法庭档案室制度

法庭档案室制度一、总则（一）目的为了加强法庭档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，保障司法工作的顺利开展，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本法庭档案室的档案管理工作，包括各类案件档案、司法文书、内部文件等的收集、整理、保管、查阅和利用等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则法庭档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则档案的形成和管理应遵循真实性、完整性原则，如实反映司法工作的全过程，防止档案信息的缺失和失真。3.安全保密原则加强档案的安全保密措施，确保档案信息不被泄露、篡改或丢失，保障当事人及司法工作的安全。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，简化手续，提高档案利用效率，为司法审判和其他工作提供便利。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本法庭制定的档案管理制度，制定档案管理工作的具体实施细则。2.负责收集、整理、保管本法庭各类档案，对档案进行分类、编号、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如案卷目录、电子索引等，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整，对破损、褪色、变质等档案及时进行修复和复制。5.负责档案的数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。6.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案信息的时效性和准确性。7.开展档案利用服务工作，为法庭工作人员、当事人及其他相关人员提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和统计工作。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高法庭工作人员的档案意识和业务水平。（二）档案形成部门职责1.负责本部门各类档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整和真实。2.在规定的时间内，将整理好的档案移交至法庭档案室，并办理交接手续。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和说明。4.对本部门形成的档案进行日常管理和维护，防止档案的丢失、损坏和泄密。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅登记等，确保档案管理工作的准确、及时和规范。3.熟悉档案业务知识，不断提高档案管理水平，积极参与档案管理的各项业务培训和学习活动。4.协助做好档案的数字化工作，确保电子档案与纸质档案一致，并做好电子档案的安全维护工作。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断完善档案管理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.各类案件档案，包括立案材料、庭审记录、证据材料、裁判文书等。2.司法文书，如判决书、裁定书、调解书、决定书等。3.内部文件，如法庭工作计划、工作总结、会议纪要、请示报告等。4.其他与司法工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.档案形成部门应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，按照档案管理的要求进行整理，确保档案材料的完整性和准确性。2.对于重要案件或具有典型意义的案件，应收集与案件相关的所有材料，包括案件背景资料、当事人往来信件、媒体报道等，以便全面反映案件情况。3.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整，纸张规格符合要求，禁止使用圆珠笔、铅笔等书写材料。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为案件档案、司法文书、内部文件等大类，每大类下再根据具体情况细分为若干小类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号可采用年度流水号或其他符合管理要求的编号方式。3.编目编制档案目录，包括案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等内容，以便快速了解档案的基本信息。4.装订对整理好的档案进行装订，确保档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保持档案材料的顺序，不得随意增减或颠倒。四、档案保管（一）保管场所1.法庭档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管期限1.档案的保管期限根据国家有关规定和司法工作的实际需要确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值、法律意义或对司法工作有长期参考作用的文件材料，如重大案件的档案、涉及国家机密的档案等。3.长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般案件的档案、重要司法文书等。4.短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的内部文件、临时性的案件材料等。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案架或档案柜中，确保档案存放有序，便于查找和管理。2.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）档案检查与维护1.定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等，发现问题及时处理。2.每年对档案进行一次全面清查，核对档案的数量、编号、目录等信息，确保档案的准确无误。3.根据档案保管的需要，适时对档案进行修复、复制等维护工作，确保档案的质量。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁，防止灰尘、杂物等对档案造成损害。五、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.法庭工作人员因工作需要查阅与案件相关的档案。2.当事人及其代理人、辩护人因诉讼需要查阅与案件有关的档案材料，但需按照规定办理查阅手续。3.其他经法庭批准的单位或个人因工作需要查阅档案。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.查阅人持《档案查阅申请表》到档案室办理查阅手续，档案室工作人员根据申请表内容进行登记，并安排查阅场所。3.查阅人应在规定的时间和场所内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。（三）借阅范围1.因特殊工作需要，经法庭领导批准，法庭工作人员可借阅档案，但借阅期限不得超过规定时间。2.当事人及其代理人、辩护人因诉讼需要借阅与案件有关的档案材料，需按照规定办理借阅手续，并提供必要的担保。（四）借阅手续1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人和法庭领导签字同意。2.借阅人持《档案借阅申请表》到档案室办理借阅手续，档案室工作人员根据申请表内容进行登记，收取借阅保证金（或其他担保方式），并将档案交付借阅人。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、拆换、转借或丢失，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室并承担相应责任。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（五）利用登记与统计1.档案室应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容等进行详细登记，并定期进行统计分析。2.档案利用登记信息应妥善保存，作为档案管理工作的重要记录，以便查询和追溯。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由法庭领导、档案室负责人及相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面鉴定，确定档案的存毁。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有保存价值的档案，应继续保管。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成鉴定意见，并填写《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经法庭领导批准后，由档案室组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告法庭领导。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.与纸质档案同步收集电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.对电子档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案数据库，便于检索和利用。（二）电子档案的存储与保管1.采用安全可靠的存储设备存储电子档案，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份，防止数据丢失。2.建立电子档案存储环境的监控系统，实时监测存储设备的运行状态，确保电子档案的安全保管。（三）电子档案的利用1.为法庭工作人员提供电子档案查阅、借阅等利用服务，通过网络平台或其他方式实现电子档案的远程访