建筑档案查档制度

建筑档案查档制度一、总则（一）目的为加强公司建筑档案的管理，规范查档行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及与公司有业务往来的相关单位和个人在查阅建筑档案时的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保查档工作合法合规。2.安全保密原则：在查档过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息泄露。3.高效服务原则：以服务公司各项工作为宗旨，简化查档流程，提高查档效率，为查档人员提供优质服务。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责建筑档案的收集、整理、保管和提供利用等工作。（二）职责分工1.档案管理人员负责建筑档案的日常管理，包括档案的分类、编号、上架、下架等工作。建立健全档案管理台账，记录档案的收进、移出、查阅等情况。负责接待查档人员，办理查档手续，提供查档服务。对查档过程进行监督，确保档案的安全与完整。2.档案管理部门负责人全面负责档案管理部门的工作，制定和完善档案管理制度和流程。审核查档申请，协调解决查档过程中出现的问题。定期对档案管理工作进行检查和评估，不断提高档案管理水平。三、查档范围（一）工程前期文件1.项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。3.工程地质勘察报告、水文地质勘察报告等。（二）工程设计文件1.初步设计文件、施工图设计文件等。2.设计变更通知单、技术核定单等。（三）工程施工文件1.施工组织设计、施工方案等。2.工程开工报告、工程竣工报告等。3.工程质量验收记录、隐蔽工程验收记录等。4.工程材料、构配件、设备的质量证明文件等。（四）工程监理文件1.监理规划、监理细则等。2.监理月报、监理周报等。3.工程质量评估报告、工程竣工预验收报告等。（五）工程竣工验收文件1.工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告等。2.工程质量保修书等。（六）其他相关文件1.工程招投标文件、合同文件等。2.工程声像档案、电子档案等。四、查档申请与审批（一）查档申请1.公司内部各部门因工作需要查阅建筑档案的，由部门负责人填写《建筑档案查档申请表》，注明查档目的、查档内容、查档时间等信息，并加盖部门公章。2.与公司有业务往来的相关单位和个人查阅建筑档案的，需提供单位介绍信或个人有效身份证件，并填写《建筑档案查档申请表》，注明查档目的、查档内容、查档时间等信息。（二）审批流程1.《建筑档案查档申请表》由档案管理部门负责人进行审核，审核内容包括查档目的是否合理、查档内容是否明确、查档时间是否符合要求等。2.对于涉及公司重要机密或敏感信息的查档申请，需经公司分管领导审批。3.审核或审批通过后，档案管理部门在《建筑档案查档申请表》上签署意见，并安排查档人员进行查档。五、查档方式与时间（一）查档方式1.现场查阅：查档人员可到档案管理部门指定的查阅场所进行现场查阅档案。2.复制查阅：对于需要复制的档案，查档人员可填写《建筑档案复制申请表》，经档案管理部门负责人审核同意后，由档案管理人员按照规定的格式和数量进行复制。（二）查档时间1.档案管理部门正常工作时间为查档时间，如有特殊情况需要在非工作时间查档的，需提前与档案管理部门预约。2.查档人员应在规定的查档时间内完成查阅工作，如需延长查档时间的，需提前向档案管理部门提出申请，并经同意后方可延长。六、查档纪律与要求（一）查档人员纪律1.查档人员应遵守档案管理部门的各项规章制度，服从档案管理人员的安排。2.查档人员不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。3.查档人员不得在档案材料上圈划、批注、污损，不得私自复制、拍摄、传播档案内容。4.查档人员如需摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并使用统一的摘录纸进行摘录，摘录内容应准确无误。（二）档案管理人员要求1.档案管理人员应热情接待查档人员，耐心解答查档人员的问题，提供优质服务。2.档案管理人员应严格按照查档手续办理查档业务，不得擅自扩大或缩小查档范围。3.档案管理人员应认真做好查档记录，记录查档人员的姓名、单位、查档时间、查档内容等信息。4.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的安全与完整。七、档案利用与归还（一）档案利用1.查档人员查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得将档案带出查阅场所。2.如需对档案进行拍照、复印等操作的，应按照档案管理部门的规定办理相关手续。3.查档人员在查阅档案过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况的，应及时向档案管理部门报告，并采取相应的补救措施。（二）档案归还1.查档人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。2.档案管理人员应认真核对归还的档案数量和内容，确保档案完整无损。3.如发现归还的档案有缺页、损坏等情况的，档案管理人员应及时向查档人员核实，并要求其承担相应的责任。八、档案保密与安全（一）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.查档人员应对查阅的档案内容予以保密，不得擅自传播或利用档案信息谋取私利。3.对于涉及公司机密或敏感信息的档案，档案管理部门应采取特殊的保密措施，如设置专门的查阅场所、限制查阅人员范围等。（二）档案安全1.档案管理部门应加强档案安全管理，配备必要的安全设施和设备，如防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。3.在查档过程中，如发现档案有安全隐患的，档案管理人员应及时采取措施进行处理，并报告档案管理部门负责人。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部设立档案管理监督小组，定期对档案管理部门的工作进行监督检查，确保查档制度的有效执行。2.监督小组应检查档案管理部门的查档记录、档案利用情况、档案安全措施等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.档案管理部门应积极配合国家有关部门和行业协会的档案管理检查工作，如实提供档案管理情况。2.对于外部检查提出的问题和建议，档案管理部门应认真研究，及时整改，并将整改情况报告公司领导。十、责任追究（一）对查档人员的责任追究1.查档人员违反查档纪律和要求，擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，或私自复制、拍摄、传播档案内容的，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理，并依法追究其法律责任。2.查档人员因工作失误导致档案损坏、丢失等情况的，公司将要求其承担相应的赔偿责任，并视情节轻重给予相应的纪律处分。（二）对档案管理人员的责任追究1.档案管理人员违反档案管理规定，擅自扩大或缩小查档范围，或未认真履行查档手续的，公司将视情节轻重给