团校档案制度

团校档案制度一、总则（一）目的团校档案制度旨在加强团校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和研究，为团校的教学、科研、管理等各项工作提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于团校各部门、各教学班级以及与团校相关的各类活动所形成的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：团校档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映团校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理团校在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对于涉及团校机密、个人隐私等内容的档案，严格按照保密规定进行管理。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置团校设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和团校实际情况，制定和完善团校档案管理制度，并负责组织实施。2.档案收集与整理：负责接收、收集团校各部门、各教学班级以及各类活动形成的档案材料，按照档案分类标准进行整理、编目。3.档案保管：负责档案的安全保管，提供适宜的保管环境，确保档案的实体安全和信息安全。4.档案利用服务：为团校各部门、师生及其他相关人员提供档案查阅、借阅等服务，根据规定办理档案利用手续。5.档案统计与分析：对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行统计，定期分析档案管理工作状况，为决策提供依据。6.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和水平。7.档案鉴定与销毁：按照规定对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。三、档案分类与编号（一）档案分类团校档案分为以下几大类：1.党群工作类：包括团校党组织建设、党员管理、思想政治教育等方面的档案。2.行政管理类：涵盖团校行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的档案。3.教学管理类：涉及教学计划、教学大纲、课程安排、教学质量评估等教学过程中的各类档案。4.学生管理类：包括学生学籍管理、奖惩情况、社会实践、就业指导等与学生相关的档案。5.科研工作类：有关团校科研项目申报、研究成果、学术交流等方面的档案。6.团务工作类：包含团校团组织建设、团员管理、团的活动等方面的档案。7.其他类：不属于上述各类的其他特殊档案。（二）档案编号1.每大类档案给予一个固定的编号，如党群工作类编号为A，行政管理类编号为B，以此类推。2.每大类档案下的二级类目再进行细分编号，例如教学管理类中的教学计划编号为B1，教学大纲编号为B2等。3.具体档案材料的编号按照流水号进行编制，确保每份档案都有唯一的编号标识。四、档案收集（一）收集范围1.团校各部门在工作中形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划与总结等。2.教学过程中产生的教案、课件、试卷、学生成绩册等。3.学生的入学登记表、学籍卡、学生证、毕业登记表等学籍档案。4.团校组织的各类活动的策划方案、活动记录、照片、视频等。5.科研项目的申报书、研究报告、论文发表等相关材料。6.人事任免文件、职工工资表、考核记录等人事档案。7.财务预算、决算报表、会计凭证等财务档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应确保其格式通用、存储规范，并与纸质文件相对应。4.各部门应在每年年底将本年度形成的档案材料进行整理后移交档案管理部门。五、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案分类标准，将收集到的档案材料进行分类。2.装订：对纸张规格不一致、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容，确保目录清晰准确。4.装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。六、档案保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。1.永久保管：凡是反映团校主要职能活动和历史面貌的，对团校工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案期限分为30年、10年。（三）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.做好档案的安全保密工作，非档案管理人员未经允许不得进入档案管理室。七、档案利用（一）利用范围团校各部门、师生及其他经授权的人员因工作、学习、研究等需要，可以查阅、借阅档案。（二）利用手续1.查阅档案：查阅人员需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应根据申请提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅档案：借阅人员除填写《档案查阅申请表》外，还需提供有效身份证明，并经档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失。（三）利用限制1.涉及团校机密、个人隐私等内容的档案，未经批准不得查阅、借阅。2.重要档案的查阅、借阅应经团校主要领导批准。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面鉴定，确定其是否仍需保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见。2.将拟销毁的档案清单报团校领导审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁工作，并在销毁清册上签字。4.销毁档案应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的团校档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.对已整理好的档案进行数字化扫描，将档案信息录入档案信息管理系统。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统功能1.档案检索：提供多种检索方式，如按关键词、档号、日期等进行检索，方便用户快速查找所需档案。2.借阅管理：实现档案借阅申请