档案转职人员制度

档案转职人员制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案转职人员的管理，确保档案的准确、完整和安全流转，保障公司/组织的正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及档案转职的所有人员及相关部门。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保档案转职工作合法合规。2.准确性原则：档案信息应准确无误，如实反映相关人员的工作经历、业绩等情况。3.保密性原则：对档案内容予以严格保密，防止信息泄露。4.及时性原则：档案转职工作应及时、高效进行，避免延误。二、档案转职人员定义及范围（一）定义档案转职人员是指在公司/组织内部因工作调动、岗位变动、离职等原因，需要对其个人档案进行转移、交接等操作的人员。（二）范围1.公司/组织内部不同部门之间调动的员工。2.晋升、降职、轮岗等岗位变动的员工。3.辞职、辞退、退休等离职的员工。三、档案内容及要求（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式等，确保信息准确无误。（二）工作经历详细记录入职时间、离职时间、工作岗位、工作职责、工作业绩等，工作经历应连贯、清晰。（三）培训记录参加各类培训的时间、内容、培训单位等信息，以体现员工的知识技能提升情况。（四）考核评价历年的绩效考核结果、奖惩情况等，反映员工的工作表现。（五）其他相关材料如学历证书、职业资格证书、荣誉证书等复印件，以及其他与员工工作相关的重要资料。（六）档案内容要求1.档案材料应真实可靠，严禁伪造、篡改。2.材料应完整齐全，如有缺失应及时补充。3.档案应分类清晰，便于查阅和管理。四、档案转职流程（一）转职申请1.员工因工作调动、岗位变动等原因需要档案转职时，应向原所在部门提交书面申请，说明转职原因、拟转入部门等信息。2.原所在部门负责人对申请进行审核，确认是否符合转职条件，审核通过后签字盖章。（二）档案整理1.原所在部门档案管理人员收到转职申请后，对员工档案进行整理。2.核对档案内容的准确性和完整性，对缺失或不符合要求的材料进行补充或修正。3.将档案材料按照规定的顺序进行装订，确保整齐规范。（三）档案交接1.原所在部门档案管理人员与拟转入部门档案管理人员进行档案交接。2.填写档案交接清单，详细记录档案名称、数量、交接时间等信息，双方签字确认。3.交接过程中如有疑问或问题，应及时沟通解决。（四）档案接收1.拟转入部门档案管理人员收到交接的档案后，进行认真核对。2.如发现档案内容与交接清单不符或存在问题，应及时与原所在部门联系核实。3.将接收的档案妥善保管，并更新档案管理系统中的相关信息。（五）特殊情况处理1.对于离职员工的档案转职，应按照公司/组织的离职流程进行办理。2.在离职手续办理完毕后，档案管理人员及时将档案进行封存，并按照规定的期限进行保管。3.如遇员工档案丢失、损坏等特殊情况，应立即启动应急预案，采取措施进行补救，并追究相关责任人的责任。五、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案转职人员制度，并监督执行。2.指导和培训各部门档案管理人员的档案转职工作。3.定期对档案转职情况进行检查和评估，发现问题及时整改。4.负责公司/组织档案的集中保管和维护，确保档案安全。（二）部门档案管理人员职责1.负责本部门员工档案的日常管理，包括收集、整理、归档等工作。2.按照档案转职流程，及时办理本部门员工的档案转职手续。3.在档案转职过程中，负责与其他部门档案管理人员进行沟通协调，确保档案顺利交接。4.对本部门员工档案的保密性负责，防止档案信息泄露。（三）员工职责1.配合公司/组织做好个人档案的管理工作，如实提供相关信息和材料。2.在档案转职过程中，按照要求及时办理相关手续，确保档案顺利转移。3.对个人档案的准确性和完整性负责，如有变动应及时通知档案管理人员进行更新。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密。2.未经授权，任何人不得查阅、复制、传播档案信息。3.在档案交接、查阅等过程中，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.档案存放场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。3.对电子档案应进行备份，并采取加密等安全措施，防止数据丢失或损坏。（三）违规处理1.对于违反档案保密与安全规定的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。2.如因违规行为导致档案信息泄露、丢失等后果，将依法追究相关责任人的法律责任。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅档案。3.档案管理人员应严格按照审批的查阅范围提供档案，不得擅自扩大查阅内容。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完整无损。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应建立查阅与借阅记录台账，详细记录查阅与借阅的时间、人员、内容、期限等信息。2.查阅与借阅记录台账应妥善保管，以备查询和审计。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化流转。2.通过信息化手段提高档案管理工作的效率和准确性，方便档案的查阅和利用。（二）系统功能要求1.档案录入功能：能够准确录入档案的各项信息，包括基本信息、工作经历、培训记录等。2.档案查询功能：可以根据不同的条件快速查询档案信息，如姓名、部门、入职时间等。3.档案流转功能：实现档案在不同部门之间的电子化流转，记录流转过程和审批情况。4.权限管理功能：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。5.统计分析功能：对档案数据进行统计分析，为公司/组织的人力资源管理提供决策支持。（三）数据维护与更新1.档案管理人员应定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和及时性。2.当员工档案发生变动时，如工作调动、岗位晋升等，应及时在系统中进行相应的修改。九、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案转职人员制度的执行情况进行检查。2.监督小组通过查阅档案、检查工作记录、听取汇报等方式，对档案管理部门和各部门档案管理人员的工作进行监督。3.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构对公司/组织的档案管理工作进行审计，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准。2.审计机构对档案转职人员制度的执行情况、档案内容的真实性和完整性、档案安全保密等方面进行全面审计，并出具审计报告。（三）违规处理与整改1.对于监督检查中发现的违规行为，按照本制