档案保管查阅制度

档案保管查阅制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案的科学管理，确保档案的完整与安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案保管、查阅等方面的活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织各项工作活动中形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷的查阅服务，提高档案的利用效率。二、档案保管（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.建立健全档案保管设施，确保档案的安全存放，定期对档案保管环境进行检查和维护。4.负责档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，报经批准后组织实施。5.开展档案信息的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案资料支持和服务。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）档案分类与编号1.档案分类根据档案的来源、内容、形式等因素，将档案分为以下几大类：行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。人事管理类：包括员工档案、招聘录用资料、培训记录、绩效考核资料等。财务管理类：包括财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。业务经营类：包括市场营销资料、合同协议、项目文档、客户资料等。技术研发类：包括研发项目资料、技术图纸、专利文件、技术报告等。其他类：包括不属于以上分类的其他特殊档案，如荣誉证书、照片、音像资料等。2.档案编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式如下：[大类代码][小类代码][流水号]其中，大类代码用大写字母表示，小类代码用两位数字表示，流水号用四位数字表示。例如，行政管理类中的文件档案编号为XZ010001。（三）档案整理与装订1.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，剔除重复、无效的文件，确保档案内容的准确性和完整性。2.档案装订对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保存。装订时应注意以下事项：去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。对纸张较大的文件进行折叠，使其大小与档案盒相适应。使用线绳或胶棒进行装订，装订线应整齐、牢固，不得影响文件内容的查阅。（四）档案编目1.编制档案目录为每一份档案编制详细的目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，作为档案检索工具。2.建立电子档案目录同时建立电子档案目录，将档案目录信息录入计算机系统，以便于档案的快速检索和查询。电子档案目录应定期更新，确保与纸质档案目录保持一致。（五）档案保管期限根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。3.短期保管凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。（六）档案保管设施与环境1.档案库房设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。档案库房应安装防火门、防盗窗、烟雾报警器、温湿度计等设备，确保档案的安全存放。2.档案装具配备适合档案保管的装具，如档案柜、档案架、档案盒等。档案装具应符合档案管理的要求，便于档案的存放和查阅。3.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。应定期对档案库房的温湿度进行监测和调节，确保档案保管环境的适宜。4.安全防护加强档案库房的安全防护工作，严禁无关人员进入档案库房。档案管理人员应定期对档案库房进行巡查，发现问题及时处理。三、档案查阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的公司/组织内部人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的外部单位或个人，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经公司/组织主管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。（二）查阅流程1.申请查阅查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字同意（外部单位或个人还需经公司/组织主管领导签字同意）。2.审核批准档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并告知查阅人员查阅的时间、地点和注意事项。3.查阅登记查阅人员凭有效证件到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员根据查阅申请表的内容，在档案查阅登记簿上详细记录查阅人员的姓名、单位、查阅日期、查阅内容、查阅期限等信息。4.查阅档案查阅人员在档案管理人员指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理部门的规定，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行。5.归还档案查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后，在档案查阅登记簿上注明归还日期。（三）查阅期限档案查阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长查阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）档案复制1.内部人员复制公司/组织内部人员因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门根据申请内容，对档案进行复制，并在复制件上加盖“档案复制专用章”。2.外部单位或个人复制外部单位或个人因特殊原因需要复制公司/组织档案的，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，经公司/组织主管领导签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门对复制申请进行审核，符合复制条件的，予以复制，并在复制件上加盖“档案复制专用章”。复制后的档案应按照规定进行登记和发放。（五）档案借阅1.借阅范围公司/组织内部人员因工作需要借阅档案的，可按照本制度的规定办理借阅手续。外部单位或个人一般不得借阅公司/组织档案，如有特殊情况需要借阅的，应经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议。2.借阅流程借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意（外部单位或个人还需经公司/组织主管领导签字同意）后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对借阅申请表进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并告知借阅人员借阅的时间、地点和注意事项。借阅人员凭有效证件到档案管理部门领取档案，并在档案借阅登记簿上签字确认。3.借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.归还档案借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行核对，确认无误后，在档案借阅登记簿上注明归还日期。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。四、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，准确判定档案的价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责对公司/组织的档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法档案鉴定工作小组对每一份档案进行直接审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的价值和保管期限。2.综合分析结合公司/组织的发展规划、工作重点、历史沿革等因素，对档案进行综合分析，确定档案的存毁意见。（四）销毁程序1.编制销毁清册档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制《档案销毁清册》，《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、销毁原因等信息。2.审批《档案销毁清册》报经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁实施档案管理部门按照批准的《档案销毁清册》，组织专人对档案进行销毁。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复