一村档案制度

一村档案制度一、总则（一）目的为了加强本村档案管理，有效地保护和利用档案，提高本村工作效率和管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类档案的管理，包括但不限于村委会工作文件、会议记录、财务账目、村民信息、土地规划、项目建设等方面形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（三）基本原则1.集中统一管理原则本村档案由村委会指定专人负责集中管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映本村各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质等进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以村党支部书记为组长，村委会主任为副组长，各相关部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调本村档案管理工作，制定档案管理工作规划和年度计划，审议档案管理工作中的重大事项。（二）档案管理人员职责1.档案收集负责本村各类档案的收集、整理、归档工作，确保档案资料的及时、完整。2.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、规范化。3.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的安全防护工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。4.档案利用负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续，做好登记工作，及时催还到期档案。5.档案统计定期对档案的收进、移出、整理、利用等情况进行统计，向上级主管部门报送档案统计报表。6.档案鉴定与销毁按照规定对已失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，报档案管理领导小组批准后实施销毁，并做好销毁记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件包括上级党委、政府及各部门下发的与本村工作相关的文件、通知、指示等。2.本村文件村委会制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、报告、请示、批复等文件材料。3.会议记录村党支部会议、村委会会议、村民代表会议等各类会议的记录、纪要。4.财务档案本村的财务预决算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.村民信息档案村民的基本情况登记表、户籍信息、土地承包信息、社会保障信息等。6.土地规划档案本村土地利用总体规划、村庄规划、宅基地审批文件等。7.项目建设档案本村各类基础设施建设、产业发展项目的立项文件、招投标文件、施工图纸、竣工验收报告等。8.其他档案本村在文化、教育、卫生、民政等方面形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将办理完毕的文件材料移交档案管理人员，不得积压、私自留存。2.归档的文件材料应齐全完整、字迹清楚、签署完备，符合档案整理要求。3.对重要的文件材料应收集原件，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。（三）整理方法1.分类按照档案的性质和内容，分为党群工作类、行政管理类、经济发展类、社会事务类、文化教育类、卫生计生类、社会保障类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号采用阿拉伯数字，按照层次结构编排，如“1党群工作1.1党支部文件”。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号名称、日期、保管期限等内容，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐牢固。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火设备，安装火灾自动报警系统和灭火设备，如灭火器、消火栓等。（二）温湿度控制档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，定期监测温湿度并做好记录。（三）安全防护1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备，确保档案安全。2.对档案进行定期检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀等情况，应采取相应的防治措施。3.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的利用（一）查阅手续1.本村内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经村委会主任签字批准后，方可查阅。查阅重要档案需经档案管理领导小组组长批准。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。（二）借阅手续1.本村内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。2.外单位人员借阅档案，参照查阅手续办理，借阅期限一般不得超过[X]天。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定收取复印费用。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理人员，并承担相应责任。（三）利用登记档案管理人员应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、单位、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限等。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点，从本村工作的实际需要出发，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理领导小组成员、档案管理人员及相关业务人员组成。负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定标准1.重要性反映本村重大决策、重要事件、重点项目等具有重要历史价值和现实意义的档案应长期保存。2.时效性在一定时期内具有查考利用价值的档案，可根据实际情况确定保管期限，到期后进行鉴定销毁。3.完整性对反映本村某项工作或事件的系列档案，应保持其完整性，不得随意销毁其中部分档案。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经档案管理领导小组组长批准后，