档案接收征集制度

档案接收征集制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的管理，规范档案接收征集工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及所属单位档案的接收征集工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案接收征集应确保所接收征集的档案内容真实、可靠，如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。2.完整性原则：全面收集与公司/组织相关的各类档案，保证档案的门类齐全、内容完整，不遗漏重要信息。3.系统性原则：按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性和连贯性，便于管理和利用。4.安全性原则：采取必要的安全防护措施，确保档案在接收征集、保管和利用过程中的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案接收（一）接收范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同载体形式的档案，包括但不限于行政管理、业务管理、财务管理、人力资源管理、项目管理等方面的档案。2.下属单位应定期向公司/组织移交的各类档案，如年度工作总结、财务报表、重要会议记录等。3.公司/组织与外部机构合作项目中形成的相关档案，如合作协议、项目成果报告等。（二）接收要求1.各部门及所属单位应按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交至公司/组织档案管理部门。移交的档案应符合档案整理的规范要求，包括分类准确、编目清晰、装订整齐等。2.档案移交时，移交部门应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案管理部门接收档案后，应对移交的档案进行认真核对和检查，如发现档案不符合要求或存在问题，应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。（三）接收程序1.档案移交部门提前通知档案管理部门接收档案的时间和内容，并准备好档案移交清单。2.档案管理部门安排专人接收档案，对移交的档案进行现场清点和核对，检查档案的完整性和质量。3.接收人员在档案移交清单上签字确认后，将档案带回档案管理部门进行进一步的整理和登记。4.档案管理部门对接收的档案进行分类、编号、编目等整理工作，并将其录入档案管理系统，建立档案数据库。三、档案征集（一）征集范围1.反映公司/组织发展历程、重大事件、重要人物等方面的具有历史价值的档案资料，如老照片、实物、荣誉证书、手稿等。2.与公司/组织业务相关的行业资料、技术资料、市场调研资料等，具有参考和研究价值的档案。3.公司/组织员工个人在工作中形成的具有代表性的优秀作品、科研成果、创新案例等档案。（二）征集方式1.发布征集公告：通过公司/组织内部网站、公告栏、社交媒体等渠道发布档案征集公告，明确征集的范围、内容、要求和联系方式等，鼓励员工和社会各界积极提供相关档案资料。2.主动征集：档案管理部门根据公司/组织的发展需求和档案资源建设情况，有针对性地向相关部门、单位和个人发出征集函，主动征集具有重要价值的档案资料。3.社会捐赠：接受社会各界人士对公司/组织档案的捐赠，对捐赠者给予适当的表彰和感谢，并按照相关规定对捐赠档案进行妥善管理和利用。（三）征集要求1.征集的档案资料应来源可靠、内容真实，具有一定的历史价值、文化价值或参考价值。2.捐赠的档案资料应确保其所有权清晰，不存在任何法律纠纷。捐赠者应填写档案捐赠登记表，详细注明捐赠档案的名称、数量、形成时间、内容简介等信息，并签字确认。3.档案管理部门对征集到的档案资料进行初步鉴定和筛选，对符合要求的档案资料进行登记、整理和编目，并按照规定的保管期限进行妥善保管。（四）征集程序1.发布征集公告或发出征集函后，接受社会各界的咨询和反馈，对提供的档案线索进行记录和整理。2.对征集到的档案资料进行初步审核，确定是否符合征集要求。对于符合要求的档案资料，与提供者沟通协商，办理相关接收手续。3.对征集到的档案资料进行整理、编目和数字化处理，建立档案数据库，方便查询和利用。4.对捐赠档案资料的单位和个人进行表彰和感谢，颁发捐赠证书或纪念品，并在公司/组织内部进行宣传报道。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于管理和利用。2.按照档案的门类、载体形式、保管期限等进行分类整理，确保分类科学、合理。3.对档案进行编号、编目，编制检索工具，提高档案的查找效率。（二）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、实物档案等不同类别。2.编号：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，以便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，方便查询和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属装订物，以免对档案造成损坏。5.数字化处理：对重要的档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案的信息化管理和远程利用。（三）整理流程1.接收的档案首先进行分类，确定其所属类别。2.对每一类档案进行编号，按照编号顺序排列档案。3.编制档案目录，将档案的编号、名称、日期等信息录入目录中。4.对纸质档案进行装订整理，确保档案的整齐和牢固。5.将整理好的档案进行上架存放，并在档案管理系统中进行登记和标注。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，以保证档案的安全保管。（二）保管要求1.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对档案库房的温湿度进行实时监测和调控，保持库房内温湿度适宜，防止档案因温湿度变化而受损。4.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，定期对库房进行清洁和消毒，防止档案受到虫害、霉菌等侵害，确保档案的安全。（三）保管期限1.根据档案的重要程度、形成时间、参考价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映公司/组织历史发展、重大决策、重要事件等具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案一般是在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。4.短期保管的档案是在较短时间内具有参考价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门的人员共同参与。2.鉴定时，应根据档案的历史价值、现实利用价值、保管状况等因素，对档案进行全面评估。对于仍有保存价值的档案，应延长其保管期限；对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案鉴定工作应形成鉴定报告，详细记录鉴定的过程、结果和处理意见，并由鉴定人员签字确认。鉴定报告应作为档案管理工作的重要依据，妥善保存。六、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅档案，以了解公司/组织的历史情况、业务信息、规章制度等，为工作决策、项目开展、业务办理等提供参考依据。2.公司/组织外部单位或个人因合法需求，经公司/组织批准后查阅、借阅相关档案，如司法机关、审计部门、合作单位等。（二）利用要求1.公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人查阅、借阅档案，应提前向公司/组织提交查阅申请函，说明查阅的目的、范围、时间等，并提供相关证明材料。经公司/组织主管领导批准后，方可办理查阅手续。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行办理。4.借阅档案应严格履行借阅手续，借阅期限一般不得超过规定的时间。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（三）利用程序1.公司/组织内部人员提出档案查阅申请，经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合要求的予以受理，并安排专人协助查阅。3.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自操作档案。4.如需复印或摘录档案内容，查阅人员应填写档案复印申请表，经档案管理部门审核同意后，按照规定的程序进行复印或摘录。5.外部单位或个人提出档案查阅申请，经公司/组织主管领导批准后，档案管理部门与查阅单位或个人签订档案查阅协议，明确双方的权利和义务。6.查阅单位或个人按照协议约定的时间和方式查阅档案，查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门。七、档案保密（一）保密范围1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等敏感内容的档案。2.国家法律法规规定需要保密的档案。（二）保密措施1.对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务水平，签订保密协议，明确保密责任。2.在档案管理场所设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备、加密存储设备等，防止档案信息泄露。3.对档案的查阅、借阅、利用等环节进行严格的登记和审批，限制知悉范围，确保档案信息不被无关人员获取。4.对涉及保密内容的档案进行单独保管，采取加密存储、专人管理等措施，防止档案信息被篡改或泄露。（三）保密责任1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案信息的安全负责。如发现档案信息有泄露迹象或可能存在安全隐患，应及时采取措施进行处理，并报告相关领导。2.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播、泄露档案信息。如因违反保密规定导致档案信息泄露，应承担相应的法律责任。八、监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理工作监督机制，定期对档案接收征集、整理保管、利用保密等工作进行检查和评估。2.公司/组织内部审计部门负责对档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案经费的使用情况等。（二）检查内容1.档案接收征集工作是否符合规定的范围和要求，档案移交清单是否完整、准确。2.档案整理工作是否规范，分类是否合理，编号、编目是否清晰。3.档案保管条件是否符合要求，档案是否安全、完整，有无损坏、丢失等情况。4.档案利用工作是否严格按照程序进行，查阅、借阅登记是否齐全，档案信息是否得到有效保护。5.档案保密制度是否落实，保密措施是否到位，有无档案信息泄露事件发生。（三）检查方式1.定期检查：档案管理部门每年组织一次全面的档案管理工作检查，对各部门及所属单位的档案工作进行实地检查和评估。2.不定期抽查：档案管理部门根据工作需要，不定期对部分部门或档案管理环节进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，组织开展专项检查，深入查找原因，采取有效措施进行整改。（四）问题整改1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求相关部门