学校档案管理制度

学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和教育教学质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案由学校综合档案室集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.分类科学原则。根据档案的形成领域、内容性质和保管期限等因素，进行科学分类，便于管理和利用。3.方便利用原则。建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高档案利用效率，为学校各项工作提供优质服务。4.安全保密原则。加强档案安全保密措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案信息安全。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理学校各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、征集、鉴定、销毁等工作，确保档案的质量和价值。4.建立档案检索系统，编制档案检索工具，为档案利用提供便利条件。5.负责档案的借阅、查阅、复制等利用服务工作，做好利用登记和统计工作。6.定期对档案进行安全检查，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案安全。7.参与学校重大活动和重要工作的文件材料收集、整理和归档工作。8.开展档案业务培训和指导工作，提高学校档案管理人员的业务水平和全体教职员工的档案意识。（二）各部门、年级组、学科组档案管理职责1.负责本部门、年级组、学科组形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向学校综合档案室移交。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案工作的顺利开展。3.配合学校综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作。4.积极利用档案为部门工作服务，提高工作效率和质量。三、档案的分类与编号（一）分类学校档案分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、科学研究类、基本建设类、仪器设备类、会计档案类、声像档案类、实物档案类等十大类。具体分类如下：1.党群工作类：主要包括学校党组织建设、党员管理、思想政治工作、宣传工作、统战工作、群团工作等方面形成的文件材料。2.行政管理类：主要包括学校行政事务管理、人事管理、财务管理、后勤管理、安全保卫等方面形成的文件材料。3.教学管理类：主要包括学校教学计划、教学大纲、教学方案、教学改革、教学研究、教学评估、教学成果等方面形成的文件材料。4.学生管理类：主要包括学生招生、学籍管理、学生奖惩、学生资助、学生就业等方面形成的文件材料。5.科学研究类：主要包括学校科研项目申报、研究过程、研究成果等方面形成的文件材料。6.基本建设类：主要包括学校基本建设规划、设计图纸、工程预算、工程决算、竣工验收等方面形成的文件材料。7.仪器设备类：主要包括学校仪器设备购置、验收、使用、维护、报废等方面形成的文件材料。8.会计档案类：主要包括学校会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计等方面形成的文件材料。9.声像档案类：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。10.实物档案类：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中获得的奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物。（二）编号学校档案采用年度类别保管期限流水号的编号方法。具体编号规则如下：1.年度：采用公元纪年，用四位数字表示，如“2023”。2.类别：用大写字母表示，如“A”表示党群工作类，“B”表示行政管理类，以此类推。3.保管期限：用阿拉伯数字表示，如“10”表示永久保管，“30”表示保管30年，“10”表示保管10年。4.流水号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。例如，2023年党群工作类永久保管的第5份档案编号为：2023A100005。四、档案的收集与归档（一）收集范围1.学校各部门、各年级组、各学科组在工作中形成的具有保存价值的文件材料。2.学校教职员工在教学、科研、管理等活动中形成的个人业务档案材料。3.学校学生在学习、生活等方面形成的个人档案材料。4.学校在基本建设、仪器设备购置等活动中形成的文件材料。5.学校在对外交流、合作等活动中形成的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各年级组、各学科组应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集人员应按照档案收集范围，认真收集各类文件材料，不得遗漏。3.对收集到的文件材料，应进行初步整理，确保文件材料的齐全、完整、准确。4.学校教职员工应主动将个人业务档案材料及时交所在部门档案管理人员。5.学校学生应按照学校要求，及时将个人档案材料交学校学生管理部门。（三）归档时间1.各部门、各年级组应在次年上半年将上一年度形成的档案整理归档后移交学校综合档案室。2.学校教职员工个人业务档案材料应在工作结束后及时归档。3.学校学生个人档案材料应在毕业或离校前归档。（四）归档要求1.归档的文件材料应符合档案整理规范，做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。2.归档的文件材料应使用A4纸打印或复印，字迹清晰，签字盖章齐全。3.归档的文件材料应编制目录，目录应包括文件材料的题名、日期、文号、责任者等内容。4.归档的文件材料应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、档案的整理与编目（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的分类、编目、装订、上架等管理工作。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对归档的文件材料进行分类。2.排列：在分类的基础上，按照文件材料的时间顺序、重要程度等因素进行排列。3.文件编号：对每份文件材料进行编号，编号应与档案编号一致。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、文号、责任者、保管期限等内容。5.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和利用。（三）编目要求1.档案目录应编制一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册。2.档案目录应使用计算机打印，字迹清晰，排版规范。3.档案目录应按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。六、档案的保管与保护（一）保管场所学校综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。（二）保管设备1.档案库房应配备档案密集架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备、温湿度控制设备等保管设备。2.档案密集架、档案柜应符合档案保管要求，具有良好的密封性和稳定性。3.防火设备应定期检查和维护，确保其性能良好。4.防潮设备应根据档案库房的湿度情况及时开启，保持档案库房湿度适宜。5.防虫设备应定期投放防虫药物，防止档案被虫蛀。6.防盗设备应安装牢固，具有良好的防盗性能。7.温湿度控制设备应定期检查和维护，确保档案库房温度、湿度符合要求。（三）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等因素进行存放，排列整齐，便于查找和利用。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。3.在档案库房内严禁吸烟、使用明火和存放易燃、易爆物品。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。6.档案的保管期限应按照国家有关规定执行，到期档案应及时进行鉴定和销毁。七、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家有关法律法规，不得损害国家利益和学校利益。2.方便利用原则。简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供优质服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，应严格遵守档案安全保密制度，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.学校教职员工因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.学校学生因学习、就业等需要查阅个人档案。3.校外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校主管领导批准。（三）利用手续1.校内人员查阅档案，须填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室查阅。2.校外单位查阅档案，须持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经学校主管领导批准后，到学校综合档案室查阅。3.查阅档案时，利用者应遵守档案利用规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。4.如需复制档案材料，须经学校综合档案室同意，并按照规定办理复制手续。（四）利用登记学校综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、复制情况等。（五）利用统计学校综合档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则。对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的价值。2.实事求是原则。根据档案的实际情况，客观公正地鉴定档案的价值，不得主观臆断。3.保持历史联系原则。在鉴定档案价值时，应保持档案之间的历史联系，确保档案的系统性和完整性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由学校主管领导、综合档案室负责人、各部门档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对学校档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，确定档案的价值。2.分析比较法。将档案与同类档案进行比较，分析其价值大小。3.效益评估法。评估档案对学校工作和社会发展的效益，确定档案