档案制度管理软件

档案制度管理软件一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，提高档案管理效率和质量，确保档案信息的安全与完整，规范档案制度管理软件的使用，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于公司/组织内所有使用档案制度管理软件进行档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：软件的使用必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求，确保档案管理活动在合法合规的框架内进行。2.准确性原则：录入档案信息应准确无误，保证档案内容真实反映公司/组织的实际业务情况。3.安全性原则：采取有效措施保障档案数据的安全，防止数据泄露、篡改或丢失。4.便捷性原则：软件功能应便于操作和使用，提高档案管理工作的效率和便捷性。二、软件使用人员职责（一）档案管理人员1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等前期工作，并按照软件要求准确录入档案信息。2.熟练掌握软件操作技能，及时更新和维护档案数据，确保档案信息的完整性和时效性。3.严格遵守档案保密制度，对涉及公司/组织机密的档案信息进行加密存储和管理，防止信息泄露。4.定期对档案进行清查和盘点，核对档案系统数据与实际档案的一致性，发现问题及时处理并报告上级。（二）部门负责人1.督促本部门人员及时将应归档的文件材料移交档案管理人员，并确保文件材料的质量符合归档要求。2.对本部门档案的整理和录入工作进行指导和监督，配合档案管理人员完成档案管理相关工作。3.根据工作需要，合理利用档案信息，支持公司/组织的各项决策和业务活动。（三）系统管理员1.负责档案制度管理软件的日常维护和管理，包括系统安装、调试、故障排除等工作。2.设定不同用户的操作权限，确保档案信息的使用安全，防止未经授权的访问和操作。3.定期对系统数据进行备份，制定数据恢复计划，以应对可能出现的数据丢失情况。4.关注软件的升级和更新信息，及时对软件进行升级，确保软件功能的正常运行和满足公司/组织不断变化的档案管理需求。三、档案录入与整理（一）档案分类标准1.根据公司/组织的业务特点和档案管理需求，制定科学合理的档案分类方案。档案分类应遵循逻辑性、系统性和实用性原则，便于档案的查找、利用和管理。2.一般可按照档案的形成领域、时间顺序、保管期限等因素进行分类，如分为行政管理类、业务合同类、财务审计类、人事档案类、技术文档类等一级类目，每个一级类目下再细分若干二级类目和三级类目。具体分类细则可参考附录[具体分类细则文档名称]。（二）档案编号规则1.为便于档案的标识和管理，为每一份档案编制唯一的编号。编号应具有系统性和扩展性，能够清晰反映档案的类别、年度、保管期限等信息。2.编号格式可采用“[档案类别代码][年度][流水号]”的形式，例如：“XZGL2023001”，其中“XZGL”表示行政管理类档案类别代码，“2023”表示档案形成年度，“001”为该年度行政管理类档案的流水号。3.档案类别代码应根据档案分类标准进行统一设定，确保编号的规范性和一致性。（三）档案录入要求1.档案管理人员应按照档案分类标准和编号规则，在档案制度管理软件中准确录入档案的基本信息，包括档案名称、编号、形成日期、保管期限、密级、来源、内容摘要等。2.录入的档案信息应完整、准确、清晰，不得遗漏重要内容。对于电子文件，应确保其格式正确、可读性强，并与纸质档案内容一致。3.在录入档案信息时，应认真核对每一项内容，避免出现错误或重复录入的情况。录入完成后，需进行仔细的审核，确保档案信息的准确性。（四）档案整理流程1.收集：各部门应定期将本部门产生的文件材料收集齐全，按照档案归档范围和要求进行初步整理。收集过程中要注意文件材料的完整性和真实性，防止文件丢失或损坏。2.分类：档案管理人员根据档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类，确定其所属类别。分类应准确、细致，确保同一类别的档案集中存放。3.编目：按照档案编号规则为每份档案编制编号，并填写档案目录。档案目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限、密级等信息，以便于查找和管理。4.装订：对于纸质档案，应进行整齐规范的装订。装订时要注意保持文件的完整性，避免损坏文件内容。装订顺序应按照文件的形成顺序或重要程度进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。5.上架：装订后的档案应及时上架存放，按照档案分类顺序排列在档案柜中。档案柜应标识清晰，便于快速查找所需档案。四、档案查询与利用（一）查询权限设置1.根据公司/组织的档案保密规定和工作需要，设定不同用户的档案查询权限。查询权限分为公开查询、内部查询和restricted查询（受限查询）等不同级别。2.公开查询权限适用于公司/组织外部需要了解一般性档案信息的人员，如合作伙伴、客户等，可查询的档案范围应严格限定在已公开的档案内容。3.内部查询权限适用于公司/组织内部员工，根据其工作职责和岗位需求，可查询相应范围内的档案信息。例如，业务部门员工可查询与其业务相关的合同档案、项目文档等；行政部门员工可查询行政管理类档案等。4.restricted查询权限适用于涉及公司/组织机密信息的档案，只有经过特定审批流程的人员才能查询。此类档案查询应严格记录查询时间、查询人员、查询内容等信息，以备审计和追溯。（二）查询流程1.用户登录档案制度管理软件，进入查询界面。2.根据自身权限，选择相应的查询条件，如档案编号、名称、日期、类别等。3.输入查询条件后，系统自动检索并显示符合条件的档案列表。用户可点击档案列表中的具体档案名称，查看档案详细信息。4.如需获取档案复印件或电子文档，应按照公司/组织规定的流程进行申请和审批。申请时需注明获取档案的用途、份数等信息，经相关部门负责人或授权人员批准后，由档案管理人员提供相应服务。（三）档案利用规定1.公司/组织内部人员因工作需要利用档案时，应在档案利用登记本上进行登记，注明利用目的、利用时间、利用档案名称等信息。2.档案利用过程中，应严格遵守档案保密制度，不得擅自复制、传播、篡改档案内容。如需对档案进行摘抄、引用，应确保内容准确无误，并注明出处。3.外部人员利用公司/组织档案，必须经过公司/组织相关部门的书面授权，并按照规定的程序进行查询和利用。档案管理人员应对外部人员的利用行为进行全程监督，确保档案信息安全。4.档案利用完毕后，利用人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。五、档案安全与保密（一）安全措施1.档案制度管理软件应具备完善的数据安全防护机制，如防火墙、入侵检测系统、数据加密等功能，防止外部网络攻击和数据泄露。2.定期对软件系统进行安全漏洞扫描和修复，及时更新系统安全补丁，确保系统的安全性和稳定性。3.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。4.加强对档案存储设备的管理，定期检查存储设备的运行状况，确保数据存储的安全性。存储设备应妥善保管，防止被盗、损坏或丢失。（二）保密制度1.明确档案保密范围，包括公司/组织的商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等各类涉及公司/组织核心利益的档案信息。2.对涉及保密档案的操作，如录入、查询、修改、删除等，应进行严格的权限控制和审计记录。只有经过授权的人员才能进行相应操作，操作记录应详细记录操作人员、操作时间、操作内容等信息，以便进行追溯和审查。3.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案信息。在工作中如需接触保密档案，应采取必要的保密措施，如在保密场所进行操作、使用加密存储设备等。4.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识。员工应签订保密协议，明确保密责任和义务，对违反保密制度的行为进行严肃处理。六、软件维护与升级（一）日常维护1.系统管理员应定期对档案制度管理软件进行日常维护，包括检查系统运行状态、清理系统日志、优化系统性能等工作。2.及时处理软件运行过程中出现的故障和问题，确保系统的正常运行。对于一般性问题，应在规定时间内解决；对于较为复杂的问题，应及时联系软件供应商进行技术支持。3.根据公司/组织业务发展和档案管理需求的变化，对软件的功能进行适当调整和优化，提高软件的实用性和便捷性。（二）升级管理1.关注软件供应商发布的软件升级信息，及时了解升级内容和要求。在评估升级对公司/组织档案管理工作的影响后，制定合理的升级计划。2.升级计划应包括升级时间、升级步骤、数据备份与恢复方案、人员培训安排等内容。升级前应进行充分的测试，确保升级过程的顺利进行和数据的安全性。3.在升级过程中，系统管理员应密切关注升级进度，及时处理可能出现的问题。升级完成后应对系统进行全面测试，确保软件功能正常运行，档案数据准确无误。4.组织相关人员进行软件升级培训，使其熟悉升级后的软件功能和操作流程，确保员工能够熟练使用升级后的软件进行档案管理工作。七、监督与考核（一）监督机制1.建立档案制度管理软件使用监督机制，定期对软件使用情况进行检查和评估。检查内容包括档案录入的准确性、完整性，查询与利用的合规性，系统安全与保密措施的执行情况等。2.设立专门的监督岗位或指定专人负责监督工作，定期向公司/组织管理层汇报软件使用监督情况，及时发现和纠正存在的问题。3.鼓励员工对软件使用过程中的违规行为进行举报，并对举报属实的情况给予奖励。同时，对被举报的违规行为进行严肃处理，维护档案管理工作的正常秩序。（二）考核办法1.制定档案制度管理软件使用考核办法，将软件使用情况纳入员工绩效考核体系。考核内容包括档案管理工作的准确性、及时性、规范性，软件操作技能的熟练