人事档案制度年代

人事档案制度年代一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的真实情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集员工的各类人事信息，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对人事档案内容予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行人事档案的整理、归档、保管和利用，确保档案管理工作的规范化。二、人事档案的内容（一）履历材料包括员工的个人基本信息、工作经历、学历学位、培训经历等。（二）自传材料员工撰写的反映个人成长经历、思想变化等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核表、绩效评估报告等。2.任职期满考核、晋升考察等材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件。2.培训结业证书、培训记录等。3.专业技术职务任职资格证书、聘任文件等。（五）政审材料1.入党、入团政审材料。2.出国（境）政审材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书等。2.入团志愿书、入团申请书等。（七）奖励材料1.公司内部颁发的各类奖励证书、表彰决定等。2.获得的社会荣誉证书、表彰文件等。（八）处分材料1.公司内部的违纪处分决定、通报批评等。2.受到的外部行政、党纪处分材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等。2.任免文件、职务变动通知等。3.出国（境）审批表、护照复印件等。（十）其他可供组织参考的材料如员工的健康体检报告、工作成果证明等。三、人事档案的建立与收集（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责收集其个人基本信息表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式、家庭住址等。2.要求新员工提供学历学位证书原件及复印件、身份证原件及复印件、专业技术职务任职资格证书原件及复印件（如有）等相关材料。3.指导新员工填写自传材料、入党（团）申请书等相关表格，并及时归档。（二）档案材料定期收集1.人力资源部门定期（每季度）向各部门收集员工的考核评估报告、奖励处分决定、培训记录等材料。2.各部门应指定专人负责整理和提交本部门员工的相关材料，确保材料的及时、准确收集。（三）特殊情况材料补充1.员工发生职务变动、学历提升、获得新奖励或处分等情况时，相关部门应在变动发生后的[X]个工作日内将相应材料提交至人力资源部门。2.员工个人如有需要补充或更新档案材料的，应在[X]个工作日内将材料提交至人力资源部门。四、人事档案的整理与归档（一）分类整理1.按照人事档案内容的分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.每一类材料按照时间顺序进行排列，确保材料的连贯性和逻辑性。（二）编号编制1.为每份档案材料编制唯一的编号，编号应体现材料类别、年份、顺序号等信息。2.例如，履历材料的编号格式为：L[年份][顺序号]，其中L代表履历材料。（三）装订成册1.将同一类别的档案材料按照编号顺序装订成册，采用A4纸规格，左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不得有散页、掉页现象。（四）归档存放1.整理好的人事档案按照员工姓名拼音顺序排列，存放在专门的档案柜中。2.档案柜应标明存放档案的类别、年份等信息，便于查找和管理。五、人事档案的保管（一）保管环境1.设立专门的人事档案保管室，保持室内清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案保管室应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。（二）档案借阅1.严格执行档案借阅审批制度，因工作需要借阅档案的，须填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.经所在部门负责人、人力资源部门负责人审批同意后，方可借阅档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。借阅结束后，应及时归还档案，并办理归还手续。（三）档案查阅1.因工作需要查阅档案的，须填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人、人力资源部门负责人审批同意后，在档案保管室进行查阅。2.查阅人不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制档案内容。如需复制档案材料，应经人力资源部门负责人批准，并注明用途。（四）档案保密1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.非档案管理人员未经批准不得进入档案保管室。（五）档案定期检查1.人力资源部门定期（每年）对人事档案进行全面检查，检查档案的完整性、准确性、保密性等情况。2.对检查中发现的问题及时进行整改，确保档案管理工作的规范运行。六、人事档案的利用（一）员工晋升、调岗依据1.人力资源部门在进行员工晋升、调岗时，依据人事档案中的考核评估、学历学位、专业技术职务等材料，综合评估员工的能力和素质，为决策提供参考。2.确保晋升、调岗人员的档案材料真实、完整，符合公司相关规定。（二）培训与发展规划参考1.根据人事档案中员工的学历、培训经历、技能水平等信息，为员工制定个性化的培训与发展规划。2.帮助员工提升自身能力，满足公司发展对人才的需求。（三）解决劳动纠纷参考1.在处理劳动纠纷时，人事档案中的相关材料，如劳动合同、工资发放记录、考核评估报告等，可作为重要的证据和参考依据。2.维护公司和员工的合法权益，确保劳动纠纷的妥善解决。七、人事档案的信息化管理（一）建立电子档案系统1.开发或引入专业的人事档案管理软件，建立电子档案数据库，将人事档案内容进行电子化存储。2.电子档案应与纸质档案内容一致，确保信息的准确性和完整性。（二）档案信息录入与更新1.安排专人负责将新收集的档案材料及时录入电子档案系统，并进行审核和校对。2.员工档案信息发生变动时，应在[X]个工作日内更新电子档案系统中的相关信息。（三）电子档案安全管理1.采取安全可靠的网络环境和数据存储设备，防止电子档案数据丢失、损坏或泄露。2.定期对电子档案系统进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。3.设置严格的用户权限管理，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案系统。八、人事档案的销毁（一）销毁条件1.人事档案材料超过保管期限，且已无保存价值的。2.档案材料因损坏、变质等原因无法继续保存的。（二）销毁审批1.由人力资源部门提出档案销毁申请，填写《人事档案销毁申请表》，注明销毁档案的类别、数量、销毁原因等信息。2.经公司分管领导审批同意后，方可进行销毁。（三）销毁方式1.采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式进行档案销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。（四）销毁监督