档案全管理制度

档案全管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映本公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理本公司/组织在各项活动中形成的各类档案，保证档案的完整性，避免重要档案的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息的泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责公司/组织档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责收集、整理本公司/组织各部门形成的各类档案，按照档案分类标准进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.档案保管提供安全、适宜的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全存放。定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失和霉变等情况的发生。4.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。5.档案统计建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。6.档案利用服务积极为公司/组织各部门和员工提供档案查阅、借阅等利用服务，根据实际需要，编制档案检索工具和参考资料，提高档案利用效率。7.档案信息化建设推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，对档案进行数字化处理，建立电子档案管理系统，实现档案信息的快速检索和共享利用。8.指导与监督对本公司/组织各部门的档案管理工作进行指导和监督，确保各部门档案管理工作符合本制度要求。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案包括公司/组织的行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务档案根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案、售后服务档案等。3.项目档案针对公司/组织开展的各类项目，建立项目档案，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.客户档案记录公司/组织与客户之间业务往来的档案，包括客户基本信息、业务洽谈记录、客户反馈意见等。5.其他档案除上述类别以外的其他档案，如荣誉证书、资质证书、审计报告等。（二）档案编号1.编号规则档案编号采用“年度类别流水号”的形式，例如：2023XZ001，表示2023年度行政类档案的第1份。2.编号方法年度：采用公元纪年，取年份的后四位数字。类别：按照档案分类标准，用大写字母表示相应的档案类别，如行政档案用“XZ”,业务档案用“YW”等。流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照本制度规定的档案收集范围，及时将工作中形成的各类档案移交档案管理部门。档案收集范围包括但不限于纸质文件、电子文件、图表、照片、录音录像等。2.收集时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理后移交档案管理部门。对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[规定时间]内及时移交。3.收集要求档案应内容完整、字迹清晰、格式规范，同时确保电子文件与纸质文件内容一致。对于破损、褪色的档案，应进行修复或复制后移交。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成规律，保持档案之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。同一类别的档案按照时间顺序排列，对于文件材料较多的类别，可进一步细分为若干小类。3.装订要求纸质档案应进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。4.编目要求编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容。目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房内配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备等。（二）档案存放1.分类存放按照档案分类顺序，将档案存放在档案密集架上，不同类别的档案之间应留有适当的间隔，便于查找和管理。2.标识清晰在档案密集架上设置明显的标识牌，标明档案类别、年度等信息，便于快速定位所需档案。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。具体保管期限根据档案的重要程度、利用价值等因素确定。（四）档案保管期限的调整1.定期复查档案管理部门应定期对档案保管期限进行复查，根据档案的实际情况和公司/组织发展需要，及时调整档案保管期限。2.调整程序对档案保管期限的调整，应填写《档案保管期限调整申请表》，经档案管理部门负责人审核，报公司/组织分管领导批准后执行。（五）档案安全管理1.安全制度建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的安全管理。2.人员出入管理严格控制档案库房人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员进入库房时应进行登记，记录进入时间、离开时间等信息。3.安全检查定期对档案库房进行安全检查，重点检查防火、防潮、防虫、防盗等设施设备的运行情况，发现问题及时处理。4.应急处置制定档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，能够迅速采取有效措施，保护档案安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，并提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.文件内容审查档案内容是否反映本公司/组织的主要职能活动，是否对公司/组织有查考利用价值。2.文件形成时间根据档案保管期限划分标准，结合档案形成时间，判断档案是否已到保管期限。3.文件保存状况检查档案的保存状况，如是否破损、褪色、字迹模糊等，对保存状况不佳且无重要价值的档案，可考虑提前鉴定销毁。（三）鉴定程序1.初步筛选档案管理部门按照鉴定标准，对到期档案进行初步筛选，确定需要进一步鉴定的档案清单。2.小组鉴定档案鉴定小组对初步筛选出的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.编制鉴定报告档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制《档案鉴定报告》，详细记录鉴定档案的名称、数量、存毁意见及鉴定依据等内容。4.审批与公示《档案鉴定报告》经公司/组织分管领导审批后，在公司/组织内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有异议，由档案鉴定小组进行复查。（四）销毁程序1.编制销毁清册对经批准销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、档号、销毁原因等内容。2.审批签字《档案销毁清册》经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导签字确认后，方可进行销毁。3.销毁实施档案销毁应在指定的场所进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中，应安排专人监销，并在《档案销毁清册》上记录销毁时间、地点、方式等信息。4.销毁记录存档销毁工作完成后，将《档案销毁清册》及销毁过程记录等相关材料进行整理归档，永久保存。七、档案的利用（一）利用范围本公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织的档案。外部单位因特殊原因需要查阅、借阅本公司/组织档案的，须经公司/组织分管领导批准，并按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等内容，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，并将档案交借阅者签收。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、数量、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保管，以备查询。（四）利用监督档案管理人员应对档案利用情况进行监督，发现利用者有违反档案管理制度规定的行为，应及时制止并报告档案管理部门负责人。对于损坏、丢失档案的，应按照有关规定追究利用者的责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和质量。（二）电子档案的收集与整理1.收集范围各部门应将工作中形成的电子文件及时移交档案管理部门，电子文件的收集范围应与纸质档案一致。2.整理要求电子文件应按照档案分类标准进行分类整理，建立相应的文件夹结构，并进行命名规范。同时，对电子文件进行元数据著录，确保电子文件的完整性和准确性。（三）电子档案的存储与备份1.存储方式采用磁盘阵列、磁带库等存储设备，对电子档案进行集中存储。存储设备应具备冗余备份功能，确保数据的安全性。2.备份策略制定电子档案备份策略，定期对电子档案进行全量备份和增量备份。备份数据应存储在异地，以防本地数据丢失。（四）电子档案管理系统功能1.档案录入与检索实现电子档案的在线录入、编目和检索功能，利用者可通过关键词、档号等方式快速检索所需档案。2.权限管理设置不同的用户权限，对电子档案的