案信息的真实性和可靠性。（四）移交归档1.经审核无误的民生档案，业务部门应及时移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案后，进行再次审核和登记，并按照档案保管要求进行妥善存放。五、收集方法（一）主动收集1.档案管理部门定期向各业务部门发布民生档案收集通知，明确收集的范围、时间和要求。2.业务部门根据通知要求，主动开展档案收集工作，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。（二）定期催交1.档案管理部门对各业务部门的档案收集情况进行跟踪，对于未按时移交档案的部门，及时进行催交。2.建立催交记录，详细记录催交的时间、对象、内容和结果，确保催交工作的有效性。（三）专项收集1.针对特定的民生项目或活动，档案管理部门与业务部门联合开展专项档案收集工作。2.明确专项收集的目标、任务和责任人，确保专项档案的全面、准确收集。（四）日常收集1.相关工作人员在日常工作中，随时注意收集与民生业务相关的各类文件、资料，及时整理归档。2.加强对日常收集工作的监督和检查，确保档案收集工作的常态化。六、收集时间要求（一）定期收集1.对于常规性的民生档案，如年度社会保险参保档案、学生学籍档案等，应在每年规定的时间内完成收集工作。2.具体收集时间由档案管理部门根据实际情况确定，并提前通知各业务部门。（二）即时收集1.对于民生活动中形成的重要档案，如重大疾病救治档案、突发事件应急处理档案等，应在活动结束后即时进行收集。2.相关工作人员应在规定时间内将档案整理好并移交至档案管理部门，确保档案信息的及时性。七、档案整理（一）分类标准1.按照民生档案的不同领域和类别，采用一级分类和二级分类相结合的方式进行整理。2.例如，社会保障档案可分为社会保险、社会救助、优抚安置等一级类目，每个一级类目下再根据具体内容设置二级类目。（二）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.采用数字编码的方式进行编号，如“社会保障社会保险202301001”，其中“社会保障”为一级类目代码，“社会保险”为二级类目代码，“2023”为年度，“01”为月份，“001”为该月份内档案的流水号。（三）装订要求1.纸质档案应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。2.装订时应去除金属物，采用线装或胶装的方式，避免使用订书钉等易生锈或损坏的装订材料。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册，便于查询和管理。八、档案保管（一）保管场所1.设立专门的民生档案保管库房，确保库房安全、整洁、通风良好。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，保证档案的安全保管。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案盒、防虫药品、温湿度计等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）保管期限1.根据民生档案的重要程度和利用价值，确定不同档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期，具体划分标准按照国家有关规定执行。（四）定期盘点1.档案管理部门定期对民生档案进行盘点，核对档案数量、质量和保管情况。2.建立盘点记录，对发现的问题及时进行处理，确保档案的完整和安全。九、档案利用（一）利用范围1.民生档案主要用于为公民提供权益保障、政策咨询、业务办理等服务。2.同时，也可作为研究社会民生问题、制定政策法规的参考依据。（二）利用方式1.公民可根据需要，凭有效身份证件到档案管理部门查阅、复印相关民生档案。2.对于涉及个人隐私或敏感信息的档案，应按照规定进行严格的审批和管理。3.档案管理部门可根据业务部门的需求，提供档案资料的借阅服务，并做好借阅登记和跟踪管理。（三）利用审批1.公民查阅、复印民生档案，应填写申请表，说明利用目的和范围。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以批准，并按照要求提供档案利用服务。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，详细记录利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。2.利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。十、档案安全与保密（一）安全管理1.加强民生档案保管库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.安装监控设备，对库房进行实时监控，确保档案安全。3.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。（二）保密措施1.对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的民生档案，严格实行保密制度。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案利用过程中，严格控制查阅范围，防止信息泄露。十一、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各业务部门的民生档案收集、整理、保管和利用情况进行监督检查。2.建立内部监督考核机制，对工作表现突出的部门和个人进行表