档案存放制度办法

档案存放制度办法一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案存放制度办法。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项工作活动，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则：档案管理应便于公司/组织内部各部门及员工查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和完善档案存放制度办法及相关操作规程。2.档案收集与整理：负责接收、收集公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行整理、编目和装订。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，确保档案的安全存放。对档案进行定期检查和维护，及时发现并处理档案保管中存在的问题。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，分析档案管理工作的成效和存在的问题，为档案管理决策提供依据。6.档案利用服务：为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，根据规定办理档案利用手续，确保档案利用的规范和安全。7.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.档案业务指导：对公司/组织各部门的档案工作进行业务指导，督促各部门做好档案的收集、整理和保管工作。三、档案分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类规章制度、会议记录、工作计划与总结、行政公文、人事档案、印章管理等方面的档案。2.财务审计类：涵盖财务预算、决算、会计凭证、账簿、审计报告、财务报表等财务和审计方面的档案。3.业务经营类：涉及公司/组织的市场营销、生产管理、质量管理、供应链管理、客户关系管理等业务活动形成的数据、合同、协议、报告等档案。4.技术研发类：包含公司/组织的科研项目立项、研究报告、技术方案、产品设计图纸、专利申请等技术研发方面的档案。5.基本建设类：有关公司/组织基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等档案。6.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、工会工作、共青团工作等方面的档案。（二）档案编号1.为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用层次分类编号法，由大类代码、中类代码、小类代码和案卷顺序号组成。2.大类代码用大写字母表示，如行政管理类为“A”，财务审计类为“B”，业务经营类为“C”，技术研发类为“D”，基本建设类为“E”，党群工作类为“F”。3.中类代码和小类代码根据大类下的具体分类设置，用两位数字表示。例如，行政管理类中的人事档案为“A02”，行政公文为“A03”。4.案卷顺序号为每一案卷的流水号，用四位数字表示。5.档案编号示例：“A02010001”表示行政管理类人事档案中的第一卷。四、档案收集与归档（一）收集范围公司/组织各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，包括但不限于以下内容：1.纸质文件：各类公文、报告、通知、函件、会议记录、工作计划、总结、报表、合同、协议、证书、执照等。2.电子文件：以电子形式存在的文档、表格、图表、数据、邮件等，应确保其原始性、完整性和可读性。3.声像资料：照片、录音带、录像带、光盘等记录公司/组织重要活动、工作场景、产品形象等的声像资料。4.实物档案：公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等实物。（二）收集要求1.及时性：各部门应在文件材料形成后及时收集，确保档案的完整性和时效性。2.准确性：收集的档案应内容真实、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.完整性：按照档案管理部门规定的收集范围，全面收集各类档案，不得遗漏重要文件材料。（三）归档程序1.各部门档案管理人员对收集到的档案进行初步整理，按照档案分类标准进行分类、排序、编目。2.将整理好的档案定期移交至公司/组织档案管理部门。移交时，填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门对接收的档案进行复查，对不符合要求的档案退回原部门进行补充或修正。五、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律：按照档案的形成时间、来源、内容等特征进行整理，保持档案之间的有机联系。2.便于保管和利用：整理后的档案应便于存放、查找和借阅，提高档案管理工作效率。（二）整理方法1.纸质档案整理分类：按照档案分类标准，将档案分为不同的类别。装订：对纸张规格不一致、破损的档案进行修整和装订，确保档案整齐、牢固。编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等信息。装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档号、案卷题名等信息。2.电子档案整理分类：按照电子档案的类别进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。命名：电子文件的命名应遵循规范，体现文件的主题、时间、作者等关键信息，便于查找和识别。元数据著录：对电子档案的元数据进行著录，包括文件题名、日期、格式、来源等信息，以便更好地管理和利用电子档案。六、档案保管（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防磁柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、吸尘器等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放方式1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，同一类别的档案应集中存放于同一区域。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于档案的鉴定和销毁。3.档案应排列有序，便于查找和利用。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：保管期限为16年至50年的档案。短期保管：保管期限为15年以下的档案。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司/组织实际情况，由档案管理部门会同相关业务部门共同研究决定。（五）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，对重点档案应增加检查频次。2.检查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况进行记录，形成档案检查报告，作为档案管理工作的重要依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。2.鉴定标准应明确各类档案的保管期限、鉴定方法和程序等内容。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，填写档案销毁清单，经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后进行销毁。（四）销毁方式1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，一般采用焚烧或粉碎等方法。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。八、档案利用（一）利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅本部门及相关部门的档案。外部单位因工作需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织主管领导批准。（二）利用手续1.查阅手续：公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、档号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅手续：如需借阅档案，借阅人应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.归还手续：借阅人应在规定期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（三）利用限制1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务机密等重要档案，未经公司/组织主管领导批准，不得对外提供查阅和借阅。2.在利用档案过程中，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损。3.如需复印、复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.根据公司/组织档案管理工作的实际需求，制定档案信息化建设目标和规划，明确信息化建设的任务、步骤和时间节点。2.档案信息化建设应遵循国家有关信息化建设的标准和规范，确保档案信息系统的安全性、稳定性和可靠性。（二）档案信息系统建设1.建立档案信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。档案信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块。2.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术规范要求。扫描后的电子档案应进行挂接，实现纸质