企业档案统计制度

企业档案统计制度一、总则（一）目的为加强企业档案管理，科学、准确地反映企业档案工作状况，为企业决策、生产经营、管理等提供可靠的档案信息支持，特制定本企业档案统计制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各部门及所属单位的档案统计工作。（三）统计原则1.真实性原则：档案统计数据必须真实、准确，如实反映档案工作实际情况。2.科学性原则：采用科学的统计方法和指标体系，确保统计结果的科学性和可靠性。3.及时性原则：按照规定的时间和要求及时报送统计数据，保证统计信息的时效性。4.连续性原则：统计工作应保持连续性，以便对档案工作发展趋势进行分析和研究。二、统计机构与人员（一）统计机构企业设立档案统计工作领导小组，由企业分管档案工作的领导担任组长，档案部门负责人担任副组长，各部门相关负责人为成员。领导小组负责领导和协调企业档案统计工作，审议重大统计事项，决策统计工作中的重要问题。档案部门作为企业档案统计工作的具体执行机构，负责制定统计工作计划、组织实施统计调查、汇总分析统计数据、编制统计报表等工作。（二）统计人员档案部门配备专职或兼职统计人员，负责具体的档案统计工作。统计人员应具备档案管理专业知识和统计业务能力，熟悉档案工作流程和相关法律法规，能够准确、及时地完成统计任务。统计人员应保持相对稳定，如有变动应及时做好交接工作，并报档案部门备案。三、统计内容与指标（一）档案数量统计1.各类档案的年度形成数量，包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、电子档案等。2.历年累计档案数量，反映企业档案资源的总量。（二）档案整理情况统计1.档案整理的年度完成数量，包括归档文件整理、案卷整理等。2.档案整理的质量情况，如整理准确率、完整率等。（三）档案保管情况统计1.档案库房的面积、存储容量、温湿度状况等。2.档案装具的数量、规格及使用情况。3.档案的安全保管情况，如是否发生档案损坏、丢失、泄密等事件。（四）档案利用情况统计1.档案查阅利用的年度人次、卷次。2.档案利用的目的和效果，如为企业决策提供依据、解决生产经营问题、满足职工需求等。3.档案信息开发利用情况，如编写档案参考资料、举办档案展览等。（五）档案人员情况统计1.档案部门工作人员的数量、学历、职称、年龄结构等。2.档案人员的培训情况，包括培训次数、培训内容、培训效果等。四、统计方法与流程（一）统计方法1.定期统计：档案部门按照月度、季度、年度定期开展统计工作，收集、整理各类档案统计数据。2.专项统计：根据企业档案工作的需要，针对特定的档案事项或问题开展专项统计调查。3.抽样统计：对于数量较大的档案类别，可采用抽样统计的方法，选取部分样本进行统计分析，以推断总体情况。（二）统计流程1.数据收集：档案人员负责收集本部门及各下属单位的档案统计原始数据，包括档案形成、整理、保管、利用等方面的记录。收集的数据应真实、准确、完整，来源渠道包括档案管理系统、档案目录、借阅登记册、库房检查记录等。2.数据整理：对收集到的原始数据进行分类、汇总、审核，剔除重复、错误的数据，确保数据的一致性和准确性。整理过程中可采用电子表格、数据库等工具进行数据录入和处理，提高工作效率。3.数据分析：运用统计方法和相关指标对整理后的数据进行分析，揭示档案工作的规律和趋势，发现存在的问题和不足。分析内容包括档案数量变化分析、档案利用效果分析（如不同部门、不同时间段的利用差异）、档案保管状况分析等。4.统计报表编制：根据数据分析结果，编制各类档案统计报表，如档案数量统计表、档案利用情况统计表、档案人员情况统计表等。统计报表应格式规范、内容完整、数据准确，按照规定的报送渠道和时间要求及时上报。5.审核与报送：档案部门负责人对统计报表进行审核，确保报表数据的真实性、准确性和完整性。审核无误后，将统计报表报送企业档案统计工作领导小组及上级主管部门。五、统计报表与报送（一）统计报表种类1.档案基本情况统计表：反映企业各类档案的年度形成数量、累计数量等基本情况。2.档案整理情况统计表：统计档案整理的年度完成数量、质量情况等。3.档案保管情况统计表：记录档案库房、装具等保管设施的相关信息及档案安全保管情况。4.档案利用情况统计表：统计档案查阅利用的人次、卷次、利用目的和效果等。5.档案人员情况统计表：反映档案部门工作人员的数量、结构、培训等情况。（二）报表格式与内容各类统计报表应设计规范的格式，明确报表名称、编号、填报单位名称、填报日期、统计项目、指标解释、数据来源等内容。报表内容应简洁明了、易于理解，便于填报和审核。（三）报送时间与渠道1.月度统计报表应于次月[X]日前报送档案部门负责人审核，审核通过后报送企业档案统计工作领导小组。2.季度统计报表应于季度终了后[X]日内报送档案部门负责人审核，审核通过后报送企业档案统计工作领导小组及上级主管部门。3.年度统计报表应于次年[X]月[X]日前完成编制、审核工作，并报送企业档案统计工作领导小组及上级主管部门。统计报表可通过纸质文件和电子文档两种形式报送，纸质文件需加盖填报单位公章，电子文档应确保数据准确、格式规范，发送至指定的电子邮箱或共享平台。六、统计资料管理与归档（一）统计资料管理1.档案部门应建立健全统计资料管理制度，对统计数据、统计报表、统计分析报告等资料进行妥善保管。2.统计资料应分类存放，便于查找和使用。对于电子统计资料，应定期进行备份，防止数据丢失。企业应明确统计资料的查阅权限，未经批准，不得擅自查阅、复制统计资料。因工作需要查阅统计资料的，应办理相关手续，并在规定的范围内使用。（二）统计资料归档统计资料应按照档案管理的要求进行归档，纳入企业档案全宗统一管理。归档的统计资料应包括统计报表、统计分析报告、统计调查方案、原始数据记录等相关材料。统计资料的归档期限为次年[X]月底前，归档时应进行整理、编目，编制检索工具，便于日后查询和利用。七、统计工作监督与检查（一）监督检查职责企业档案统计工作领导小组负责对档案统计工作进行监督检查，确保统计制度的有效执行和统计数据的质量。档案部门应定期对本部门及所属单位的档案统计工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。（二）监督检查内容1.统计制度的执行情况，包括统计机构和人员的配备、统计工作流程的落实、统计报表的报送等。2.统计数据的真实性、准确性和完整性，检查统计数据是否与实际情况相符，有无虚报、瞒报、漏报等现象。3.统计资料的管理与归档情况，查看统计资料是否妥善保管、按时归档，检索工具是否齐全有效。（三）检查方式与频率1.定期检查：每年至少开展一次全面的档案统计工作检查，对统计制度执行情况、统计数据质量、统计资料管理等进行综合检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或特定时间段的档案统计工作进行不定期抽查，及时发现和解决问题。检查方式可采用听取汇报、查阅资料、实地查看、数据核对等多种形式，确保检查结果客观、准确。（四）问题整改对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。