学校档案收集制度

学校档案收集制度一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本档案收集制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案的收集工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门负责统筹协调全校档案收集工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则各部门、各单位应按照全面、系统的要求，及时、准确地收集本部门、本单位在各项工作中形成的各类档案，保证档案内容的完整性和准确性。3.及时归档原则档案形成后，应按照规定的时间和要求及时归档，不得积压、拖延，确保档案的时效性。4.谁形成谁负责原则各部门、各单位及个人对其在工作中形成的档案负有收集、整理、归档的责任，确保档案的真实、完整。二、档案收集范围（一）党群工作类档案1.学校党组织的各类会议文件、记录、纪要等。2.党员名册、党组织关系介绍信、入党申请书、入党志愿书、转正申请书等党员档案材料。3.学校组织开展的各类思想政治教育活动、主题党日活动等相关材料。4.学校统战工作相关材料，包括党外人士信息、统战活动记录等。（二）行政管理类档案1.学校行政办公会议文件、记录、纪要等。2.学校制定的各项规章制度、办法、规定等文件材料。3.学校机构设置、人员编制、干部任免、考核、奖惩等文件材料。4.学校对外联络、合作交流、协议合同等文件材料。5.学校各类工作计划、总结、报告等文件材料。6.学校印章使用记录、介绍信存根等文件材料。（三）教学工作类档案1.专业设置、教学计划、教学大纲、课程标准等教学文件材料。2.教材选用、编写、评审等文件材料。3.教学运行过程中的各类文件材料，包括教学任务书、课程表、教案、讲稿、课件、试卷、成绩册等。4.实践教学相关文件材料，如实习计划、实习报告、实验教学大纲、实验指导书、实验报告等。5.教学改革、教学研究项目申报、立项、结题等文件材料。6.学生学籍管理文件材料，包括新生录取名册、学生学籍卡片、休学复学退学等审批材料、毕业生名册等。（四）科学研究类档案1.科研项目申报书、立项通知书、合同书、任务书等文件材料。2.科研项目研究过程中的各类文件材料，包括实验数据、研究报告、论文发表、专利申请等。3.学术会议、学术讲座等相关文件材料。4.科研成果鉴定、奖励申报等文件材料。（五）师资队伍建设类档案1.教师基本信息、学历学位证书、教师资格证书、专业技术职务任职资格证书等文件材料。2.教师培训、进修、学术交流等文件材料。3.教师教学质量考核、科研业绩考核等文件材料。4.教师表彰奖励文件材料。（六）学生工作类档案1.学生思想政治教育工作相关文件材料，如学生思想状况调查、辅导员工作记录等。2.学生日常管理文件材料，包括学生考勤、违纪处分、奖励表彰等。3.学生社团活动相关文件材料，如社团章程、活动计划、活动记录等。4.学生社会实践活动相关文件材料，如实践基地建设、实践活动方案、实践报告等。（七）招生就业类档案1.招生工作相关文件材料，如招生简章、招生计划、录取分数线、录取通知书存根等。2.就业工作相关文件材料，如就业指导方案、就业协议、就业推荐表、毕业生就业情况统计等。（八）财务审计类档案1.学校财务预算、决算、财务报表等文件材料。2.财务收支凭证、账目、审计报告等文件材料。3.学校资产清查、评估、处置等文件材料。（九）后勤管理类档案1.校园建设规划、设计图纸、施工文件等文件材料。2.学校房产管理、物业管理等文件材料。3.学校水电暖供应、维修维护等文件材料。4.学校食堂管理、环境卫生管理等文件材料。（十）声像档案1.学校重大活动、重要会议、领导视察等照片、录像、录音等声像资料。2.学校教学、科研、校园文化建设等方面的声像资料。（十一）实物档案1.学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。2.学校领导、知名学者、校友捐赠的具有保存价值的实物。三、档案收集要求（一）文件材料的质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写材料。3.纸张应符合档案保管要求，一般采用A4幅面纸张，小于A4幅面的应粘贴在A4纸上，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。（二）文件材料的整理要求1.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件材料应编制页号，页号编写位置在有文字的页面正面的右上角、背面的左上角。3.文件材料应按照排列顺序依次编写目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目。（三）文件材料的装订要求1.归档的文件材料应按照一定的顺序进行装订，一般采用左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。四、档案收集程序（一）部门收集1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，定期对本部门、本单位形成的文件材料进行收集、整理。2.收集人员应按照档案收集范围和要求，对文件材料进行分类、整理，确保文件材料的完整、准确。3.整理后的文件材料应填写档案移交清单，清单应包括文件材料的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。（二）集中归档1.各部门、各单位应定期将整理好的档案移交至学校档案管理部门，移交时间一般为每年的[具体时间]。2.档案管理部门在接收档案时，应对档案移交清单进行核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量。3.对不符合要求的档案，档案管理部门应及时通知移交部门进行补充、完善，直至符合要求为止。（三）特殊情况处理1.对于一些紧急、重要的文件材料，各部门、各单位应及时收集，并在第一时间移交至档案管理部门。2.对于一些零散的、不便于集中移交的文件材料，档案管理部门可根据实际情况，采取定期上门收集或委托专人收集的方式进行。五、档案收集时间（一）定期收集1.各部门、各单位应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，并移交至学校档案管理部门。2.对于一些具有时效性的档案，如教学档案、科研档案等，应在学期末或项目结题后及时移交。（二）不定期收集1.对于一些突发事件、重要活动等形成的档案，应在事件结束或活动完成后及时收集、整理，并移交至档案管理部门。2.对于上级部门或其他单位交办的档案收集任务，应按照要求及时完成，并移交相关档案。六、档案收集的监督与考核（一）监督检查1.学校档案管理部门应定期对各部门、各单位的档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集范围的执行情况、档案整理质量、档案移交时间等。2.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.学校将档案收集工作纳入各部门、各单位的年度考核内容，对档案收集工作成绩突出的部门和个人给予表彰奖