政协档案制度

政协档案制度一、总则（一）目的政协档案是政协履行职能活动的真实记录，是政协组织和委员工作成果的重要体现。为加强政协档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为政协工作和社会发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政协机关各部门、各专门委员会以及全体政协委员在履行职能过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则政协档案由政协机关办公室集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映政协履行职能的各项活动，保证档案内容的真实可靠。3.完整性原则全面收集、整理政协工作中形成的各类档案，确保档案的完整无缺。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门政协机关办公室设立档案管理科，负责政协档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导各部门、各专门委员会的档案工作。3.对档案进行分类、编目、数字化处理，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，确保档案的安全。5.按照规定向有关部门移交档案，提供档案利用服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.政协全体会议、常委会议、主席会议等重要会议的文件、资料、记录。2.政协各专门委员会开展调研、视察、提案办理等工作形成的文件、报告、记录。3.政协委员的提案、建议、发言材料、调研报告等。4.政协与其他单位、组织的往来文件、函件、协议等。5.政协机关的工作计划、总结、统计报表、人事档案等。6.反映政协历史沿革、重要活动、重大事件的照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门、各专门委员会应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，整理规范，移交档案管理科。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署手续完备。3.对于重要的档案材料，应同时收集电子文档，确保档案信息的备份和利用。（三）整理方法1.分类根据档案的形成来源、时间、内容等因素，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、实物档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，建立档案编号体系，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.其他类别档案应在相关工作结束后及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集到的档案材料进行审核，确保档案材料符合归档要求。2.将审核后的档案材料按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）上注明档案编号、题名、日期等信息。3.将档案盒（袋）放入档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、年度等信息。（三）保管期限1.永久保管反映政协重大历史事件、重要决策、重要活动等具有长远保存价值的档案。2.定期保管定期保管期限分为30年、10年。30年保管反映政协一般工作活动、具有一定历史价值的档案。10年保管在较短时间内需要查考利用的档案。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立健全档案库房管理制度，严格控制档案库房的人员进出，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行检查和维护。5.对声像档案、实物档案等特殊载体档案，应采取相应的保管措施，确保档案的质量和安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.政协机关工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理科查阅。2.政协委员查阅本人提案、建议等相关档案，应填写《档案查阅申请表》，经政协办公室负责人批准后，到档案管理科查阅。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅政协档案，应持单位介绍信或个人有效证件，填写《档案查阅申请表》，经政协办公室负责人批准后，到档案管理科查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、内容等信息，并签字确认。2.所在部门负责人或政协办公室负责人对查阅申请进行审核，签署意见。3.档案管理人员根据批准的查阅申请，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。5.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（三）利用方式1.提供档案原件查阅。2.根据查阅人的需求，提供档案复印件或电子文档。3.对档案内容进行摘录、整理，为查阅人提供相关资料。（四）利用登记档案管理人员应对档案的查阅和利用情况进行详细登记，包括查阅人姓名、单位、查阅日期、查阅档案名称、利用方式等信息，以便统计和分析档案的利用情况。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合政协档案的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由政协办公室负责人、档案管理人员以及相关业务部门人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.参考档案的保管期限，对到期档案进行重点审查。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和公正性。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成档案销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经政协办公室负责人审核批准后，报上级主管部门备案。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应对档案销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底。4.档案销毁后，档案管理人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应真实、准确、完整，及时报送政协办公室负责人和上