寺院档案制度

寺院档案制度一、总则（一）目的本档案制度旨在规范寺院档案管理工作，确保寺院各类文件、资料的完整性、准确性和安全性，便于查询、利用和传承寺院文化，为寺院的日常管理、法务活动、历史研究等提供有力支持。（二）适用范围本制度适用于寺院各部门、各僧团及所有与寺院相关的活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：寺院档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和利用。2.真实性原则：档案内容必须真实反映寺院的各项活动和历史面貌，严禁篡改、伪造档案。3.完整性原则：全面收集寺院在各个方面形成的档案，确保档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及寺院机密、信众隐私等内容的档案，严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置寺院设立专门的档案管理室，配备专业的档案管理人员，负责档案管理的具体工作。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和寺院实际情况，制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集寺院各部门、各僧团在各项活动中形成的档案材料，按照分类标准进行整理、编目，使其系统化、条理化。3.档案保管：提供安全、适宜的档案保管环境，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，防止档案损坏、丢失、霉变等情况发生。4.档案利用服务：建立档案查阅、借阅登记制度，为寺院内部人员及相关外部人员提供档案查阅、借阅服务，根据规定办理审批手续，确保档案的合理利用。5.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期分析档案管理工作的状况，为决策提供依据。6.档案信息化建设：推进档案信息化管理，利用现代信息技术手段，建立档案数据库，实现档案信息的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和水平。7.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。8.档案安全管理：建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，落实安全防范措施，确保档案实体安全和信息安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类寺院档案分为以下几大类：1.行政事务类：包括寺院的组织架构、规章制度、工作计划与总结、会议记录、人事档案、财务档案等。2.法务活动类：如法会记录、讲经说法资料、修行指导、信众登记等与法务相关的文件。3.历史文化类：寺院的历史沿革、建筑图纸、碑刻拓片、文物资料、宗教艺术作品等。4.对外交流类：与其他寺院、宗教团体、社会组织的往来信函、合作协议、交流活动记录等。5.信众管理类：信众档案、捐赠记录、信众服务活动资料等。6.其他类：不属于上述分类的其他具有保存价值的档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用分类代码与流水号相结合的方式，具体如下：1.行政事务类：代码XZ，流水号从001开始。2.法务活动类：代码FW，流水号从001开始。3.历史文化类：代码LS，流水号从001开始。4.对外交流类：代码WJ，流水号从001开始。5.信众管理类：代码XZ，流水号从001开始。6.其他类：代码QT，流水号从001开始。例如，行政事务类的第5份档案编号为XZ005。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门职责：寺院各部门负责本部门在工作活动中形成的档案材料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。档案材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，载体符合要求。2.收集范围：包括但不限于文件、报告、请示、批复、合同、协议、会议纪要、统计报表、照片、音像资料等。3.收集时间：各部门应在每年年底前将本年度形成的档案材料收集整理完毕，并移交档案管理部门。对于重大活动、紧急事件等形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集移交。（二）档案整理1.分类整理：档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，按照档案分类标准进行分类整理。2.装订编目：对每份档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修复。同时，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，以便于查询和管理。3.编页编号：对档案进行编页编号，每卷（册）从“1”开始连续编号，标注在每页的右上角。4.装盒上架：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标注档案编号、题名、保管期限等信息，然后按照档案类别和编号顺序上架存放。五、档案的保管（一）保管环境1.库房要求：档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.设备配备：库房内应配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。（二）档案存放1.分类存放：按照档案分类编号顺序，将档案分类存放在档案柜中，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.上架排列：档案上架应遵循从左到右、从上到下的顺序，按照档案编号依次排列，便于快速定位和存取档案。（三）档案保管期限1.永久保管：对寺院具有重要历史价值、法律意义、文化传承价值的档案，实行永久保管。2.长期保管：保管期限为30年的档案，主要包括寺院的重要规章制度、长期工作计划、重要会议记录、重大法务活动资料等。3.短期保管：保管期限为10年的档案，如一般性的行政文件、短期的工作计划、临时性的活动记录等。（四）档案定期检查1.检查内容：定期对档案进行检查，检查档案的保管状况，包括档案是否完好无损、字迹是否清晰、载体是否老化等，同时检查档案的存放秩序是否正常。2.检查频率：每年至少进行一次全面的档案检查，对重点档案可增加检查次数。检查过程中发现问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。六、档案的利用（一）利用范围1.寺院内部：供寺院管理人员、僧众等查阅、借阅档案，用于日常管理、法务活动、研究学习等。2.外部单位：因工作需要，经寺院同意，相关外部单位可查阅、借阅与合作事项有关的档案。3.信众：信众因特殊原因，经寺院审核批准，可查阅与其相关的档案资料。（二）利用手续1.内部利用：寺院内部人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外部单位利用：外部单位查阅、借阅档案，需提前向寺院提交《档案查阅申请表》，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等，经寺院相关领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并办理查阅、借阅登记手续。3.信众利用：信众查阅、借阅档案，需向寺院提出书面申请，说明查阅、借阅的原因和内容，经寺院审核批准后，按照规定办理查阅、借阅手续。（三）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的申请，提供相应的档案供其查阅。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印档案，应经档案管理部门负责人同意，并在档案管理人员的监督下进行。2.借阅：借阅档案一般不超过[X]个工作日，确因工作需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅者应对档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案名称、编号、利用目的、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定人员直接审查档案内容，根据档案的价值判断其保管期限。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其重要程度和保存价值。3.效益评估法：评估档案对寺院工作、文化传承、历史研究等方面的效益，确定其保存价值。（四）销毁程序1.编制销毁清单：经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制《档案销毁清单》，详细列出档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：《档案销毁清单》报寺院相关领导审批同意。3.销毁实施：由档案管理部门指定专人负责销毁档案，销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。4.销毁记录：对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、销毁人员、监督人员等信息，并将销毁记录与《档案销毁清单》一同归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的寺院档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化系统功能1.档案录入：将纸质档案扫描录入系统，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快捷地查询档案信息。3.借阅管理：实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、归还等环节，提高借阅管理的效率和准确性。4.统计分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理功能，确保档案信息的安全性和保密性，不同用户只能访问其权限范围内的档案信息。（三）数据备份与安全1.数据备份：定期对档案