工会管理档案制度

工会管理档案制度一、总则（一）目的为加强本公司工会管理档案工作，确保工会档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在工会各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司工会组织及其所属各部门在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则工会档案由工会综合办公室集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映工会工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集工会工作中形成的各类文件、资料，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以工会主席为组长，副主席为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责领导和监督工会档案管理工作，审定档案管理工作规划、制度和标准，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）工会综合办公室作为工会档案管理的具体执行部门，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等日常工作。其职责包括：1.制定档案管理制度和工作流程，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.建立档案库房，配备必要的档案保管设备，保证档案的安全保管。4.开展档案的查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理工作。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和准确性。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（三）各部门兼职档案员各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向工会综合办公室移交档案。兼职档案员应接受工会综合办公室的业务指导和培训。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工会组织建设文件，包括工会成立、换届、机构设置、人员任免等文件材料。2.会员管理文件，如会员入会、转会、退会记录，会员代表大会文件等。3.职工权益维护文件，涉及劳动争议处理、集体合同签订与履行、职工福利保障等方面的文件。4.工会活动文件，包括各类文体活动、技能竞赛、教育培训等活动的策划、组织、总结材料。5..财务文件，如工会经费收支预算、决算、审计报告等。6.其他与工会工作相关的文件、资料、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交工会综合办公室。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.对于重要文件和紧急文件，应及时送交工会综合办公室，不得积压。3.档案管理人员应主动收集各类档案信息，确保档案收集的完整性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容，分为组织建设类、会员管理类、权益维护类、活动类、财务类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。例如，组织建设类档案编号为“ZJ001”，其中“ZJ”代表组织建设类，“001”为该类档案的顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子文档，便于查询和管理。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。审核内容包括文件的完整性、准确性、规范性等。2.审核通过的档案按照分类编号顺序进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和查阅。3.将装订好的档案装入档案盒，在档案盒上注明档案类别、编号、题名等信息，并放入档案库房指定位置。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映工会组织重大历史事件、重要决策、核心业务等方面的文件材料，如工会成立大会文件、重要集体合同文本、财务审计报告等。2.长期保管的档案在较长时间内具有查考利用价值的文件材料，如会员代表大会文件、一般性劳动争议处理文件、年度工会活动总结等，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案在较短时间内需要查考利用的文件材料，如临时性活动文件、一般性通知等，保管期限为1年至10年。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等必要的设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、窗帘等。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，注明各类档案的存放地点。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。5.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和可恢复性。五、档案的利用（一）查阅权限1.工会内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到工会综合办公室查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容等信息。2.涉及工会重要机密或敏感信息的档案，需经工会主席批准后方可查阅。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，说明查阅目的和范围，经工会主席批准后，由工会综合办公室指定专人陪同查阅。（二）借阅手续1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、归还日期等信息，经所在部门负责人和工会综合办公室负责人签字同意后，办理借阅手续。2.借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、调换、污损档案，确保档案的安全和完整。（三）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）目的、查阅（借阅）档案内容、归还日期等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由工会综合办公室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限规定，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的现实利用价值，对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存。3.检查档案的完整性和准确性，对于不完整、不准确或已失去保存意义的档案，可考虑销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案鉴定意见书，明确档案的存毁意见。2.经工会主席批准后，对确定销毁的档案进行造册登记，登记内容包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立工会档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，去除图像中的杂质、污点等，提高图像质量。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案录入功能能够将档案的基本信息、内容摘要等录入系统，实现档案信息的电子化管理。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案。3.借阅管理功能记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等信息，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理功能设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关档案信息，保障档案信息的安全。5.数据备份与恢复功能定期对电子档案数据进行备份，存储在安全可靠的介质上，并具备数据恢复能力，防止数据丢失。（四）安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止数据泄露、篡改和