档案双人入库制度

档案双人入库制度一、总则（一）目的为了确保公司档案的安全、完整与有效利用，规范档案入库管理流程，特制定本档案双人入库制度。本制度旨在通过双人操作的方式，加强对档案入库环节的监督与管理，防止档案在入库过程中出现丢失、损坏、篡改等问题，保障公司档案信息的真实性和保密性。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案资料的入库管理，包括但不限于纸质档案、电子档案、实物档案等。（三）基本原则1.双人负责原则：档案入库过程必须由两名经过授权的工作人员共同完成，确保操作过程的准确性和可监督性。2.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露。3.规范操作原则：明确档案入库的操作流程和标准，确保入库工作的规范化、标准化。4.责任追究原则：对违反本制度的行为进行严肃追究，确保制度的有效执行。二、档案入库前准备（一）档案整理1.各部门应在档案形成后及时进行整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作，确保档案资料的系统性和完整性。2.整理后的档案应进行装订或装盒，并在封面或盒脊上标注档案名称、年度、保管期限、档号等信息。（二）入库环境检查1.档案库房应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件，定期对库房环境进行检查和维护。2.在档案入库前，应对库房的温湿度、清洁卫生等情况进行检查，确保符合档案保管要求。如发现库房环境不符合要求，应及时采取措施进行调整。（三）入库设备及工具准备1.配备必要的档案入库设备，如档案架、档案盒、装订机、防虫药品、温湿度计等。2.对入库设备和工具进行定期检查和维护，确保其正常运行和使用安全。（四）人员培训1.对参与档案入库工作的人员进行专业培训，使其熟悉档案管理的基本知识、入库操作流程和安全保密要求。2.定期组织培训考核，确保工作人员具备相应的业务能力和责任意识。三、档案入库流程（一）档案交接1.档案整理完成后，由档案形成部门填写《档案交接清单》，详细记录档案的名称、数量、年度、保管期限等信息。2.档案形成部门与档案管理部门按照《档案交接清单》进行档案交接，双方核对无误后签字确认。（二）入库登记1.档案管理部门接收档案后，应及时进行入库登记，将档案的相关信息录入档案管理系统。2.入库登记应包括档案的档号、名称、年度、保管期限、来源、入库日期等内容，确保档案信息的准确记录。（三）双人入库操作1.档案入库时，必须由两名经过授权的工作人员共同进行操作。一名工作人员负责核对档案的数量、名称、编号等信息，另一名工作人员负责将档案放置到指定的档案架或档案盒中。2.在入库过程中，应逐卷或逐件核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时记录并报告。3.入库完成后，两名工作人员应在《档案入库登记表》上签字确认，注明入库日期、入库位置等信息。（四）库位标识1.根据档案的分类和编号，为每个档案架、档案盒或存储区域设置明确清晰的库位标识。2.库位标识应包括档案类别、年度、保管期限、档号范围等信息，便于档案的查找和管理。四、档案入库过程中的安全与保密措施（一）安全防护1.档案库房应安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统、防盗报警装置等，确保库房安全。2.工作人员在档案入库过程中应注意安全操作，避免因操作不当导致档案损坏或人员伤亡。（二）保密措施1.严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对涉及公司机密的档案进行严格保密。2.在档案入库过程中，工作人员应避免泄露档案内容，不得擅自将档案带出库房或向无关人员透露档案信息。3.对档案管理系统的操作权限进行严格控制，防止未经授权的人员访问档案信息。五、档案入库后的管理（一）定期盘点1.档案管理部门应定期对库房档案进行盘点，确保档案的实际数量与入库登记信息一致。2.盘点工作应由两名工作人员共同进行，盘点结果应详细记录在《档案盘点表》中。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。（二）库房维护1.定期对档案库房进行维护，检查档案架、档案盒等存储设备的状况，如有损坏应及时修复或更换。2.做好库房的清洁卫生工作，定期进行通风换气，保持库房环境整洁。（三）档案利用管理1.严格按照公司档案利用制度的规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案利用过程的规范、安全。2.在档案利用过程中，应监督利用人员的操作行为，防止档案丢失、损坏或泄露。六、监督与检查（一）内部监督1.公司档案管理部门应定期对档案入库工作进行内部监督检查，确保制度的有效执行。2.检查内容包括档案入库流程的执行情况、安全保密措施的落实情况、入库登记信息的准确性等。（二）外部审计1.接受公司内部审计部门或外部审计机构的审计监督，对档案入库制度的执行情况进行审计检查。2.根据审计意见和建议，及时对档案入库制度进行完善和改进。七、责任追究（一）违规行为界定1.违反档案双人入库制度的行为包括但不限于：单人进行档案入库操作、未按规定进行档案交接和入库登记、擅自更改档案信息、泄露档案机密等。2.遗失、损坏档案或因保管不善导致档案变质、失效的行为，也属于违规行为。（二）责任追究方式1.对于违反档案双人入库制度的工作人员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给公司造成经济损失或其他不良影响的，应依法追究相关人员的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。八、附则（一）制度解释