档案管理制度作用

档案管理制度作用一、总则（一）目的本档案管理制度旨在规范公司/组织档案的管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和可利用性，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是指公司/组织在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司/组织的各项活动，确保档案的完整性。4.安全性原则：档案管理部门应采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.方便利用原则：档案管理部门应建立健全档案利用制度，为公司/组织各部门及员工提供方便快捷的档案利用服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案的集中统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案的收集和整理：负责收集公司/组织各部门及员工在工作中形成的各类档案，并按照档案管理的要求进行整理、分类、编目等工作。3.档案的保管：建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全保管。4.档案的利用：建立档案利用制度，为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，确保档案的合理利用。5.档案的鉴定和销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。6.档案信息化建设：推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。7.档案人员培训：负责组织档案人员的培训，提高档案人员的业务素质和工作能力。8.其他职责：完成公司/组织领导交办的其他与档案管理有关的工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理档案：包括公司/组织的行政文件、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案等。2.业务管理档案：包括公司/组织的业务文件、合同协议、项目资料、市场调研、销售记录等。3.财务管理档案：包括公司/组织的财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.技术管理档案：包括公司/组织的技术文件、图纸、专利、科研成果等。5.其他档案：包括公司/组织的荣誉证书、宣传资料、照片、音像资料等。（二）档案收集要求1.及时性：各部门及员工应及时将工作中形成的档案移交档案管理部门，确保档案的及时收集。2.完整性：档案应完整、齐全，不得缺页、漏项。3.准确性：档案内容应真实、准确，不得虚假、伪造。4.规范性：档案应按照规定的格式和要求进行整理，确保档案的规范性。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，建立分类体系。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息，便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。四、档案的保管（一）档案保管设施和设备1.档案库房：应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案架：应配备足够数量的档案架，用于存放档案。3.档案柜：应配备档案柜，用于存放重要档案和机密档案。4.温湿度控制设备：应配备温湿度控制设备，确保库房内温度和湿度符合档案保管要求。5.消防设备：应配备消防设备，确保库房消防安全。6.防虫设备：应配备防虫设备，防止档案被虫蛀。7.防盗设备：应配备防盗设备，确保档案安全。（二）档案保管要求1.分类存放：档案应按照分类体系进行存放，便于管理和查找。2.标识清晰：档案架和档案柜应标明档案类别、编号、年度等信息，便于识别。3.定期检查：档案管理部门应定期对档案进行检查，确保档案的安全保管。4.温湿度控制：库房内温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.防火防盗：库房内应严禁烟火，配备必要的防盗设备，确保档案安全。6.防虫防霉：库房内应定期进行防虫防霉处理，防止档案被虫蛀和霉变。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为15年以下。五、档案的利用（一）档案利用范围1.公司/组织内部利用：公司/组织各部门及员工因工作需要，可以查阅、借阅公司/组织的档案。2.外部利用：因国家法律法规规定、司法机关办案需要、其他单位或个人查阅等原因，经公司/组织领导批准，可以向外部提供档案查阅、借阅服务。（二）档案利用程序1.内部利用程序：申请：公司/组织各部门及员工因工作需要查阅、借阅档案的，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、理由等信息，并提交所在部门负责人签字。审批：档案管理部门收到申请表后，应进行审核，并报档案管理部门负责人审批。查阅、借阅：经审批同意后，档案管理人员应按照申请表的要求，为申请人提供档案查阅、借阅服务，并做好查阅、借阅记录。归还：查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，并办理归还手续。2.外部利用程序：申请：因国家法律法规规定、司法机关办案需要、其他单位或个人查阅等原因，需要向外部提供档案查阅、借阅服务的，应填写《档案外部利用申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、理由、查阅人或借阅人等信息，并提交所在部门负责人签字。审批：档案管理部门收到申请表后，应进行审核，并报公司/组织领导审批。查阅、借阅：经审批同意后，档案管理人员应按照申请表的要求，为查阅人或借阅人提供档案查阅、借阅服务，并做好查阅、借阅记录。归还：查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，并办理归还手续。（三）档案利用限制1.机密档案：机密档案的查阅、借阅应严格按照公司/组织的保密制度执行，未经公司/组织领导批准，不得向外部提供查阅、借阅服务。2.重要档案：重要档案的查阅、借阅应经公司/组织领导批准，并在档案管理部门的监督下进行。3.档案原件：一般情况下，档案原件不得外借，确因工作需要外借的，应经公司/组织领导批准，并在规定的时间内归还。4.利用期限：档案的查阅、借阅期限应根据档案的保管期限和利用需求确定，一般不得超过15个工作日。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.鉴定组织：公司/组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门负责人及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。2.鉴定标准：档案鉴定小组应根据国家有关法律法规和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行鉴定。3.鉴定方法：档案鉴定小组应采用直接鉴定法，对每一份档案进行逐件审查，确定其保存价值。（二）档案销毁1.销毁程序：编制销毁清册：档案鉴定小组对已失去保存价值的档案进行鉴定后，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁理由等信息。审批：《档案销毁清册》应报公司/组织领导审批。销毁：经审批同意后，档案管理部门应按照《档案销毁清册》的要求，对档案进行销毁，并做好销毁记录。2.销毁方式：档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息的彻底销毁。3.监督：档案销毁时，应指定专人负责监督，确保销毁工作的安全、规范。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立档案管理信息系统：实现档案的数字化管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.实现档案信息共享：通过档案管理信息系统，实现公司/组织各部门及员工之间的档案信息共享，提高工作效率。3.加强档案安全管理：通过档案管理信息系统，加强档案的安全管理，防止档案信息的泄露和丢失。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化：对公司/组织现有的档案进行数字化处理，建立档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全保障：建立档案信息安全保障体系，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）档案信息化管理要求1.数据录入：档案管理人员应按照档案管理的要求，将档案信息准确录入档案管理信息系统。2.数据维护：档案管理部门应定期对档案管理信息系统的