基金档案保管制度

基金档案保管制度一、总则（一）目的为了加强公司基金档案的管理，确保基金档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在基金运作过程中形成的各类档案，包括但不限于基金合同、招募说明书、托管协议、交易记录、财务报表、客户资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基金档案由公司指定的专门部门或岗位进行集中保管，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整性原则：全面收集基金运作过程中的各类文件资料，保证档案的完整性和系统性。3.准确性原则：对档案内容进行严格审核，确保档案信息的真实、准确。4.安全性原则：采取有效的安全防护措施，保障基金档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对涉及基金投资决策、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。6.可追溯性原则：档案管理应具备清晰的记录和索引，便于查询和追溯基金运作的历史信息。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善基金档案保管制度，并组织实施。集中保管基金档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。定期对档案进行整理、分类、装订和归档，保证档案的完整性和规范性。负责档案的借阅、查阅管理，按照规定办理借阅手续，跟踪档案使用情况。对档案的保管状况进行定期检查和维护，及时发现并处理档案存在的问题。负责档案的数字化处理工作，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.各业务部门负责本部门在基金运作过程中形成的文件资料的收集、整理和初步审核，并定期移交档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。对本部门产生的档案资料的真实性、准确性负责，确保档案内容符合法律法规和公司规定。3.公司管理层负责审批基金档案保管制度，监督制度的执行情况。为档案管理工作提供必要的资源支持，保障档案管理工作的顺利开展。4.内部审计部门定期对基金档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况，评估档案管理的合规性和有效性。对审计中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.基金设立阶段：包括基金合同、招募说明书、托管协议、基金份额发售公告、验资报告等。2.基金运作阶段：交易记录：包括证券交易、资金收付、申购赎回等业务的原始凭证、交易指令、成交确认书等。投资决策文件：如投资研究报告、投资组合方案、投资决策会议纪要等。基金财务资料：财务报表、会计凭证、审计报告等。客户资料：客户开户信息、交易记录、风险承受能力评估报告、客户服务记录等。基金托管资料：托管人出具的各类报告、托管业务往来文件等。法律法规文件：与基金运作相关的法律法规、监管政策文件等。其他相关资料：如行业研究报告、市场动态信息等。3.基金终止阶段：清算报告、资产处置文件、基金剩余财产分配方案等。（二）收集要求1.各业务部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的文件资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份存储。（三）整理方法1.分类：根据基金档案的性质和内容，按照基金设立、运作、终止等阶段进行一级分类，再在每个阶段下按照业务类型、文件种类等进行二级分类。例如，在基金运作阶段的交易记录中，可进一步细分为股票交易、债券交易、货币市场交易等类别。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，能够反映档案的类别、年份、顺序等信息。例如，采用“基金代码年份流水号”的编号方式。3.装订：对纸质档案进行整理装订，确保文件顺序整齐，牢固不易散落。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，统一使用A4纸张规格。4.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录数据库，便于查询和检索。三、档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：采用专用档案柜存放，按照分类顺序排列，确保档案存放整齐有序。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等多种存储方式进行备份。同时，建立电子档案管理制度，对电子档案的存储、传输、使用等环节进行严格管理，防止电子档案的丢失、损坏和泄露。（二）保管期限1.基金合同、招募说明书、托管协议等重要文件，保管期限为基金存续期结束后至少10年。2.交易记录、投资决策文件、财务报表等业务文件，保管期限为基金存续期结束后至少5年。3.客户资料的保管期限按照相关法律法规规定执行，一般为客户销户后至少5年。4.法律法规文件、行业研究报告等资料，根据其重要性和时效性确定保管期限，一般为310年。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。温度一般保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。2.定期对保管场所进行检查和维护，确保消防设施、防盗设备等正常运行。3.对档案保管设备进行定期检查和保养，如档案柜的锁具、通风设备等，发现问题及时维修或更换。（四）档案的清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案的实际数量与档案目录记录一致。2.在清点过程中，如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，对档案清点情况进行详细记录，形成清点报告。3.定期与各业务部门核对档案移交情况，确保档案的收集和移交工作准确无误。四、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅基金档案，应根据工作需要提出申请，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及基金投资决策、客户隐私等敏感信息的档案，查阅申请需经公司管理层审批。3.外部机构查阅基金档案，应提前向公司提出书面申请，并说明查阅目的和范围。经公司管理层批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。（二）查阅程序1.查阅人填写《基金档案查阅申请表》，详细说明查阅的档案名称、查阅目的、查阅时间等信息。2.申请表经审批后，查阅人持有效证件到档案管理部门查阅档案。档案管理部门应根据申请表提供的信息，准确查找所需档案，并在专门的查阅登记簿上记录查阅人姓名、单位、查阅时间、查阅档案名称等信息。3.查阅人应在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅基金档案，应填写《基金档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.涉及重要机密信息的档案，借阅申请需经公司管理层审批。3.外部机构原则上不得借阅基金档案，如有特殊情况需要借阅的，应按照公司相关规定进行严格审批，并签订保密协议。（四）借阅程序1.借阅人填写《基金档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、借阅期限、借阅用途等信息。2.申请表经审批后，借阅人到档案管理部门办理借阅手续，领取借阅的档案。档案管理部门应在借阅登记簿上详细记录借阅人信息、借阅档案名称、借阅期限等内容，并要求借阅人签字确认。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅期满后，借阅人应及时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。五、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及基金投资决策、客户隐私等敏感信息的档案，实行严格的保密制度。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.限制档案查阅和借阅范围，严格按照审批程序进行操作，确保敏感信息不被无关人员获取。3.在档案查阅和借阅场所，应采取必要的保密措施，如设置专门的查阅区域、限制无关人员进入等。4.对档案的电子数据进行加密存储和传输，防止信息在网络传输过程中被窃取或篡改。5.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，防止因人员疏忽导致信息泄露。（二）安全防范1.档案保管场所应安装必要的安全防范设备，如监控摄像头、门禁系统、防盗报警装置等，确保档案的安全。2.定期对档案保管场所进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.对档案的存储介质进行定期备份，并异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。4.制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施，确保能够及时有效地保护档案安全。六、档案的销毁（一）销毁条件1.根据档案保管期限的规定，对已超过保管期限且无继续保存价值的档案，可进行销毁。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，导致相关档案不再具有使用价值的，可进行销毁。3.档案在保管过程中，如发现有损坏、变质等情况，经鉴定确实无法修复且无保存必要的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对达到销毁条件的档案进行清理和鉴定，编制《基金档案销毁清单》，详细记录档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《基金档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核后，报公司管理层审批。3.经批准后，由档案管理部门指定专人负责档案的销毁工作。销毁过程应进行现