档案监销制度

档案监销制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案销毁工作的规范、安全、有效，防止档案信息的泄露和不当处置，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本档案监销制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位在档案形成、保管、利用及销毁等全过程中的监销管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案监销工作合法合规。2.安全保密原则：在档案监销过程中，采取必要措施保障档案信息安全，防止档案内容泄露。3.规范操作原则：明确档案监销流程和要求，确保监销工作有序进行，保证监销质量。二、档案鉴定（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门的档案管理人员以及公司内部的法律、审计等专业人员。（二）鉴定标准1.根据国家法律法规、公司规章制度以及档案的历史价值、现实利用价值、保存期限等因素，制定档案鉴定标准。2.对于已超过保管期限、失去保存价值或无需继续留存的档案，应进行鉴定并确定是否予以销毁。（三）鉴定程序1.各部门定期对本部门保管的档案进行清查，填写档案鉴定申请表，注明档案的名称、形成时间、保管期限、鉴定意见等内容，提交至档案管理部门。2.档案管理部门收到鉴定申请表后，组织档案鉴定工作小组进行集中鉴定。鉴定工作小组应详细审查档案内容，结合鉴定标准，对每一份申请销毁的档案进行逐一评估。3.对于拟销毁的档案，鉴定工作小组应形成鉴定报告，明确档案的鉴定结论及销毁意见。鉴定报告需经档案鉴定工作小组全体成员签字确认。三、监销人员职责（一）监销负责人职责1.全面负责档案监销工作的组织、协调和监督，确保监销工作按照制度要求和程序进行。2.审核档案销毁清单，对销毁档案的范围、数量、质量等进行严格把关。3.监督销毁现场，确保销毁过程安全、彻底，防止档案信息泄露。（二）监销人员职责1.协助监销负责人开展档案监销工作，负责具体的销毁操作实施。2.认真核对档案销毁清单与待销毁档案的一致性，确保销毁档案准确无误。3.在销毁过程中，对销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。四、档案销毁流程（一）销毁申请1.经档案鉴定工作小组鉴定同意销毁的档案，由档案管理部门填写档案销毁申请表，详细列出拟销毁档案的清单，包括档案名称、文号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁申请表需经档案管理部门负责人、分管领导签字审批后，方可进入销毁程序。（二）销毁准备1.根据档案的数量、性质、载体等因素，选择合适的销毁方式，如焚烧、粉碎、电子数据擦除等。2.准备好必要的销毁设备和工具，并确保其性能良好、安全可靠。3.确定销毁地点，销毁地点应具备防火、防盗、防潮等安全条件，且便于操作和监督。（三）销毁实施1.在档案监销负责人的监督下，监销人员按照预定的销毁方式对档案进行销毁操作。2.对于纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案内容无法恢复；对于电子档案，应使用专业的数据擦除软件对存储介质进行多次擦除，确保数据完全清除。3.在销毁过程中，监销人员应密切关注销毁情况，确保销毁工作顺利进行。如发现异常情况，应及时报告监销负责人并采取相应措施。（四）销毁记录1.监销人员应对档案销毁过程进行详细记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、档案名称、数量、参与人员等信息。2.销毁记录应形成书面文件，并由监销人员和监销负责人签字确认后，作为档案监销工作的重要档案资料进行保存。（五）销毁清单存档1.档案销毁工作完成后，档案管理部门应将档案销毁清单进行整理归档，与销毁记录一并保存。2.档案销毁清单应至少保存[X]年，以备后续查询和审计。五、特殊档案监销（一）涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的档案1.此类档案的销毁应严格按照国家有关保密法律法规的要求进行，采取更为严格的监销措施。2.在销毁前，应报经公司保密管理部门审核批准，并确保销毁过程在保密环境下进行。3.监销人员应具备较高的保密意识和专业技能，确保敏感信息在销毁过程中不被泄露。（二）会计档案1.会计档案的销毁应按照国家有关会计档案管理的规定执行。2.会计档案销毁前，需由公司财务部门会同档案管理部门进行鉴定，并编制会计档案销毁清册。3.会计档案销毁清册应经公司财务负责人、档案管理部门负责人、分管领导签字审批后，方可进行销毁。销毁过程中，应邀请公司内部审计人员进行现场监督。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对档案监销制度的执行情况进行审计监督，检查档案鉴定、销毁流程是否合规，销毁记录是否完整准确等。2.档案管理部门应加强对各部门档案监销工作的日常指导和监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部检查1.积极配合国家档案行政管理部门、行业主管部门等相关外部机构的监督检查，如实提供档案监销工作的有关资料和情况。2.对于外部检查提出的意见和建议，应认真整改落实，不断完善档案监销制度和工作流程。七、责任追究（一）对违反档案监销制度行为的界定1.未按照规定程序进行档案鉴定和销毁申请审批的。2.在档案监销过程中，故意泄露档案信息或未严格执行销毁操作程序，导致档案未被彻底销毁的。3.擅自销毁档案或未妥善保管档案销毁记录的。（二）责任追究方式1.对于违反档案监销制度的部门和个人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2