泰顺县档案制度

泰顺县档案制度一、总则（一）目的为加强泰顺县档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案行业标准，结合本县实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于泰顺县各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则泰顺县档案管理工作在县委、县政府的统一领导下，实行分级负责、归口管理。各单位应明确档案管理工作的分管领导和具体承办部门，确保档案管理工作有序开展。2.完整准确、系统安全原则档案管理工作应保证档案的收集、整理、保管、利用等各个环节的完整性和准确性，维护档案的系统性和安全性，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理工作应充分考虑档案利用的需求，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.泰顺县档案局泰顺县档案局是本县档案工作的行政管理部门，负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县档案工作的规章制度和发展规划，对本县档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.各单位档案管理部门各单位应设立专门的档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案管理部门应接受泰顺县档案局的业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理工作的法律法规和业务流程，热爱档案事业，责任心强。2.负责本单位档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案的完整、准确、系统。3.做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全。对破损、褪色、变质的档案及时进行修复或复制，对电子档案进行备份和维护。4.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引、全宗介绍等，方便档案的查询和利用。5.按照规定的程序和要求，做好档案的借阅、查阅、利用等工作，严格履行登记手续，确保档案的合理使用和安全归还。6.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为单位各项工作提供参考依据。7.参与本单位档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、传输、维护等工作，提高档案管理的信息化水平。8.定期参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质和工作能力，适应档案管理工作的发展需要。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案各单位在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括上级文件、本单位文件、下级文件、会议文件、重要业务文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。2.科技档案本单位在科研、生产、基建等活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、技术文件、实验数据、研究报告、项目合同等。3.会计档案本单位在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、福利、培训、专业技术职务评聘等方面的文件材料。5.声像档案本单位在重大活动、重要会议、工程建设等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.电子档案本单位在办公自动化、信息化建设过程中形成的电子文件、数据库、网页信息等。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，并定期移交档案管理部门。2.档案管理人员应主动参与本单位重要活动和会议，及时收集相关文件材料，确保档案的完整性。3.对接收的档案应进行认真核对，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案应及时退回相关部门进行补充或修正。4.对历史档案、零散文件和其他具有保存价值的资料，应通过征集、购买、捐赠等方式进行收集，丰富档案资源。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。3.纸质档案与电子档案同步整理，确保两者内容一致、相互对应。（四）档案整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。先将档案按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构（问题）进行排列，最后进行编号、编目、装订。2.科技档案按照项目专业分类法进行整理。先将档案按项目分开（一个项目的档案集中在一起），再在每个项目内按专业进行分类，如科研项目可分为科研报告、实验数据、技术文件等，然后进行编号、编目、装订。3.会计档案按照会计年度文件形式分类法进行整理。先将档案按会计年度分开，再按凭证、账簿、报表等文件形式进行分类，然后进行编号、编目、装订。4.人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理，分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料、其他材料。每类材料再按时间顺序排列，进行编号、编目、装订。5.声像档案按照载体形式分类整理，如照片档案可按年度事件编号进行整理，录音、录像档案可按录制时间主题编号进行整理，然后进行编目、标注说明等。6.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，进行元数据标注，确保电子档案的可读性和可管理性。四、档案的保管（一）档案保管场所1.泰顺县档案局应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.各单位应根据档案数量和保管要求，设立相对独立的档案库房或档案专柜，保证档案存放有序、便于管理。档案库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。2.对纸质档案应按照分类顺序上架存放，排列整齐，标识清晰，便于查找。对电子档案应进行备份存储，定期进行数据维护，确保数据的完整性和安全性。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。根据温湿度变化情况，及时采取通风、除湿、加湿等措施。4.做好档案库房的清洁卫生工作，定期打扫地面、擦拭档案架柜，保持库房整洁。5.加强对档案库房的安全管理，安装防火、防盗、防虫、防鼠等设施设备，配备必要的消防器材，确保档案库房的安全。档案管理人员应严格遵守库房管理制度，严禁无关人员进入库房。（三）档案保管期限1.文书档案的保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。2.科技档案、会计档案、人事档案等的保管期限按照国家有关规定执行。3.声像档案、电子档案等的保管期限应根据其价值和利用需求确定，一般与相关纸质档案的保管期限相同或适当延长。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务人员和分管领导组成，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清册，报本单位分管领导批准后进行销毁。档案销毁清册应永久保存。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.对涉及机密、秘密的档案，应按照保密规定进行销毁，严禁擅自销毁。五、档案的利用（一）档案利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和档案管理规定，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务为本原则档案利用工作应坚持以服务为宗旨，积极主动地为单位各项工作和社会公众提供档案信息服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露。（二）档案利用范围1.本单位内部利用本单位工作人员因工作需要查阅、借阅本单位档案，用于工作参考、决策依据、项目论证、历史研究等。2.外部利用因国家机关、社会组织、公民个人等合法需求，经本单位批准后查阅、借阅本单位档案，如司法机关办案、行政机关执法、社会组织开展研究、公民个人查询涉及自身权益的档案等。（三）档案利用程序1.本单位内部利用（1）查阅档案本单位工作人员需查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，提供相应的档案供查阅，并在查阅登记表上做好记录。（2）借阅档案因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，按时归还档案。2.外部利用（1）申请国家机关、社会组织、公民个人等需要查阅、借阅本单位档案的，应提前向本单位提出书面申请，说明利用目的、范围、方式等，并提交相关证明材料。（2）审批本单位档案管理部门对申请进行审核，报本单位分管领导审批。审批同意后，告知利用者查阅、借阅的时间、地点、方式等相关事宜。（3）利用利用者应按照约定的时间、地点和方式查阅、借阅档案，档案管理人员应做好监督和服务工作，确保档案利用过程的规范和安全。利用结束后，利用者应及时归还档案，并在档案利用登记表上签字确认。（四）档案利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅申请表、借阅申请表、查阅登记表、借阅登记表等进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、查阅范围、借阅期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，编制档案利用统计报表，如档案查阅人次、借阅人次、利用档案种类、利用目的分布等，为档案管理工作提供数据支持和决策依据。六、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化管理、自动化检索、网络化利用，提高档案管理工作的效率和水平。2.加强档案信息资源的整合与共享，促进档案信息在本单位内部和社会范围内的有效利用，为单位各项工作和社会发展提供有力支持。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止档案信息的丢失、损坏和泄露，保障档案信息化建设的顺利进行。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，将其转换为电子文件，建立电子档案数据库。数字化过程应确保档案内容的完整、准确、清晰，图像分辨率符合要求，数据格式规范统一。2.档案信息管理系统建设建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等各个环节的档案信息管理系统，实现档案业务流程的自动化、信息化管理。系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计、编研等功能，方便档案管理人员操作和利用者查询。3.档案信息资源整合与共享加强与本单位其他信息系统的对接和整合，实现档案信息与业务信息的互联互通、资源共享。同时，按照国家有关规定，积极推进档案信息资源的社会共享，为社会公众提供便捷的档案信息服务。4.档案信息安全保障建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，采取身份认证、数据加密、访问控制、备份恢复等技术手段，确保档案信息的安全存储和传输。定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。（三）档案信息化建设实施1.制定档案信息化建设规划根据本单位档案管理工作的实际情况和发展需求，制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤、保障措施等，确保档案信息化建设工作有计划、有步骤地推进。2.组织实施按照档案信息化建设规划，组织相关人员进行档案数字化、信息管理系统开发、信息资源整合与共享、信息安全保障等工作。在实施过程中，要加强技术指导和质量控制，确保各项工作符合标准和要求。3.培训与推广加强对档案管理人员的信息化培训，提高其信息化操作技能和业务水平。同时积极推广档案信息化建设成果，引导利用者通过网络平台查询和利用档案信息，提高档案利用效率。七、监督与检查（一）监督检查主体1.泰顺县档案局负责对本县各级各类档案管理工作进行监督检查，定期组织开展档案工作专项检查和业务指导，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。2.各单位应建立健全内部档案管理监督检查机制，加强对本单位档案管理工作的日常监督检查，及时发现和解决存在的问题。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况检查各单位是否建立健全档案管理制度，是否严格按照制度要求开展档案管理工作，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节。2.档案管理机构和人员配备情况检查各单位档案管理机构是否健全，档案管理人员是否配备到位且具备相应素质和能力，是否定期参加业务培训和学习。3.档案业务工作开展情况检查档案收集是否齐全完整，整理是否规范有序，保管是否安全妥善，利用是否合理高效，鉴定销