政府档案制度上墙

政府档案制度上墙一、总则（一）目的为加强政府档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，特制定本制度。本制度旨在规范政府档案工作流程，提高档案管理效率，保障档案信息的有效传递和利用，为政府各项工作的开展提供有力的支持和依据。（二）适用范围本制度适用于政府机关各部门、各直属单位以及所属工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映政府各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与政府工作相关的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学整理，使其具有系统性和逻辑性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查阅、利用，提高工作效率，满足政府工作和社会公众的需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善政府档案管理制度和办法。2.负责组织、协调和指导政府机关各部门、各直属单位的档案工作，开展档案业务培训和监督检查。3.集中统一管理政府各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等，确保档案的安全和完整。4.对档案进行分类、整理、编目、装订等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查阅和利用。5.定期对档案进行鉴定和销毁，按照规定程序处理到期档案和无保存价值的档案。6.推进档案信息化建设，利用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门、直属单位职责1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确一名档案管理人员，负责本部门、本单位档案工作的具体实施，并接受档案管理部门的业务指导和监督。3.严格执行档案管理制度，按照规定的归档范围和时间要求，及时将档案移交档案管理部门。4.积极配合档案管理部门开展档案查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，遵守档案管理各项规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、上架、保管等，确保档案的有序存放和安全。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，严格按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，及时催还到期档案。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告并采取相应措施。5.参与档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对档案进行鉴定，提出销毁意见，并做好销毁记录。6.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质和管理水平。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.上级机关下发的与本政府工作相关的文件、指示、通知等。2.本政府形成的各类文件、报告、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.所属各部门、各直属单位报送的文件、报表、统计资料等。4.政府工作中形成的重要会议材料、领导讲话、调研成果等。5.与其他单位签订的合同、协议、项目文件等。6.反映政府工作活动的照片、录音、录像等声像资料。7.会计凭证、账簿、报表等会计档案。8.其他具有保存价值的文件、资料。（二）档案收集要求1.各部门、各直属单位应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、准确。2.档案收集人员应按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位形成的各类文件、资料，并进行初步整理。3.对上级机关下发的文件，应及时签收、登记，并按照要求进行传阅、办理。办理完毕后，应将文件原件及相关办理结果及时归档。4.对重要会议材料、领导讲话等，应在会议结束后及时收集、整理，并按照要求进行归档。5.对声像资料，应在活动结束后及时整理、标注，确保资料的完整性和准确性。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）档案整理方法1.文书档案整理：按照年度、机构（问题）、保管期限分类，编制归档文件目录，装订成册，并编制档案盒封面和脊背项目。2.科技档案整理：按照项目、专业分类，建立档案案卷，编制案卷目录和卷内文件目录。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别，分别进行整理，装订成册，并编制会计档案目录。4.声像档案整理：按照载体形式、时间顺序分类，编制声像档案目录，并附文字说明。5.电子档案整理：按照电子文件的类别、年度、保管期限分类，建立电子档案数据库，进行元数据著录和数据挂接。四、档案保管（一）档案保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案保管方式1.档案应按照分类、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.档案应采用档案盒、档案柜等装具进行保管，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密保管等。4.电子档案应进行备份存储，备份存储介质应异地存放，并定期进行检查和维护。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括本政府制定的法规、规章、政策文件，重要会议记录，重大活动文件，重要人事任免文件，财务决算等。3.长期保管的档案主要包括本政府一般工作文件，一般会议记录，一般人事任免文件，重要业务文件等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括本政府一般性文件，一般性会议记录，一般性人事任免文件，一般性业务文件等，保管期限为5年以下。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.定期检查应每年至少进行一次，检查结果应记录在案，并对发现的问题及时进行处理。3.对档案保管场所的设施设备应定期进行维护和检查，确保其正常运行。五、档案利用（一）档案查阅利用范围1.本政府机关工作人员因工作需要查阅档案的，可按照规定程序办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，未经批准，不得查阅。（二）档案查阅利用程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人陪同查阅。4.查阅人应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。5.查阅人如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定程序办理复印、摘录手续。（三）档案借阅利用程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并办理档案借阅手续。4.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅的，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。借阅期满后，应及时归还档案。（四）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、查阅人、借阅人等信息进行详细登记。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查阅。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正、准确判定的原则。2.档案鉴定工作应在档案管理部门负责人的领导下，由档案管理人员和相关业务人员组成鉴定小组进行。（二）档案鉴定标准1.依据档案保管期限表，对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满。2.审查档案的内容是否已失去保存价值，是否与现行政策法规相抵触。3.考虑档案的历史、文化、科研等方面的价值，对具有重要价值的档案应予以保留。（三）档案鉴定程序1.档案管理部门定期对档案进行清理，对拟销毁的档案进行初步筛选，提出鉴定意见。2.鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案是否需要销毁。3.对需要销毁的档案，鉴定小组应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。4.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核签字后，报本政府分管领导批准。（四）档案销毁1.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务人员共同监销。2.档案销毁过程中，应采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅、利用和共享。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）档案信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案信息系统建设：开发或选用适合本政府档案管理的信息系统，实现档案的在线录入、整理、编目、检索、借阅等功能。3.档案信息安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加