卫生管理档案制度

卫生管理档案制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织的卫生管理工作，规范卫生管理档案的建立、保管和使用，确保卫生管理工作的科学性、系统性和有效性，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及卫生管理的部门、场所及相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关卫生管理的法律法规和行业标准，确保档案内容合法合规。2.真实准确原则：档案记录应真实反映卫生管理工作的实际情况，数据准确可靠。3.完整规范原则：档案资料应齐全完整，分类科学，格式规范，便于查阅和管理。4.安全保密原则：妥善保管档案，防止信息泄露，确保档案安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门或指定专人负责卫生管理档案的统一管理工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和要求。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.对档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决问题。（二）各部门职责1.各部门负责本部门卫生管理相关资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门档案工作，确保档案资料的及时、准确提交。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的日常管理和使用工作。三、档案分类与编号（一）档案分类卫生管理档案分为以下几类：1.卫生管理制度类：包括公司/组织制定的各项卫生管理制度、规定、流程等文件。2.环境卫生档案：涵盖办公区域、生产车间、仓库、食堂、宿舍等场所的环境卫生检查记录、清洁消毒记录、虫害防治记录等。3.食品卫生档案：涉及食品采购、储存、加工、销售等环节的卫生许可证、从业人员健康证、食品检验报告、食品留样记录等。4.饮用水卫生档案：包括饮用水水源卫生状况、水质检测报告、饮水机清洗消毒记录等。5.医疗保健档案：如员工健康体检记录、职业病防治档案、急救药品和设备管理记录等。6.卫生设施档案：有关洗手设施、通风设备、污水处理设备等卫生设施的安装、维护、维修记录。7.突发卫生事件档案：记录公司/组织内发生的突发卫生事件的应急预案、报告记录、处理过程及结果等资料。（二）编号规则为便于档案的识别和管理，对每类档案进行编号。编号采用“类别代码+年份+流水号”的形式，具体如下：1.类别代码：用两位大写字母表示，如“WS”代表卫生管理制度类，“HY”代表环境卫生档案等。2.年份：用四位数字表示档案形成的年份。3.流水号：按档案形成的先后顺序依次编号，从0001开始。例如，一份2023年形成的环境卫生档案，编号为“HY20230001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门产生的卫生管理相关资料。2.资料收集应确保齐全、完整，包括文件原件、复印件、电子文档等。3.对于重要的卫生管理活动，应同时收集相关的照片、视频等资料，以丰富档案内容。（二）整理方法及要求1.档案管理部门收到各部门移交的资料后，按照档案分类进行整理。2.每份档案应编制目录，注明文件名称、日期、编号等信息，便于查找。3.对纸质档案进行分类装订，确保整齐、牢固。对于电子档案，应按照统一的命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。4.整理过程中，对重复、无效的资料进行清理，确保档案的精炼和准确。五、档案归档与保管（一）归档流程1.整理后的档案经档案管理部门审核无误后，进行归档。2.按照档案类别和编号顺序，将档案存入专门的档案柜或电子存储设备中。3.建立档案归档台账，记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等信息。（二）保管期限根据档案的重要性和性质，确定不同的保管期限：1.永久性档案：如公司/组织的卫生管理制度、重大卫生事件的处理记录等，应永久保存。2.长期档案：保存期限为10年以上，如食品卫生许可证、员工健康体检记录等。3.短期档案：保存期限为110年，如日常环境卫生检查记录、饮水机清洗消毒记录等。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案安全。2.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对于纸质档案，应适时进行翻晒、消毒等；对于电子档案，应定期进行备份，防止数据丢失。3.严格限制档案查阅人员的范围，非档案管理人员未经授权不得进入档案保管场所。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生管理档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应在收到申请表后的[X]个工作日内安排查阅，并指定专人负责协助查阅，确保查阅过程规范有序。3.查阅人员应在规定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理申请手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如无问题，在借阅申请表上注明归还日期并归档。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅和借阅过程中，查阅和借阅人员应遵守保密规定，不得擅自传播档案信息。3.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制查阅范围等。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装必要的安全设备，如监控摄像头、防盗报警装置等。2.定期对档案保管场所进行安全检查，消除安全隐患。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，保护档案安全，并按照规定向上级主管部门报告。八、档案销毁（一）销毁条件档案保管期满后，由档案管理部门提出销毁意见，经公司/组织主管领导批准后进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.组织相关人员对拟销毁档案进行核对，确保清单内容准确无误。3.采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.在销毁过程中，指定专人负责监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁工作完成后，将《档案销毁清