制度管理档案

制度管理档案一、总则（一）目的为了加强公司/组织的档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司/组织发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、利用和销毁等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和保存公司/组织在各个方面形成的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对于涉及公司/组织机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织的档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施，如档案库房、档案架、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。4.负责档案的借阅、查阅、利用等工作，根据规定为公司/组织内部人员和外部相关单位提供档案服务，并做好登记和记录。5.定期对档案进行鉴定和统计，对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。6.组织开展档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。7.对各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，提高公司/组织整体的档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织的档案分为以下几大类：1.行政管理档案：包括公司/组织的章程、制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、行政公文、证照等。2.业务管理档案：根据公司/组织的业务范围，分为市场营销档案、财务管理档案、生产管理档案、质量管理档案、技术研发档案等。3.项目档案：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.客户档案：记录公司/组织与客户之间的业务往来，包括客户基本信息、合作协议、业务洽谈记录、客户反馈等。5.其他档案：不属于以上分类的其他档案，如声像档案、实物档案等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每类档案进行编号。编号采用数字与字母相结合的方式，具体规则如下：1.大类编号：用大写字母表示档案的大类，如“A”表示行政管理档案，“B”表示业务管理档案，“C”表示项目档案，“D”表示客户档案，“E”表示其他档案。2.分类编号：在大类编号后，根据该类档案的具体分类，用两位数字表示，如“A01”表示行政管理档案中的章程制度，“B01”表示业务管理档案中的市场营销档案。3.顺序编号：在分类编号后，按照档案形成的时间顺序，依次用三位数字进行编号，如“A01001”表示公司/组织最早形成的章程制度档案。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，按照档案管理制度的要求，及时将工作中形成的各类档案移交至档案管理部门。2.档案管理部门定期对各部门的档案收集情况进行检查和督促，确保档案的及时收集和完整归档。3.对于外部单位发来的文件、信函、资料等，由相关部门签收后，及时移交档案管理部门进行登记和整理。（二）档案整理1.分类整理：档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.文件装订：对纸张大小不一致、破损或折叠的文件进行修整和装订，确保文件的整齐和牢固。3.编号编目：按照档案编号规则，对每一份档案进行编号，并编制档案目录索引，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查询和利用。4.电子文档整理：对于电子档案，按照电子文件管理的要求，进行分类存储，并建立相应的电子目录索引，确保电子档案的可读性和可检索性。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，确保档案的安全保管。2.库房内配备必要的档案保管设施，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案架应按照档案分类和编号顺序排列，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量和完整性。2.对纸质档案，应注意防潮、防虫、防火、防盗等，避免档案受损。3.对电子档案，应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。5.对于珍贵或易损的档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。六、档案的利用（一）借阅制度1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员根据申请表进行审核，对符合借阅条件的，予以借阅，并在《档案借阅登记薄》上进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅档案一般不得带出档案库房，如需带出，应经档案管理部门负责人批准，并在规定时间内归还。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。（二）查阅制度1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，可直接到档案管理部门进行查阅。档案管理人员应根据查阅人的需求，提供相应的档案，并在《档案查阅登记薄》上进行登记。2.在查阅档案时，查阅人应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得在档案上涂改、标记或抽取档案材料。3.如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案材料应加盖档案管理部门的印章，注明复印日期和用途。（三）外部单位利用档案1.外部单位因工作需要查阅或借阅公司/组织档案，应提前向公司/组织提出申请，说明查阅或借阅的目的、内容、范围等信息。2.公司/组织相关部门对外部单位的申请进行审核，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门按照规定办理查阅或借阅手续。3.外部单位查阅或借阅档案时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅或借阅的过程进行监督。查阅或借阅结束后，应及时收回档案，并检查档案是否完整无损。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。鉴定工作由档案管理部门负责人牵头，组织相关部门的专业人员共同进行。2.鉴定档案时，应根据档案的形成时间、内容、来源、重要性等因素，综合判断档案的保存价值。对于具有重要历史意义、法律凭证作用或对公司/组织发展有参考价值的档案应予以长期保存；对于保存期限已满、失去保存价值的档案，可考虑销毁。3.档案鉴定后，应形成《档案鉴定意见书》，明确档案的保存期限和销毁意见，并由鉴定人员签字确认。（二）档案销毁1.对于经鉴定需要销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核，报公司/组织领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中，应安排专人监督，确保档案彻底销毁，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字