信息档案保密制度

信息档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织信息档案的管理，确保信息档案的安全与保密，防止信息泄露、篡改或丢失，维护公司/组织的合法权益和正常运营秩序，特制定本保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门、员工以及涉及公司/组织信息档案的外部合作伙伴、供应商、客户等相关人员。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保信息档案保密工作在法律框架内进行。2.预防为主原则：采取积极有效的预防措施，从信息档案的产生、存储、传输、使用到销毁等各个环节，防止信息泄露风险。3.最小化原则：严格限定知悉信息档案内容的人员范围，确保信息仅在必要的范围内使用和流转。4.全程保密原则：对信息档案的整个生命周期进行保密管理，确保信息始终处于安全保密状态。二、保密范围（一）商业秘密1.公司/组织的产品研发、技术方案、工艺流程、配方、算法等技术信息。2.客户资料，包括客户名单、联系方式、交易记录、需求偏好等。3.营销计划、市场策略、销售数据、定价政策等经营信息。4.财务数据，如财务报表、预算方案、成本核算、资金流向等。5.公司/组织内部管理流程、规章制度、会议纪要、决策文件等管理信息。（二）敏感信息1.涉及国家安全、公共安全、社会稳定等方面的信息。2.个人隐私信息，如员工个人身份信息、健康状况、薪资待遇等（在符合法律法规规定的前提下）。3.尚未公开披露的重大事项、战略规划、投资计划等信息。（三）其他需要保密的信息公司/组织明确标识为保密的其他各类信息档案。三、信息档案管理职责（一）保密管理部门职责1.负责制定、修订和完善公司/组织信息档案保密制度，并监督制度的执行情况。2.定期组织开展保密培训和教育活动，提高全体员工的保密意识和技能。3.对涉及信息档案保密的事项进行审查和审批，确保信息流转符合保密规定。4.负责处理信息档案保密工作中的违规事件，提出处理意见并监督执行。5.协调与外部相关部门和机构的保密工作沟通与协作。（二）各部门负责人职责1.负责本部门信息档案保密工作的组织实施，确保本部门员工严格遵守保密制度。2.对本部门产生、使用和保管的信息档案进行定期检查和清理，发现问题及时整改。3.对涉及跨部门的信息档案保密事项，负责与相关部门进行协调沟通，确保信息流转顺畅且安全保密。4.对本部门员工进行保密教育和培训，增强员工保密意识，督促员工履行保密义务。（三）员工职责1.严格遵守公司/组织信息档案保密制度及相关规定，自觉维护信息档案的安全与保密。2.妥善保管本人使用的信息档案载体，如文件、资料、存储设备等，防止丢失、损坏或被盗。3.在信息档案的使用、传递、存储等过程中，严格按照规定的程序和要求进行操作，确保信息安全。4.未经授权，不得私自复制、传播、泄露公司/组织的信息档案。5.发现信息档案存在安全隐患或疑似泄露情况时，应及时报告上级领导和保密管理部门。四、信息档案的产生与收集（一）信息产生规范1.员工在工作过程中产生的各类信息档案，应按照公司/组织规定的格式、内容要求进行记录和整理，并确保信息的准确性和完整性。2.涉及商业秘密、敏感信息等重要信息的产生，应严格按照保密要求进行标识和管理，明确知悉范围和保密期限。（二）信息收集流程1.各部门根据工作需要收集外部信息时，应确保收集渠道合法合规，并对提供信息方的资质和信誉进行评估。2.在收集信息过程中，应明确告知对方公司/组织的保密要求，签订保密协议或在相关合同中约定保密条款，确保所收集信息的保密性。3.对收集到的信息进行分类、整理和登记，及时纳入公司/组织信息档案管理体系。五、信息档案的存储与保管（一）存储方式1.按照信息档案的性质、重要程度和保密级别，选择合适的存储方式，包括纸质存储、电子存储等。2.对于重要的电子信息档案，应采用加密存储、异地备份等措施，确保数据的安全性和可恢复性。3.存储设备应定期进行维护和检查，确保设备正常运行，防止因设备故障导致信息丢失。（二）保管场所1.设立专门的信息档案保管场所，确保场所安全，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.对保管场所进行定期巡查，及时发现并排除安全隐患。3.限制无关人员进入信息档案保管场所，确需进入的，应经过严格审批并登记。（三）档案分类与标识1.对信息档案进行科学分类，如按照业务类型、时间顺序、保密级别等进行划分，便于管理和查找。2.对每一份信息档案进行明确标识，注明保密级别、产生时间、保管期限等关键信息。（四）保管期限与销毁1.根据信息档案的性质和重要程度，确定合理的保管期限，并严格按照规定执行。2.超过保管期限的信息档案，应按照规定的程序进行销毁处理，确保信息彻底清除，防止信息泄露。3.销毁信息档案时，应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，以备查考。六、信息档案的使用与传递（一）使用权限1.明确不同人员对信息档案的使用权限，根据工作需要和保密级别，严格限定知悉范围。2.员工如需使用涉及保密的信息档案，应向所在部门负责人提出申请，经审批同意后方可使用。3.严禁未经授权擅自使用公司/组织的信息档案。（二）使用规范1.在使用信息档案过程中，应严格按照规定的用途和范围进行操作，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。2.对使用过程中产生的信息档案副本或衍生信息，应按照原信息档案的保密要求进行管理。3.使用完毕后，应及时归还或妥善保管信息档案，不得私自留存。（三）传递流程1.公司/组织内部信息档案的传递，应通过正规的文件流转渠道进行，明确传递责任人和传递时间，确保信息准确、及时传递。2.涉及外部传递信息档案时，应采用加密传输、专人递送等安全可靠的方式，并要求接收方签收确认。3.在信息档案传递过程中，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。七、信息档案的安全与保密措施（一）技术防护措施1.采用先进的信息技术手段，如防火墙、入侵检测系统、加密软件等，对公司/组织的信息网络和信息档案进行安全防护。2.定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。3.加强对移动存储设备、便携式计算机等移动终端的管理，安装必要的安全防护软件，防止信息泄露。（二）人员管理措施1.加强对员工的背景审查和诚信教育，确保员工具备良好的职业道德和保密意识。2.与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和违约责任，强化员工的保密责任。3.对涉及信息档案保密的关键岗位人员，实行定期轮岗制度，降低信息泄露风险。（三）应急处置措施1.制定信息档案安全保密应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，提高应对信息安全突发事件的能力。3.一旦发生信息档案泄露等安全事件，应立即启动应急预案，采取有效措施进行处置，并及时向上级主管部门和相关部门报告。八、监督与检查（一）内部监督1.保密管理部门定期对公司/组织各部门的信息档案保密工作进行检查，包括制度执行情况、信息档案管理状况等。2.各部门应定期开展自查自纠工作，及时发现并整改存在的问题。3.设立举报渠道，鼓励员工对违反信息档案保密制度的行为进行举报，对举报属实者给予奖励。（二）外部审计1.定期聘请专业的审计机构对公司/组织的信息档案保密工作进行审计，评估保密制度的有效性和执行情况。2.根据审计意见和建议，及时调整和完善信息档案保密制度和管理措施。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权访问、使用、复制、传播公司/组织信息档案。2.故意泄露公司/组织信息档案给无关人员。3.违反信息档案存储、保管、传递等规定，导致信息安全事故。4.擅自修改、删除公司/组织信息档案。5.其他违反信息档案保密制度的行为。（二）处理方式1.对于违反信息档案保密制度的行为，一经查实，视情节轻重给予警告、罚款