档案工作制度化

档案工作制度化一、总则（一）目的为加强公司/组织档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的系统性和协调性。2.真实完整原则档案的形成和管理应遵循真实性、完整性原则，如实反映公司/组织各项工作的实际情况，保证档案内容的原始性和全面性。3.科学规范原则运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、编目、存储等管理工作，确保档案管理符合行业标准和规范要求。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（四）档案定义本制度所称档案，是指公司/组织在各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司/组织各类档案，对档案进行分类、整理、编目、存储、保管等日常管理工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对档案管理人员进行业务培训。4.负责档案信息的开发利用，为公司/组织各项工作提供档案查询、借阅等服务。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。（二）档案管理人员1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的日常保管工作，维护档案的实体安全，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。4.按照规定办理档案的借阅、查阅手续，做好档案利用登记工作，及时收回借出的档案。5.协助档案管理部门开展档案信息开发利用工作，提供相关档案资料。（三）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案管理部门的业务指导和监督。2.按照档案管理要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.在工作中积极配合档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的协助和支持。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.公司/组织内各部门及员工在工作活动中应及时形成各类文件材料，确保文件内容真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，禁止使用易褪色、易变质的材料。3.电子文件应按照相关标准进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性，并定期进行备份。（二）档案收集范围1.行政管理类档案：包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、通知与通报、人事档案、印章管理文件等。2.业务管理类档案：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、采购管理、销售管理等业务活动中形成的各类合同、协议、订单、报表、统计数据、分析报告等。3.项目管理类档案：针对公司/组织的各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收文件等。4.技术研发类档案：涉及产品研发、工艺改进、技术创新等方面的技术文件、图纸、实验报告、专利文件等。5.基本建设类档案：包括公司/组织新建、改建、扩建项目的规划设计文件、工程预算、施工图纸、竣工验收文件等。6.设备仪器类档案：有关设备仪器的购置合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养记录、报废处理文件等。7.声像档案：包括公司/组织重大活动、会议、项目建设等过程中形成的照片、录音、录像等资料。8.会计档案：按照国家有关会计档案管理规定，收集整理公司/组织的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料。（三）档案收集流程1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的文件材料进行收集、整理，确保文件材料齐全、完整。2.在文件材料形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案移交至档案管理部门，并填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行核对，如发现档案不齐全或不符合要求，应及时通知移交部门补充完善。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构（问题）保管期限分类法。年度：按照文件形成的年度进行分类，年度划分以公历年度为准。机构（问题）：根据公司/组织内部的机构设置或业务职能，将档案分为若干类别，如行政管理类、业务管理类、项目管理类等。保管期限：根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史意义和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案。2.具体分类如下：行政管理类档案综合管理：按年度保管期限分类，包括公司/组织综合性文件、领导讲话、大事记等。人事管理：按年度保管期限分类，涵盖员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、工资福利等方面的文件。财务管理：按年度保管期限分类，涉及财务预算、决算、审计、资金管理等文件。行政管理：按年度保管期限分类，包括办公行政、后勤保障、安全保卫等方面的文件。业务管理类档案市场营销：按年度机构（问题）保管期限分类，包含市场调研、营销策划、客户管理等文件。生产管理：按年度机构（问题）保管期限分类，涉及生产计划、生产调度、质量管理等文件。质量管理：按年度机构（问题）保管期限分类，包括质量标准、质量控制、质量检验等文件。财务管理：按年度机构（问题）保管期限分类，涵盖财务核算、成本管理、资金运作等文件。采购管理：按年度机构（问题）保管期限分类，涉及采购计划、供应商管理、采购合同等文件。销售管理：按年度机构（问题）保管期限分类，包括销售合同、销售统计、客户服务等文件。项目管理类档案项目前期：按年度项目名称保管期限分类，包括项目立项申请、可行性研究报告、项目评估文件等。项目实施：按年度项目名称保管期限分类，涵盖项目计划、项目进度报告、项目变更文件等。项目验收：按年度项目名称保管期限分类，涉及项目验收报告、项目总结等文件。技术研发类档案产品研发：按年度产品名称保管期限分类，包括产品设计方案、技术图纸、实验报告等。工艺改进：按年度工艺名称保管期限分类，涉及工艺流程图、工艺操作规程、工艺改进记录等。技术创新：按年度创新项目名称保管期限分类，包括创新成果报告、专利申请文件等。基本建设类档案项目规划：按年度项目名称保管期限分类，涵盖项目可行性研究报告、项目规划设计文件等。项目设计：按年度项目名称保管期限分类，包括初步设计、施工图设计等文件。项目施工：按年度项目名称保管期限分类，涉及工程预算、施工组织设计、工程变更记录等。项目竣工：按年度项目名称保管期限分类，包括竣工验收报告、工程决算等文件。设备仪器类档案设备购置：按年度设备名称保管期限分类，包括设备购置合同、设备选型报告等。设备安装：按年度设备名称保管期限分类，涉及设备安装调试记录、设备验收文件等。设备使用：按年度设备名称保管期限分类，涵盖设备操作规程、设备维护保养记录、设备运行记录等。设备报废：按年度设备名称保管期限分类，包括设备报废申请、设备报废鉴定文件等。声像档案照片档案：按年度主题保管期限分类，包括公司/组织重大活动、会议、项目建设等照片。录音档案：按年度主题保管期限分类，涉及重要会议、讲座、访谈等录音资料。录像档案：按年度主题保管期限分类，包括公司/组织重大活动、项目建设、产品宣传等录像资料。会计档案会计凭证：按年度保管期限分类，包括原始凭证、记账凭证等。会计账簿：按年度保管期限分类，涵盖总账、明细账、日记账等。财务报告：按年度保管期限分类，包括年度财务报表、中期财务报表等。（三）整理步骤1.区分全宗：将公司/组织形成的档案作为一个全宗进行管理，明确全宗的范围和界限。2.分类编号：按照上述分类方法，对档案进行分类，并为每一类档案编制唯一的分类编号。3.装订编目：对纸质档案进行装订，去除金属物，编写页号；同时，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息，然后按照分类顺序上架存放。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，防止数据丢失或损坏。5.严格遵守档案保密规定，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房，不得查阅、摘抄、复制、传播档案内容。（三）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。3.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。4.对已失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经公司/组织领导批准后，予以销毁。5.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁情况记录存档。六、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，确保档案信息的正确使用和安全。2.严格按照档案利用规定办理借阅、查阅手续，不得擅自扩大利用范围。（二）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理利用手续。2.外部单位因工作需要查阅、借阅公司/组织档案，应出具单位介绍信，并填写档案利用申请表，经公司/组织领导审批后，由档案管理部门按照规定提供利用服务。（三）利用手续1.查阅档案：查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。2.借阅档案：借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续，但最长不