小学档案借阅制度

小学档案借阅制度一、总则（一）目的为了加强小学档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在学校教育教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体教职工、学生以及因工作需要查阅本校档案的校外单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.坚持档案借阅的必要性和合理性原则，凡因工作需要借阅档案的，应按照规定程序办理借阅手续。3.确保档案的安全与完整，在借阅过程中，不得损坏、丢失、涂改、伪造档案。4.提高档案利用效率，在保证档案安全的前提下，为借阅者提供便利，及时满足其查阅需求。二、档案管理部门职责（一）档案管理机构设置学校设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员，负责学校档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、分类、整理、编目、装订、上架等。2.建立健全档案管理制度，严格执行档案借阅登记、归还等手续，确保档案借阅工作规范有序。3.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。4.为借阅者提供档案查阅服务，协助查阅人员查找所需档案，并对查阅过程进行监督。5.对档案利用情况进行统计分析，及时向学校领导汇报档案利用效果，为学校决策提供参考依据。三、档案借阅范围（一）教职工借阅范围1.与本人工作相关的教学、科研、管理等方面的档案资料，如个人教学计划、教案、科研成果、工作文件等。2.为开展教学研究、撰写论文、总结经验等需要查阅的学校档案资料。3.经学校领导批准查阅的其他档案资料。（二）学生借阅范围1.与本人学习相关的学籍档案，如入学登记表、成绩单、奖惩记录等。2.为参加学校组织的各类活动、竞赛等需要查阅的相关档案资料。3.经班主任或任课教师同意查阅的其他档案资料。（三）校外单位或个人借阅范围1.因工作需要查阅本校相关档案资料，如教育行政部门、兄弟学校等。2.司法机关、纪检监察部门等依法查阅本校档案资料。3.其他经学校领导批准同意查阅的档案资料。四、档案借阅程序（一）校内借阅程序1.借阅申请教职工因工作需要借阅档案的，应填写《小学档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等，并提交所在部门负责人签字同意。学生因学习需要借阅档案的，应填写《小学档案借阅申请表》，经班主任或任课教师签字同意后，提交档案管理室。2.审核批准档案管理室收到借阅申请表后，对申请内容进行审核。对于符合借阅条件的申请，由档案管理人员报档案管理部门负责人批准。3.借阅登记经批准后，档案管理人员按照申请表内容进行借阅登记，记录借阅者姓名、部门、借阅档案名称、数量、借阅日期、归还日期等信息，并向借阅者发放档案。4.档案归还借阅者应在规定的借阅期限内归还档案。归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅者承担相应责任。档案管理人员在确认档案完好无损后，办理归还手续，在借阅登记表上注明归还日期，并将档案归还原位。（二）校外借阅程序1.借阅申请校外单位或个人因工作需要查阅本校档案资料的，应提前向学校提交《小学档案查阅申请表》，注明查阅单位或个人名称、联系方式、查阅档案的名称、数量、用途、查阅日期等，并加盖单位公章或个人签字。2.审核批准学校收到查阅申请表后，由档案管理部门负责人对申请内容进行审核，并报学校领导批准。3.查阅预约经批准后，档案管理室与查阅单位或个人协商查阅时间，并提前做好准备工作。查阅时，档案管理人员应在场监督，确保查阅过程规范有序。4.查阅登记查阅人员查阅档案时，档案管理人员应按照规定进行查阅登记，记录查阅人员姓名、单位、查阅档案名称、数量、查阅日期等信息。查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，如有特殊需要，应经档案管理部门负责人批准。5.查阅归还查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理室。档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，办理归还手续，在查阅登记表上注明归还日期。五、档案借阅期限（一）校内借阅期限1.一般档案资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理室提出申请，经批准后方可延长。2.重要档案资料的借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（二）校外借阅期限校外单位或个人查阅本校档案资料的借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前向学校提出申请，经批准后方可延长。六、档案借阅注意事项（一）借阅人员责任1.借阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、折叠、裁剪等，不得擅自抽取、撤换档案材料。2.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人或带回家中，如因特殊情况确需带回家中查阅的，应经档案管理部门负责人批准，并采取必要的安全保护措施。3.借阅人员应严格遵守档案借阅期限，按时归还档案。如因特殊原因不能按时归还的，应提前办理续借手续。4.借阅人员在查阅档案过程中，如发现档案内容涉及国家机密、商业秘密或个人隐私等，应严格遵守保密规定，不得泄露。（二）档案管理人员责任1.档案管理人员应严格按照档案借阅制度办理借阅手续，认真审核借阅申请，确保借阅人员身份合法、借阅目的正当。2.档案管理人员应根据借阅申请，及时准确地提供档案资料，并对借阅过程进行监督，确保档案安全。3.档案管理人员应定期对档案借阅情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。4.档案管理人员应做好档案借阅登记和归还工作，确保档案借阅记录完整、准确。七、档案保密规定（一）保密范围本校档案中涉及国家机密、商业秘密、个人隐私以及学校内部不宜公开披露的数据、信息、文件等均属于保密范围。（二）保密措施1.档案管理室应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。在档案整理、保管、利用过程中采取必要的保密措施，如对涉及保密内容的档案进行单独存放、加密处理等。3.借阅人员在查阅档案过程中，如发现档案内容涉及保密信息，应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露。如需复印、摘抄保密档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.学校应加强对教职工和学生的保密教育，提高保密意识，防止因人员疏忽导致保密信息泄露。八、档案利用统计与分析（一）统计内容档案管理室应定期对档案利用情况进行统计，统计内容包括档案借阅人次、借阅档案数量、借阅目的、借阅期限等。（二）分析方法档案管理人员应运用统计分析方法，对档案利用情况进行分析，如分析不同部门、不同时间段的档案利用需求，评估档案利用效果等。通过分析，发现档案管理工作中存在的问题，及时调整档案管理策略，提高档案利用效率。（三）结果反馈档案管理室应定期向学校领导汇报档案利用统计与分析结果，为学校决策提供参考依据。同时，根据分析结果，制定改进措施，不断完善档案管理工作。九、监督与检查（一）监督检查机构学校设立档案管理监督检查小组，由学校领导、档案管理部门负责人、相关职能部门负责人等组成，负责对学校档案借阅制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案借阅制度的执行情况，包括借阅手续是否齐全、借阅期限是否符合规定、档案归还是否及时等。2.档案管理人员的工作情况，包括档案管理是否规范、服务是否热情周到等。3.档案的安全保管情况，包括档案库房设施是否完好、档案是否存在损坏丢失等情况。（三）检查方式1.定期检查档案管理监督检查小组定期对学校档案借阅制度的执行情况进行检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查档案管理监督检查小组不定期对档案借阅情况进行抽查，及时发现问题并督促整改。（四）违规处理对于违反档案借阅制度的行为，学校