物业档案保存制度

物业档案保存制度一、总则（一）目的物业档案是物业管理活动的重要组成部分，它记录了物业从规划、建设到使用、维护的全过程信息，对于保障物业的正常运行、维护业主权益、提升物业管理水平具有重要意义。本制度旨在规范物业档案的保存管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用。（二）适用范围本制度适用于本公司所管理的各类物业项目，包括住宅小区、商业写字楼、工业园区等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：物业档案由公司统一归口管理，确保档案管理的标准化和规范化。2.真实性原则：档案内容应真实反映物业项目的实际情况，不得虚假记录。3.完整性原则：全面收集物业项目各方面的资料，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.便于利用原则：档案的整理和存储应便于查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案保存制度，并监督执行。2.集中管理物业项目的各类档案，建立档案数据库。3.对档案进行分类、整理、编目、装订和存储，确保档案的有序存放。4.定期对档案进行检查、清点和核对，及时发现并处理档案存在的问题。5.负责档案的借阅、查阅和归还登记工作，按照规定提供档案利用服务。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的齐全、完整。2.对项目档案资料的真实性和准确性负责，督促相关人员及时提供准确的档案信息。3.配合档案管理部门做好档案的整理、编目和存储工作，协调解决档案管理过程中出现的问题。4.根据工作需要，向档案管理部门提出档案查阅申请，并按照规定使用档案。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规定，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订和存储工作，确保档案质量。3.做好档案的借阅、查阅和归还登记工作，对档案的利用情况进行跟踪记录。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案分类与编号（一）档案分类物业档案分为以下几大类：1.物业基础资料类：包括物业项目立项批复、规划设计图纸、建设工程竣工验收资料等。2.业主资料类：业主基本信息、购房合同、业主入住资料等。3.物业维修资料类：物业维修记录、设备设施维护保养记录、维修工程合同等。4.物业收费资料类：物业费收缴记录、收费凭证、欠费记录等。5.安全管理资料类：安全管理制度、巡逻记录、监控视频资料、突发事件处理记录等。6.环境卫生资料类：环境卫生管理制度、清洁记录、消杀记录等。7.社区文化活动资料类：社区文化活动计划、活动记录、照片、视频等。8.其他资料类：与物业管理相关的其他文件、资料和记录。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用数字编码方式，具体规则如下：1.大类编码：用一位数字表示档案类别，如1表示物业基础资料类，2表示业主资料类，以此类推。2.小类编码：根据大类下的具体分类，用两位数字表示小类，如01表示立项批复，02表示规划设计图纸等。3.顺序编码：按照档案形成的先后顺序，用三位数字表示档案的顺序号。例如，物业基础资料类中的立项批复档案编号为101001，规划设计图纸档案编号为102002。四、档案收集与整理（一）档案收集1.项目负责人应组织相关人员及时收集物业项目各阶段产生的档案资料，确保档案资料的齐全、完整。2.对于外来文件，如政府部门的批复、通知等，应及时签收并登记，移交档案管理部门。3.档案管理人员应定期到各部门、各岗位收集档案资料，对收集到的档案进行初步审核，确保档案的质量。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，注明档案的名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。4.对于电子档案，应按照规定的格式进行存储，并建立电子档案索引，便于查找和利用。五、档案存储（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储。3.对于重要的档案资料，可采用光盘、磁带等存储介质进行备份，确保档案的长期保存。（二）存储环境1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度计、防虫药品等设备，确保档案存储环境的安全。3.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，及时发现并处理存储环境存在的问题。（三）档案存放顺序档案应按照编号顺序存放，便于查找和利用。同一类档案应集中存放，不同类档案之间应保持一定间距，以便于区分和管理。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、折叠、抽取或损坏档案内容。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。借阅期间如档案发生损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还登记手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。（三）特殊情况查阅与借阅1.因司法机关、政府部门等外部单位需要查阅或借阅档案，应按照相关法律法规的要求，提供必要的证明文件，并办理查阅或借阅手续。2.涉及业主个人隐私的档案，未经业主书面同意，不得对外提供查阅或借阅服务。七、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。2.对涉及商业秘密、业主隐私等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等措施，确保信息安全。3.在档案查阅和借阅过程中，档案管理人员应监督查阅和借阅人员的行为，防止档案信息泄露。4.档案管理人员离职时，应办理档案交接手续，对所保管的档案进行清点和核对，确保档案的安全。（二）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、存储设备等的安全管理。2.档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全设施，确保档案库房的安全。3.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行，防止数据丢失。4.制定档案应急预案，应对火灾、水灾、地震等突发事件，确保档案的安全。在突发事件发生后，应及时采取措施抢救档案，并向上级主管部门报告。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作应由档案管理部门负责人、项目负责人和相关专业人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的形成时间、内容、来源等因素，综合评估档案的保存价值，分为永久保存、长期保存和短期保存三类。3.对于已失去保存价值的档案，应填写《档案鉴定销毁申请表》，注明档案的名称、编号、鉴定意见等信息，经鉴定小组组长签字同意后，报公司领导审批。（二）档案销毁1.经公司领导批准后，档案管理