廉洁档案室制度

廉洁档案室制度一、总则（一）目的为加强公司廉洁档案管理，规范廉洁档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保廉洁档案真实、完整、有效，为公司党风廉政建设和反腐败工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员等。（三）基本原则1.真实性原则：廉洁档案应如实记录员工廉洁从业情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集员工廉洁相关信息，保证档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保密廉洁档案内容，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行廉洁档案管理工作。二、廉洁档案的建立（一）建档主体公司人力资源部门负责组织建立员工廉洁档案，各部门配合提供相关信息。（二）档案内容1.个人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、所在部门、职务、入职时间等。2.廉洁承诺：员工入职时签订的廉洁从业承诺书。3.廉洁自律情况：遵守廉洁纪律情况，如是否存在违规收受礼品礼金、违规公款吃喝、违规兼职取酬等行为。廉洁风险防控情况，个人对所在岗位廉洁风险的认识及采取的防控措施。4.廉洁教育培训记录：参加公司组织的廉洁教育培训课程、讲座、会议等的情况。5.廉洁从业奖惩情况：受到的廉洁相关表彰、奖励以及违规违纪受到的处分等。6.其他廉洁相关材料：如廉洁谈话记录、廉政风险排查报告等。（三）建档流程1.信息收集人力资源部门向新员工发放廉洁档案信息采集表，员工如实填写个人基本信息、廉洁承诺等内容。各部门负责收集本部门员工廉洁自律情况、廉洁教育培训记录等相关信息，并及时反馈给人力资源部门。纪检监察部门负责提供员工廉洁从业奖惩情况等信息。2.信息审核人力资源部门对收集到的信息进行审核，确保信息真实、准确、完整。对于存在疑问的信息，及时与相关部门或员工核实。3.档案录入审核通过后，人力资源部门将员工廉洁档案信息录入电子档案系统，并打印纸质档案，装订成册。纸质档案和电子档案应同时建立，确保内容一致。三、廉洁档案的保管（一）保管部门公司设立专门的廉洁档案室，由人力资源部门负责保管廉洁档案。（二）保管要求1.档案存放廉洁档案应分类存放，按照员工姓名、部门等顺序排列，便于查找。纸质档案应存放在专用档案柜中，保持档案柜清洁、干燥，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.安全防护廉洁档案室应配备必要的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。定期对安全防护设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.电子档案管理电子廉洁档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。设定严格的电子档案访问权限，只有经过授权的人员才能访问和修改电子档案。（三）保管期限廉洁档案的保管期限为员工离职后[X]年。保管期限届满后，按照规定进行销毁。四、廉洁档案的使用（一）使用范围1.公司内部人力资源部门在员工晋升、调岗、绩效考核等工作中，可查阅廉洁档案，作为参考依据。纪检监察部门在开展廉洁风险排查、案件调查等工作时，有权查阅廉洁档案。其他部门因工作需要，经公司领导批准后，可查阅相关员工的廉洁档案。2.外部单位司法机关、纪检监察机关等依法依规要求查阅公司员工廉洁档案时，公司应予以配合。（二）查阅流程1.内部查阅查阅人填写廉洁档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门。人力资源部门审核通过后，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。2.外部查阅司法机关、纪检监察机关等要求查阅廉洁档案时，应出具相关法律文书或正式函件。公司收到法律文书或函件后，由纪检监察部门审核，报公司领导批准。人力资源部门按照批准意见，安排专人配合查阅，并做好记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（三）使用限制1.查阅廉洁档案时，查阅人应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。2.未经公司领导批准，不得将廉洁档案提供给无关人员查阅。五、廉洁档案的更新（一）更新情形1.员工廉洁从业情况发生变化时，如出现新的廉洁违规行为、受到廉洁相关表彰奖励等，所在部门应及时将相关信息反馈给人力资源部门。2.廉洁档案中的其他信息发生变更时，如员工个人基本信息、所在部门等，员工应及时向人力资源部门申请变更。（二）更新流程1.信息提交相关部门或员工填写廉洁档案信息变更申请表，详细说明变更事项及原因。申请表经所在部门负责人签字后，提交至人力资源部门。2.审核与更新人力资源部门对变更申请进行审核，核实信息真实性。审核通过后，及时对廉洁档案进行更新，确保档案信息准确无误。六、廉洁档案的销毁（一）销毁条件廉洁档案保管期限届满或因其他原因需要销毁时，由人力资源部门提出销毁申请。（二）销毁流程1.申请审批人力资源部门填写廉洁档案销毁申请表，注明拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。申请表经公司领导批准后，方可进行销毁。2.销毁实施人力资源部门安排专人负责廉洁档案的销毁工作，确保销毁过程符合保密和安全要求。销毁方式可采用粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.销毁记录对廉洁档案的销毁过程进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁记录应保存[X]年，以备查阅。七、监督与检查（一）监督部门公司纪检监察部门负责对廉洁档案制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.廉洁档案的建立、保管、使用和销毁等环节是否符合本制度规定。2.各部门提供廉洁档案信息的及时性、准确性和完整性。3.廉洁档案查阅、使用过程中的保密情况及合规性。（三）检查方式1.定期检查：纪检监察部门每年定期对廉洁档案管理工作进行检查，形成检查报告。2.不定期抽查：根据工作需要，对廉洁档案管理的特定环节或部门进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，纪检监察部门应及时向责任部门或人员发出整改通知，要求限期整改。2.责任部门或人员应认真落实整改要求，并将整改情况及时反馈给纪检监察部门