银行保管档案制度

银行保管档案制度一、总则（一）目的为加强银行档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在规范银行各类档案的收集、整理、保管、查阅、借阅和销毁等工作流程，保障银行运营的合规性、连续性以及信息的保密性，为银行的决策、业务开展和历史研究提供可靠的依据。（二）适用范围本制度适用于银行总行及各分支机构，涵盖银行在经营管理活动中形成的各类文件、资料、记录等档案，包括但不限于业务档案、财务档案、人事档案、行政档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映银行各项业务活动和管理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集和保存与银行经营管理相关的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及银行机密、商业秘密和客户隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范对档案进行分类、整理、编目和存储，确保档案管理工作的标准化和规范化。5.便利性原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率，满足银行内部各部门及外部相关单位的档案使用需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善银行档案管理制度，并组织实施。2.统筹规划银行档案管理工作，指导各部门做好档案的收集、整理和移交工作。3.集中保管银行各类重要档案，建立档案库房，配备必要的保管设施和设备，确保档案的安全存储。4.对档案进行分类、编号、编目、上架等整理工作，建立档案检索系统，方便档案的查找和利用。5.负责档案的查阅、借阅管理，按照规定办理查阅、借阅手续，对档案利用情况进行登记和跟踪。6.定期对档案进行鉴定，提出档案销毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作。7.开展档案管理培训工作，提高银行员工的档案管理意识和业务水平。8.负责与外部档案管理机构、监管部门等进行沟通协调，及时了解档案管理的相关政策法规和要求。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅工作，提供必要的档案信息和资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全维护，防止档案丢失、损坏或泄密。5.配合档案管理部门开展档案鉴定和销毁工作，提供相关档案的鉴定意见。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，确保档案管理工作的规范、有序进行。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，做好档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等具体工作。3.对档案进行定期检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、霉变、丢失等。4.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，严禁违规查阅、借阅和利用档案。5.积极参与档案管理培训和学习活动，不断提高自身业务素质和工作能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.业务档案：包括各类存贷款业务档案、信用卡业务档案、票据业务档案、国际业务档案等，涵盖业务办理过程中的申请书、合同、协议、审批文件、交易记录等相关资料。2.财务档案：如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告、税务资料等。3.人事档案：员工个人简历、入职申请表、劳动合同、薪酬福利记录、培训考核资料、奖惩记录等。4.行政档案：银行内部行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、印章使用记录、办公用品采购记录等。5.风险管理档案：风险评估报告、风险监控记录、不良资产处置档案等。6.客户档案：客户基本信息、账户资料、交易往来记录、客户投诉处理记录等，但涉及客户隐私的部分应严格按照保密规定管理。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.对于业务活动中形成的各类文件和资料，应在业务办理完毕后及时收集，不得拖延积压。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。4.对电子档案和纸质档案应同时进行收集，确保两者内容一致，并按照规定进行存储和管理。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、来源、时间等因素进行分类。例如，业务档案可进一步细分为公司业务档案、个人业务档案等；财务档案可分为会计档案、财务分析档案等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，以便于识别和管理。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于快速查找和了解档案内容。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及银行核心业务、重大决策、重要资产权益、历史沿革等具有长远保存价值的档案，应永久保管。例如，银行章程、股权变更文件、重大项目审批文件等。2.定期保管：根据档案的重要性和时效性，确定不同的定期保管期限，一般分为3年、5年、10年、15年、20年等。如一般业务合同、会计凭证等可根据实际情况确定保管期限。（二）保管方式1.纸质档案保管建立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。档案应存放在专用的档案架或档案柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查和盘点，发现问题及时处理。对于破损、褪色等档案，应及时进行修复或复制。2.电子档案保管采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并进行异地备份，防止数据丢失。建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、索引编目和权限管理。电子档案应与纸质档案的内容保持一致，并进行严格的版本控制。定期对电子档案进行数据备份和维护，检查存储设备的运行状态，确保数据的完整性和可用性。同时，做好电子档案的安全防护工作，防止病毒感染、黑客攻击等安全事件的发生。（三）库房管理1.档案库房应设置专人负责管理，严格限制无关人员进入。管理人员应定期对库房进行巡查，确保库房环境安全、整洁。2.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设施等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.对库房的温湿度进行实时监测和记录，根据档案保管要求，将库房温度控制在适宜范围内（一般为14℃24℃），相对湿度控制在45%60%之间。4.建立库房出入登记制度，详细记录档案的出入库时间、数量、去向等信息，确保档案的流转可追溯。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.银行内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案供查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，应按照规定办理相关手续。3.涉及银行机密、商业秘密和客户隐私等重要档案的查阅，应严格控制查阅范围和审批权限，经银行高级管理人员批准后方可查阅。4.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并由档案管理人员进行核对和签收。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，报银行分管领导批准。2.档案管理部门根据审批结果，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并要求借阅人签字确认。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或擅自带出银行。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延期。4.借阅人归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门的代表和档案管理人员。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见，并报银行领导审批。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对到期档案进行全面审查。对于已失去保存价值的档案，如超过保管期限且无继续利用必要的业务档案、已过时效的行政文件等，可考虑销毁。2.对于涉及银行重要权益、法律纠纷、历史研究等仍有一定参考价值的档案，应适当延长保管期限或进行永久保存。3.鉴定过程中，应充分征求各相关部门的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定结果，编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经银行领导审批后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，并对销毁情况进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。4.销毁工作完成后，档案管理部门应将《档案销毁清单》、销毁记录等相关资料整理归档，永久保存。七、附则（一）解释权归属本制度由银行档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由档案管理部门根据实际情况提出处理意见，报银行领导批准后执行。（二）修订与完善随着银行业务的