档案管理源头制度

档案管理源头制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本源头制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案信息的真实可靠。2.完整性原则：全面收集和保存公司在经营管理、生产活动等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。3.准确性原则：档案内容应准确无误，数据、事实等应经过严格核实，避免出现错误或歧义。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.便利性原则：档案管理应便于档案的查找、利用和维护，提高档案服务效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。3.组织开展档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，定期对档案进行清查和盘点，确保档案的质量和安全。4.对档案管理人员进行业务培训，提高其业务水平和综合素质，负责档案管理人员的考核和奖惩。5.积极推进档案信息化建设，采用先进的信息技术手段，提高档案管理的效率和服务质量。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步保管工作，指定专人负责档案管理，并将档案管理工作纳入本部门的工作计划和岗位职责。2.按照公司档案管理制度的要求，定期向档案管理部门移交应归档的档案，确保档案的及时归档和集中统一管理。3.配合档案管理部门开展档案的鉴定、销毁、利用等工作，提供必要的支持和协助。4.对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识和档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案的整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案的实体安全，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.负责档案信息的录入和维护，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用，及时更新档案数据库，确保档案信息的准确性和完整性。5.积极开展档案编研工作，根据公司发展需要和档案利用需求，编写档案参考资料、大事记等，为公司决策提供参考依据。6.热情接待档案利用者，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时提供所需档案，做好档案利用登记和跟踪服务工作。7.保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案，确保档案信息安全。三、档案的形成与收集（一）档案形成要求1.公司各部门及员工在各项工作活动中应及时形成真实、准确、完整的文件材料，确保具有保存价值的文件材料齐全完整。2.文件材料应使用耐久性强的书写材料和字迹材料，禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。3.文件材料应规范填写，字迹清晰，签字盖章齐全，日期准确，确保文件的有效性和可识别性。（二）档案收集范围1.文书档案：包括公司发布的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.科技档案：涵盖公司科研项目、工程建设项目、设备仪器等方面形成的文件材料，如项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术文件、验收报告等。3.财务档案：包含公司财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务资料。4.人事档案：涉及员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、工资福利、培训、职称评定等方面的文件材料。5.业务档案：根据公司不同业务类型，收集与之相关的合同协议、业务往来文件、市场调研资料、客户信息等档案材料。（三）档案收集程序1.各部门在工作活动结束后，应及时对本部门形成的文件材料进行收集和整理，确保文件材料的齐全完整。2.档案管理人员定期到各部门进行档案收集，指导和协助各部门做好档案的整理工作，并对收集到的档案进行初步审核，检查文件材料的完整性和规范性。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，档案管理人员应提前介入，及时收集相关文件材料，确保档案的及时归档。4.各部门应在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门，档案管理部门对移交的档案进行再次审核，办理交接手续。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.区分不同价值和保管期限，对档案进行分类整理，确保重要档案得到妥善保管。3.便于档案的检索和查找，采用科学合理的分类方法和编号系统，建立清晰的档案检索目录。（二）分类方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类。即先按年度将档案分为不同年份，再根据保管期限分为永久、长期、短期，最后按机构（问题）进行细分。2.科技档案：根据项目类别、专业性质等进行分类，如科研项目档案可按项目名称、研究阶段等分类；工程建设项目档案可按项目前期、设计、施工、竣工验收等阶段分类。3.财务档案：按照会计年度、档案类别分类，如会计凭证、账簿、报表等分别归类。4.人事档案：依据档案材料的内容和性质，分为履历材料、自传材料、考核材料、学历学位材料、培训材料、奖惩材料等类别。5.业务档案：根据业务类型和流程进行分类，如销售业务档案可按客户、订单、合同等分类；采购业务档案可按供应商、采购合同等分类。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。2.文书档案编号格式为：年度+保管期限代码+流水号。例如：2023Y001，表示2023年度永久保管的第001份文书档案。3.科技档案编号格式为：项目代号+分类号+流水号。如：KJ01001，表示某科研项目的第001份科技档案。4.财务档案编号格式为：年度+档案类别代码+流水号。如：2023C001，表示2023年度的第001份会计凭证档案。5.人事档案编号格式为：员工编号+档案类别代码+流水号。如：001R001，表示员工编号为001的第001份人事档案材料。6.业务档案编号格式根据业务特点自行设定，但应保证编号的唯一性和系统性，便于管理和查询。（四）装订要求1.档案应进行装订，以保证档案的整齐美观和牢固耐用。2.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案的安全。3.采用左侧装订方式，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件，装订线应距左侧边缘15mm，上下两端各留20mm。4.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或裱糊，使其大小一致，便于装订。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光（紫外线）、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，定期对库房进行通风换气。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度监测设备、防虫防鼠设备等，确保档案保管环境的安全和稳定。（二）档案装具1.应选用符合档案保管要求的装具，如档案柜、档案架等，装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。2.档案柜应按照档案分类顺序排列，标识清晰，便于识别和管理。档案架应合理布局，确保档案存放有序，通风良好。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。2.永久保管的档案主要包括公司重要的规章制度、年度财务决算、重大合同协议、公司历史沿革等文件材料。3.长期保管的档案包括一般性的业务文件、项目档案、人事档案等，在规定期限届满后，经鉴定仍有保存价值的可继续保存。4.短期保管的档案主要是一些时效性较强、保存价值相对较低的文件材料，保管期限届满后可按规定进行销毁。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题应及时进行记录和处理。3.盘点时应核对档案的实际数量与档案目录是否一致，检查档案的完整性和保管状况，对破损、褪色、霉变等档案应及时进行修复和处理。4.对于清查和盘点中发现的档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级主管部门报告。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.以国家有关档案鉴定的规定和标准为依据，结合公司实际情况，对档案的保存价值进行科学评估。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。2.鉴定小组应定期召开会议，对到期档案进行集中鉴定，确保鉴定工作的公正、公平、公开。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值和保管期限。2.参考同类档案的保存情况和利用需求，综合考虑档案的重要性、代表性、完整性等因素，确定档案的鉴定结论。3.对于涉及公司重要权益、历史记录、法律纠纷等方面的档案，应从严鉴定，确保档案的长期保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，并报公司领导审批。2.档案销毁清册应详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经审批后作为档案销毁的依据。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案信息的正确使用，维护公司的合法权益。2.积极为公司各项工作提供档案服务，提高档案利用效率，充分发挥档案的价值。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案及相关业务档案。2.公司领导及相关人员因决策、管理等工作需要，可查阅、借阅公司各类档案。3.外部单位因工作需要，经公司批准后，可查阅、借阅与公司业务相关的档案，但应严格遵守保密规定。（三）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，符合规定的予以办理，并登记查阅、借阅档案的相关信息，包括查阅、借阅人姓名、部门、时间、档案名称、数量等。3.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应办理续借手续。4.外部单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅、借阅申请表等材料，经公司分管领导批准后，由档案管理部门按照规定提供档案，并办理相关手续。（四）利用登记与跟踪1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录档案利用的时间、地点、利用人、利用目的、档案名称及数量等信息，确保档案利用过程可追溯。2.对借出的档案，档案管理人员应定期进行跟踪催还，确保档案按时归还。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并要求利用人承担相应责任。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理的效率和服务质量。2.逐步实现档案管理工作的自动化流程，减少人工操作，提高档案管理的准确性和规范性。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全可靠。（二）数字化扫描与录入1.对公司存量档案进行全面数字化扫描，确保档案信息的完整录入。扫描分辨率应符合档案管理要求，一般不低于[X]dpi，图像应清晰、完整、可识别。2.按照档案分类和编号规则，对扫描后的档案图像进行命名和存储，建立电子档案目录数据库，实现电子档案与纸质档案的对应管理。3.档案管理人员应认真核对录入的档案信息，确保信息的准确性和完整性。对于录入过程中发现的问题，应及时与纸质档案原件进行核对，并进行修正。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与维护：实现档案信息的快速录入、修改