档案交接环节制度

档案交接环节制度一、总则（一）目的为了加强公司档案交接环节的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，防止档案在交接过程中出现丢失、损坏或泄密等情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的档案交接工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案交接必须以真实、完整的档案资料为依据，确保交接内容与原始档案一致。2.准确性原则：交接双方应认真核对档案信息，保证档案信息的准确无误，避免因信息错误导致工作失误。3.完整性原则：交接的档案应涵盖相关业务活动的全过程，包括文件、资料、图表、数据等，确保档案的完整性。4.及时性原则：档案交接应在规定的时间内完成，避免因拖延导致档案管理工作的混乱。5.保密性原则：对于涉及公司机密的档案，交接双方应严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案交接的范围（一）公司内部档案交接范围1.部门撤并或职能调整：涉及部门的全部档案应进行交接，包括但不限于文件、合同、报表、会议记录等。2.人员调动：员工离职或岗位调动时，其工作期间形成的档案应移交给相关部门或人员。3.项目结束：项目完成后，项目组应将项目过程中产生的各类档案进行整理和交接。4.日常工作交接：因工作需要，各部门之间进行临时性档案交接，如文件传递、资料共享等。（二）公司与外部单位档案交接范围1.合作项目：与合作伙伴签订合作协议时，涉及项目相关的档案资料应进行交接，包括项目计划、技术方案、合同执行情况等。2.业务往来：与供应商、客户等进行业务往来过程中产生的档案，如采购合同、销售订单、发票等，应按照规定进行交接。3.行政事务：与政府部门、监管机构等进行行政事务处理时，相关档案资料的交接，如审批文件、备案材料等。三、档案交接的流程（一）交接准备1.交接方整理档案：交接方应在档案交接前，对需要交接的档案进行全面整理。按照档案类别、时间顺序等进行分类编号，编制档案清单，确保档案资料齐全、完整。2.接收方准备接收：接收方应提前了解交接档案的内容和要求，安排专人负责接收工作，并准备好接收档案所需的设备和场地。3.确定交接时间和地点：交接双方应协商确定档案交接的具体时间和地点，并提前通知相关人员。交接时间应选择在双方工作时间内，确保交接过程的顺利进行。（二）现场交接1.核对档案清单：交接双方在约定的时间和地点进行现场交接。首先，交接方应向接收方提供档案清单，接收方按照清单逐一核对档案的名称、数量、编号等信息，确保档案清单与实际档案一致。2.检查档案质量：接收方对档案的质量进行检查，包括档案的完整性、准确性、规范性等。如发现档案存在破损、缺失、信息错误等问题，应及时与交接方沟通，要求其进行补充或更正。3.办理交接手续：经双方核对无误后，交接双方在档案交接清单上签字确认，并注明交接日期。交接清单一式两份，双方各执一份，作为档案交接的凭证。（三）后续处理1.档案入库：接收方应及时将接收的档案按照公司档案管理制度进行分类整理，并入库保管。确保档案存放有序，便于查询和利用。2.交接记录存档：交接双方应将档案交接过程中的相关记录进行存档，包括档案清单、交接手续文件、问题处理记录等。存档资料应妥善保管，以备日后查阅。3.跟踪与反馈：交接完成后，接收方应对档案的使用情况进行跟踪，如发现档案在使用过程中出现问题，应及时与交接方沟通反馈，共同协商解决办法。四、档案交接的责任划分（一）交接方责任1.确保档案完整准确：交接方应负责对所交接档案的完整性和准确性进行审核，确保档案资料齐全、内容真实、信息准确。2.整理与编目：按照公司档案管理要求，对档案进行整理、分类、编号，并编制详细的档案清单。3.提供必要说明：在交接过程中，交接方应向接收方提供档案的形成背景、内容摘要、使用注意事项等必要说明，以便接收方更好地理解和管理档案。4.协助解决问题：如接收方在接收档案后发现问题，交接方应积极协助查找原因，并提供相关资料进行补充或更正。（二）接收方责任1.认真核对接收：接收方应按照档案交接清单，认真核对档案的名称、数量、编号等信息，对档案质量进行检查，确保接收的档案符合要求。2.妥善保管档案：接收方应负责对接收的档案进行妥善保管，按照公司档案管理制度进行分类存放，确保档案的安全和完整。3.及时反馈问题：如发现档案存在问题，接收方应及时向交接方反馈，并提供详细的问题说明，以便交接方及时处理。4.遵守保密规定：接收方应对交接过程中涉及的公司机密档案严格保密，不得泄露给无关人员。（三）双方共同责任1.遵守交接制度：交接双方应共同遵守本档案交接环节制度，严格按照规定的流程进行交接，确保交接工作的顺利进行。2.沟通协调：在档案交接过程中，双方应保持密切沟通，及时协调解决出现的问题。如遇重大问题或争议，应及时向上级领导汇报。3.承担法律责任：如因交接双方的原因导致档案丢失、损坏、泄密等情况，给公司造成损失的，双方应承担相应的法律责任。五、档案交接的监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门监督：公司档案管理部门负责对档案交接工作进行日常监督。定期检查档案交接记录，核实交接手续是否齐全、规范，档案整理是否符合要求。2.上级部门监督：上级领导或相关部门有权对档案交接工作进行不定期抽查，检查交接工作是否按照制度执行，档案管理是否存在问题。如发现问题，应及时责令整改。（二）外部监督对于涉及与外部单位档案交接的情况，公司应接受相关监管机构或合作单位的监督检查。积极配合外部监督工作，提供真实、准确的档案资料，确保档案交接工作合法合规。（三）检查结果处理1.问题整改：对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知，要求交接双方限期整改。整改完成后，应提交整改报告，经审核合格后方可结案。2.责任追究：对于因档案交接工作失误给公司造成损失的，应根据情节轻重，对相关责任人进行责任追究。责任追究方式包括批评教育、警告、罚款、降职、辞退等。六、档案交接的保密规定（一）保密范围1.公司机密信息：涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等机密内容以及其他不宜公开的档案资料。2.敏感信息：可能对公司形象、声誉或业务运营产生不利影响的敏感信息，如未公开的项目计划、重大决策过程等。（二）保密措施1.人员管理：交接双方应确保参与档案交接的人员具备保密意识，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.交接环境：档案交接应在安全、保密的环境中进行，避免无关人员在场。如涉及到机密档案的交接，应选择专门的会议室或保密场所。3.传输方式：对于电子档案的交接，应采用加密传输方式，确保档案信息在传输过程中的安全性。同时，禁止通过公共网络或不可信的存储设备传输机密档案。4.文件标识：对涉及保密的档案应进行明确标识，注明保密级别和保密期限。交接双方应严格按照标识要求进行管理和使用。（三）违规处理1.警告与纠正：如发现交接双方存在违反保密规定的行为，档案管理部门应及时发出警告，责令其立即纠正违规行为，并采取措施防止信息进一步扩散。2.责任追究：对于因违反保密规定给公司造成损失的，应依法追究相关责任人的法律责任。同时，公司有权要求责任人赔偿因泄密行为导致的经济损失。七、档案交接的信息化管理（一）建立档案交接信息系统1.系统功能：开发或引入专门的档案交接信息系统，实现档案交接流程的信息化管理。系统应具备档案清单录入、交接记录查询、问题反馈跟踪、统计分析等功能。2.数据共享：与公司现有的档案管理系统进行对接，实现档案交接信息与档案管理系统的数据共享。确保档案信息在不同系统之间的顺畅流通，并为档案管理决策提供数据支持。（二）电子档案交接1.格式规范：对于电子档案的交接，应明确电子档案的格式要求，确保接收方能够正常读取和使用。一般应采用通用的办公软件格式或公司统一规定的格式。2.元数据管理：在电子档案交接过程中，应注重元数据的管理。元数据应包含档案的基本信息、形成时间、来源、保管期限等，以便接收方更好地理解和管理电子档案。3.数字签名：对于重要的电子档案交接，可采用数字签名技术，确保电子档案的真实性和完整性。数字签名应符合国家相关法律法规和行业标准要求。（三）信息化培训1.系统操作培训：定期组织档案交接相关人员进行信息化系统操作培训，使其熟悉档案交接信息系统的功能和使用方法，提高工作效率和准确性。2.安全意识培训：加强对档案交接人员的信息化安全意识培训，使其了解电子档案交接过程中的安全风险和防范措施，确保档案信息的安全传输和存储。八、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇有未尽事宜或对本制度条款的理解存在争议，由档案管理部门会同相关部门进行研究和解释。（二）修订与完善本制度将根据公司业务发展、法律法规变化以及档案管理实际情况进行适时