档案评查制度

档案评查制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案评查制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案形成、整理、保管、利用等过程中的评查工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案评查工作合法合规。2.客观公正原则：以事实为依据，客观、公正地对档案工作进行评价，不受任何单位和个人的干扰。3.全面覆盖原则：对档案工作的各个环节进行全面评查，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等。4.注重实效原则：通过评查，发现问题，及时整改，提高档案管理水平，为公司发展提供有力支持。二、评查组织与职责（一）评查组织公司成立档案评查工作领导小组，由公司分管领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组下设办公室，设在公司综合档案室，负责评查工作的具体组织实施。（二）职责分工1.领导小组职责负责制定档案评查工作方针、政策和目标。审议评查工作方案和评查结果报告。协调解决评查工作中出现的重大问题。2.评查办公室职责制定评查工作方案，明确评查标准、方法、步骤和时间安排。组织实施评查工作，对各部门及所属单位的档案工作进行实地检查和评估。汇总评查结果，撰写评查报告，提出整改意见和建议。跟踪整改落实情况，对整改效果进行复查。3.各部门及所属单位职责负责本部门及所属单位档案评查工作的组织实施，按照评查标准进行自查自纠。配合评查办公室做好实地检查和评估工作，提供相关资料和数据。根据评查结果，制定整改措施，认真落实整改任务，不断提高档案管理水平。三、评查内容与标准（一）档案管理制度建设1.制度健全性：是否建立健全档案管理制度，包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等方面的规定。2.制度执行情况：档案管理制度是否得到有效执行，是否存在违反制度的行为。（二）档案收集与整理1.档案收集完整性：是否按照规定及时收集各类档案，档案收集范围是否完整，有无遗漏。2.档案整理规范性：档案整理是否符合国家有关标准和公司规定，分类是否合理，编号是否准确，装订是否整齐。3.档案编目准确性：档案编目是否准确、完整，检索工具是否齐全、有效。（三）档案鉴定与保管1.档案鉴定及时性：是否定期对档案进行鉴定，及时剔除无保存价值的档案。2.档案保管安全性：档案保管场所是否符合安全要求，是否配备必要的防护设备，档案是否妥善保管，有无损坏、丢失现象。3.档案保管环境适宜性：档案保管环境是否适宜，温度、湿度是否符合要求，有无防虫、防霉、防火、防盗等措施。（四）档案统计与利用1.档案统计准确性：档案统计数据是否准确、及时，统计报表是否规范。2.档案利用效率：档案利用是否便捷、高效，是否能够满足公司各项工作的需要。3.档案利用登记制度：是否建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。四、评查方法与步骤（一）评查方法1.听取汇报：听取各部门及所属单位档案工作情况汇报，了解档案管理工作的总体情况。2.查阅资料：查阅档案管理制度、档案整理目录、档案利用登记等相关资料，检查档案管理工作的规范性和完整性。3.实地检查：对档案保管场所进行实地检查，查看档案保管环境、防护设备等情况，检查档案的实际保管状况。4.问卷调查：发放问卷调查表，征求公司员工对档案管理工作的意见和建议。（二）评查步骤1.准备阶段制定评查工作方案，明确评查标准、方法、步骤和时间安排。组建评查工作小组，培训评查人员。通知各部门及所属单位做好评查准备工作，提交相关资料。2.自查阶段各部门及所属单位按照评查标准进行自查自纠，形成自查报告，报送评查办公室。3.实地检查阶段评查工作小组对各部门及所属单位进行实地检查，查阅资料，实地查看档案保管情况，听取汇报，了解档案管理工作的实际情况。4.汇总分析阶段评查办公室汇总各部门及所属单位的自查报告和实地检查情况，进行综合分析，形成评查结果报告。5.反馈整改阶段评查办公室向各部门及所属单位反馈评查结果，提出整改意见和建议。各部门及所属单位根据整改意见和建议，制定整改措施，认真落实整改任务，并将整改情况及时报送评查办公室。6.复查阶段评查办公室对各部门及所属单位的整改情况进行复查，确保整改工作取得实效。五、评查结果与处理（一）评查结果评定评查结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。1.优秀：档案管理制度健全，档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作规范、高效，档案管理工作成绩显著，对公司发展起到重要支持作用。2.良好：档案管理制度较健全，档案管理工作基本规范，能够满足公司各项工作的需要，无明显问题。3.合格：档案管理制度基本健全，档案管理工作存在一些问题，但能够及时整改，基本符合要求。4.不合格：档案管理制度不健全，档案管理工作存在严重问题，不能满足公司各项工作的需要，整改不力。（二）结果处理1.表彰奖励：对评查结果为优秀的部门及所属单位，公司给予表彰奖励，并在全公司范围内推广其先进经验和做法。2.督促整改：对评查结果为良好、合格的部门及所属单位，评查办公室下达整改通知书，督促其限期整改，提高档案管理水平。3.通报批评：对评查结果为不合格的部门及所属单位，公司进行通报批评，并责令其主要负责人作出书面检讨，限期整改。整改后仍不符合要求的，将追究相关人员的责任。六、档案评查工作的监督与考核（一）监督机制公司建立档案评查工作监督机制，对评查工作的全过程进行监督。评查工作领导小组负责对评查工作的组织实施情况进行监督检查，确保评查工作公正、公平、公开。评查办公室定期向领导小组汇报评查工作进展情况，接受领导小组的监督指导。（二）考核办法公司将档案评查工作纳入各部门及所属单位年度绩效考核体系，对档案管理工作成