档案保管制度模板

档案保管制度模板一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本档案保管制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工形成的各类档案的保管。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案保管应便于查询、调阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案的集中保管和日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案的安全保管，采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。5.对档案的利用情况进行登记和统计，定期向上级领导汇报档案管理工作情况。6.组织开展档案鉴定和销毁工作，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理人员的业务水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件、资料。2.公司/组织各项经营活动中形成的合同、协议、文件、报表等。3.公司/组织内部管理活动中形成的规章制度、会议记录、工作计划、工作总结等。4.公司/组织员工的人事档案、培训档案、考核档案等。5.公司/组织财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表等。6.公司/组织技术研发活动中形成的技术文件、图纸、专利等。7.公司/组织对外宣传活动中形成的宣传资料、新闻报道等。8.其他与公司/组织有关的具有保存价值的文件、资料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案收集范围，认真收集各类档案，不得遗漏。3.对收集到的档案，应进行初步审核，确保档案的真实性、完整性和准确性。4.档案收集人员应将收集到的档案及时移交档案管理部门，办理交接手续。（三）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类方案进行整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案整理应包括文件材料的分类、编号、编目、装订等工作。4.档案分类应根据档案的内容、性质和来源，按照一定的标准进行划分，确保档案分类科学、合理。5.档案编号应按照档案分类方案，对每一类档案进行顺序编号，确保档案编号唯一、规范。6.档案编目应包括档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息，确保档案编目准确、完整。7.档案装订应按照档案装订要求，对档案进行整齐、牢固的装订，确保档案装订美观、规范。四、档案的分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司/组织各类文件、通知（略）2.人事档案：包括员工的个人基本信息、履历、考核、培训、奖惩等档案。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等档案。4.业务档案：包括公司/组织各项业务活动中形成的合同、协议、项目文件等档案。5.技术档案：包括公司（略）6.声像档案：包括照片、录音、录像等档案。7.电子档案：包括公司/组织在信息化建设过程中形成的电子文件、数据等档案。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式进行编号。例如：2023Y001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.人事档案编号：采用员工工号档案类别代码流水号的方式进行编号。例如：001R001，表示工号为001的员工的第1份人事档案。3.财务档案编号：采用年度档案类别代码流水号的方式进行编号。例如：2023C001，表示2023年形成的第1份财务档案。4.业务档案编号：采用项目编号档案类别代码流水号的方式进行编号。例如：X001Y001，表示项目编号为X001的第1份业务档案。5.技术档案编号：采用专业代码档案类别代码流水号的方式进行编号。例如：J001T001，表示专业代码为J001的第1份技术档案。6.声像档案编号：采用年度档案类别代码流水号的方式进行编号。例如：2023S001，表示2023年形成的第1份声像档案。7.电子档案编号：采用电子档案存储路径档案类别代码流水号的方式进行编号。例如：E:/archives/2023/001，表示存储在E盘archives文件夹下2023年形成的第1份电子档案。五、档案的保管（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光（略）3.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对不同保管期限的档案，应分别存放，便于管理和鉴定。3.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。5.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。6.档案库房应严格控制温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。如温湿度不符合要求，应及时采取措施进行调节。7.档案库房应配备必要的安全设施，如防火门、防盗窗、监控设备等，确保档案库房的安全。8.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，不得在档案库房内吸烟、用火、用电等，确保档案库房的安全。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：凡是反映公司/组织局部活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为15年以下。（略）六、档案的利用（一）档案利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案。2.公司/组织外部单位因业务往来需要查阅档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅档案。（二）档案利用程序1.公司/组织内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到《档案查阅申请表》后，应进行审核，如符合查阅条件，应安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.公司/组织外部单位查阅档案，应提交单位介绍信、查阅人员有效身份证件等材料，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。档案管理部门应进行审核，如符合查阅条件，应报公司/组织领导批准后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.司法机关、行政机关查阅档案，应出具相关法律文书，并填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。档案管理部门应进行审核，如符合查阅条件，应报公司/组织领导批准后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。5.查阅档案时，查阅人员应遵守档案库房管理制度，不得在档案库房内吸烟、用火、用电等，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。6.查阅档案后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究查阅人员的责任。（三）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记内容应包括利用日期、利用部门、利用人员姓名、查阅档案名称、编号、查阅目的、归还日期等信息。3.档案利用登记应采用纸质和电子两种方式进行记录，确保登记信息的准确、完整。4.档案管理人员应定期对档案利用登记情况进行统计和分析，向上级领导汇报档案利用情况。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。3.档案鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的保管期限和价值。4.档案鉴定小组应形成档案鉴定报告，注明鉴定档案的名称、编号、保管期限、价值等信息，并报公司/组织领导批准。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照档案销毁程序进行销毁。2.档案销毁前，档案管理部门应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并报公司/组织领导批准。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁后，档案管理部门应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式等信息，并将《档案销毁申请表》归档保存。5.档案销毁记录应包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁日期、销毁方式、监销人员等信息，应采用纸质和电子两种方式进行记录，确保记录信息的准确、完整。八、档案的信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案管理水平（略）（二）档案数字化1.对公司/组织内具有保存价值的档案，应进行数字化处理，形成电子档案。2.档案数字化应按照相关标准和规范进行操作，确保数字化档案的质量。3.档案数字化过程中，应做好数据备份工作，防止数据丢失。（三）档案信息化管理系统1.公司/组织应建立档案信息化管理系统，实现档案的集中管理和共享利用。2.档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。3.档案管理人员应熟练掌握档案